5 IDEJ ZA IZBOLJŠANJE KOMUNIKACIJE V PODJETJU

ŠPELA BLATNIK OŠLAK, Svetovalka za področje HRM, Kopa, d. d.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Dejstvo je, da dobri in učinkoviti odnosi med osebami brez uspešne komunikacije niso mogoči. Dobri partnerski in družinski odnosi temeljijo na medsebojnih pogovorih in usklajevanju zahtev, kar lahko prenesemo tudi v poslovno okolje. Na kadrovskem področju in drugih področjih podjetja je dobra komunikacija vedno bila prioritetni cilj uspešnih podjetij. Brez uspešne interne komunikacije med zaposlenimi in eksterne komunikacije s poslovnim okoljem obstoj podjetja ni mogoč.

Tako kot je gorivo za avto osnova, da se lahko z njim peljemo, tako je tudi komunikacija v podjetju osnova za uspešnost. Če je komunikacija že na ravni vodij dosledna, jasna in naravnana k ciljem, so tudi odnosi med zaposlenimi in njihovo skupinsko delo, odraz odnosa nadrejenih.

V vsakem podjetju najdemo različne karakterje, osebnostne lastnosti, navade, vrednote in norme, in prav tu se skriva izziv za podjetja - kako najti pravo strategijo, ki bo povezala vse različne parametre v celoto in bo uspešna tudi na trgu? Uspešen vodja bo vedno upošteval različnost in drugačnost med zaposlenimi ter našel skupno pot, ki bo omogočala medsebojno sodelovanje in posledično konkurenčnost na trgu.

Ker smo vedno bolj obremenjeni z delom, težje najdemo čas za neposredne pogovore z ljudmi. Posredni komunikacijski načini so nam postali preprostejši in lažje dostopni. Komunikacija po elektronskih, mobilnih in kratkih sporočilih je postala najbolj razširjena oblika komunikacije, tako znotraj podjetja kot tudi zunanjega dogovarjanja s strankami. Ta način komunikacije nam omogoča, da lahko odgovorimo kasneje, če smo v tistem trenutku zasedeni ali preobremenjeni. Omogoča nam, da o odgovoru premislimo, si beležimo zgodovino pogovorov, prilagodimo slog komunikacije … Največjo prednost posredne komunikacije je njena raznolikost. V podjetjih je danes veliko različnih generacij. Od starejših, ki niso imeli dostopa do tehničnih naprav v preteklosti, do tistih, ki so se »rodili« v dobo telefonov, računalnikov, tablic ipd.

Medgeneracijske razlike podjetjem predstavljajo izziv. Delovna doba je vedno daljša in tako na delovnih mestih ostajajo ljudje, ki so bili rojeni v času ekonomske stabilnosti. Delo jim je prinašalo zadovoljstvo, homogenost, timsko delo in medsebojna pomoč je le nekaj značilnosti 'baby-boom' generacije. Kasneje se je zaposlovala generacija X, ki so že rastli skladno z rastjo informacijske tehnologije in je še danes delovno aktivna. Razvoj spleta in dostop do informacij so tej generaciji omogočili, da so bolj prilagodljivi od starejših, so bolj ustvarjalni in imajo radi fleksibilnost. Zadnja generacija je bila že rojena v »osebni profil« na socialnih omrežjih (generacija Y in Milenijci). Ti zaposleni so zasuti z ogromnimi količinami informacij, dnevno uporabljajo tehnologijo in si že najmanjših opravil ne predstavljajo brez uporabe računalnika ali pametnega telefona.

Tu se pojavi vprašanje o komunikacijski klimi podjetja. Kako zagotoviti dobro in uspešno komunikacijo med vsemi generacijami? Nove norme, vrednote, cilji in sam način življenja je izziv, kako omogočiti uspešno komunikacijo in posledično učinkovitost tudi v samih podjetjih.

Kako vzpostaviti in izboljšati komunikacijo v podjetju?

Ključni dejavnik je v vodenju podjetja, usklajevanju novih idej in ciljev z že obstoječimi starejšimi načini poslovanja. Komunikacija ne more biti uspešna in dobra, če takšna ne izhaja že iz samega vrha. Tako kot bodo direktorji, menedžerji in vodje komunicirali z zaposlenimi, takšen bo tudi nasprotni učinek ter odnos zaposlenih do vodstva.

1.       Opredelite cilje

Za izboljšanje interne komunikacije v podjetjih je treba jasno opredeliti cilj, kam stremi podjetje. Tako se bodo zaposleni:

-          zavedali svojega doprinosa k podjetju,

-          se osredotočili na cilj podjetja in

-          vzpostavili medsebojno kohezijo.

S točno določenim ciljem in filozofijo podjetja bomo vzpostavili dobro organizacijsko klimo, ki je rezultat dobre komunikacije. Nasmeh, lepa beseda, kakšna šala in na splošno sproščena komunikacija je tisto, kar izvira že iz samih direktorjev in vodij. Ob vzpostavitvi interne komunikacije se bodo zaposleni lažje sprostili, bolj pogumno dajali svoje ideje in zamisli ter tako verjeli vase. Prav strah pred direktorjem ali šefom je tista, ki ponekod povzroča težave s komunikacijo v izražanju zamisli in inovativnih idejah.

2.       Uvedba politike odprtih vrat

Politika odprtih vrat omogoča zaposlenim lažji dostop do vodstva. V nekaterih podjetjih imajo direktorji odprta vrata na določene dni v tednu ter ob določenih urah. Spet drugi se prakse poslužujejo dnevno in so vrata direktorjev vedno odprta. V tem času so vodje zaposlenim vedno na voljo, da stopijo do njih z izzivi, dilemami, predlogi, idejami oz. čimer koli. Tako se zaposleni na delovnem mestu počuti bolj udobno in tako dobi občutek koristnosti. S tem se izboljša interna komunikacija in hkrati motivacija zaposlenih.

Politika najbolje učinkuje v malih in srednje velikih podjetjih. V velikih podjetjih je politika odprtih vrat bolj primerna za vodje oddelkov.

3.       Team building oz. sindikalni izlet

Odličen način izboljšanja medsebojne komunikacije in sodelovanja med zaposlenimi so razni »team-building-i«, ki povečajo kohezijo med delavci. Aktivnost teambuildinga niti ni tako pomembna za takojšnje zadovoljstvo, ampak ima predvsem dolgoročne učinke – gradi zaupanje, spodbuja skupinsko delo, izboljšuje komunikacijo in povezuje člane ekipe.

4.       Uporaba modernih komunikacijskih kanalov in orodij

Komunikacija v podjetju ne poteka vedno samo »človek-človek«. Pošiljanje dokumentov, map, slik itn. s pomočjo el. sporočil, sistemov za projektni menedžment, internih klepetalnikov … je le nekaj primerov, kako poteka komunikacija v podjetju. V podjetjih  raste priljubljenost programske opreme za socialni intranet. Ustvarjanje objav in blogov, kjer lahko zaposleni dodajajo svoja mnenja, ideje in zamisli, z možnostjo všečkanja in komentiranja, v podjetju spodbuja zaposlene k ustvarjanju, povezovanju in deljenju novih vsebin. S Takšnim načinom komuniciranja se približamo mlajšim generacijam (generacija Y in milenijci) kot tudi bolj »sramežljivim« zaposlenim.

S pomočjo različnih obveščevalnih sistemov lahko vodje oddelkov hitro in preprosto komunicirajo z delavci. Dvosmerna komunikacija ni vedno zagotovljena. Z digitalizacijo in reorganizacijo oddelkov se lahko zaposlenim zagotovijo poenostavljen način komunikacije, dostop do dokumentov, informacij in do nadrejenih. Tukaj vidim veliko prednost v podjetjih, kjer uporabljajo osebne portale zaposlenih. Na njih je omogočeno spremljanje dokumentov, plačilnih list, različnih informacij o izobraževanjih in zdravniških pregledih ter varstva pri delu, prav tako pa je na nekaterih portalih že omogočena medsebojna komunikacija osebja po forumih ter komunikacija zaposleni – kadrovska služba.

Podjetjem je dobro poznana komunikacija po intranetu in internih klepetalnikih. Vsak dober odnos se začne z dobrim prvim vtisom. Enako velja za odnos med podjetjem in novo zaposlenim. S programom usposabljanja oz. »on-boarding« procesi lahko novo zaposleni dostopa do internega znanja s pomočjo dokumentacije, gradiv in videoposnetkov v intranetu podjetja. Na takšen način lahko novo zaposleni zlahka najde skupne točke za komunikacijo z že obstoječimi delavci in lažje naveže prve odnose s sodelavci.

5.       Dodatne ideje

Spoštovanje posameznikovega prostega časa, omogočanje gibanja na delovnem mestu ali ugodnosti pri športnih aktivnostih izven službe, malo daljše odmore, dodatni dnevi dopusta, prilagodljiv delovni čas ali vzpostavitev šesturnega delovnika dokazano pozitivno vplivajo na produktivnost zaposlenih, dobro organizacijsko klimo in komunikacijo v samem podjetju.

Poleg vseh naštetih dejavnikov, ki vplivajo na boljšo komunikacijo v podjetju, lahko omenim še prostorsko razporejenost prostorov in pisarn. Prava razporeditev lahko daje zaposlenim občutek domačnosti in urejenosti, s tem poveča njihovo zadovoljstvo na delovnem mestu in posledično boljšo komunikacijo ter odnose med zaposlenimi.

Dobra podjetniška klima je ključ za dobro komunikacijo

Dobra organizacijska klima, učinkoviti poslovni in osebni odnosi ter dobra komunikacija so odraz vodenja podjetja. Če pogledamo najbolj uspešna podjetja, kot je Google, Appla inc., slovenski Pipistel d. o. o. in Skaza, d. o. o., vsa uveljavljajo sodobne načine komunikacije in načine izboljšanja klime v podjetju. Zavedajo se, da so zaposleni primarni ključ in vir uspešnosti. Bolj kot vlagamo v ljudi, njihovo svobodo izražanja mnenj in idej, višja je njihova produktivnost, motiviranost, zadovoljstvo in s tem njihova učinkovitost.

Načinov, kako še izboljšati medsebojne pogovore in komunikacijo v podjetju je ogromno. Zavedati se moramo, da je zaposlenim treba prisluhniti, dati moramo »glas vsem« in upoštevati njihova stališča, ideje in inovacije. Menedžment mora na pravilen, zabaven, sproščen, a vseeno resen način navdušiti zaposlene, da verjamejo vase in jim dati vedeti, da imajo njihovo podporo. Razgovori, politika »odprtih vrat« in skupinski sestanki so odličen način za izboljšanje komunikacije.

Za konec pa še to; tako vodje kot celotno osebje v podjetju se mora naučiti poslušati in pokazati empatijo, saj smo vsi ljudje. Ljudje nabiti čustev in emocij. Biti morate osebni, biti morate človek in uspešna komunikacija bo vzpostavljena.