Alenka Fic Mikolič: Ključna je želja po rasti kompetenc in znanja
Čas branja 11 minHR ekipa podjetja Mikrocop je letošnja HR ekipa leta med malimi in srednje velikimi podjetji. Vodja ekipe Alenka Fic Mikolič pravi, da naziv potrjuje, da je trud, ki ga vlagajo v izboljšanje procesov, dvig kompetenc in zadovoljstvo zaposlenih, prepoznan tudi navzven.
V zadnjem obdobju so najbolj ponosni na projekte digitalizacije, ki jim omogočajo hitrejše in preprostejše delo. Z Alenko Fic Mikolič smo se pogovarjali o njihovih HR aktivnostih in procesih, ki so lahko zgled in primer dobre prakse tudi drugim HR strokovnjakom.
Kako vaša organizacija podpira izobraževanje in razvoj zaposlenih?
Najpomembnejše se mi zdi, da je v podjetju želja po rasti kompetenc in znanja zaposlenih. Le s popolno podporo vodstva in ustrezno strateško poslovno usmeritvijo je Mikrocop doživel transformacijo iz majhnega v srednje veliko podjetje. Že pred leti smo se odločili iti po tej poti in od takrat v izobraževanja vsako leto vlagamo ogromno sredstev in časa. V letu 2022 smo prejeli naziv Top investitor v izobraževanja 2022. Poleg tega smo v letih, ko smo širili IT ekipo, zaposlovali tudi izobražene in izkušene IT strokovnjake, ki so ravno tako lahko prenašali znanje in izkušnje na sodelavce. Izkušnje pa so pokazale, da je treba sodelavce včasih na tej poti motivirati, da vložijo dodaten trud in čas v dvig kompetenc. Spoznali smo, da to ni tako samoumevno.
Katere posebne programe, ki pomagajo zaposlenim pridobivati nove spretnosti, izvajate?
Mikrocop se je v zadnjih letih prestrukturiral iz storitvenega v IT podjetje, sami razvijamo digitalno platformo InDoc EDGE za uspešno sodelovanje in upravljanje z dokumenti v lastnem oblaku. IT področje smo v zadnjih letih kadrovsko precej razširili, število zaposlenih v področju IT storitev povečali za 35 %, nasprotno pa število zaposlenih na področju storitev zmanjšali za 33 %. Danes je število zaposlenih na področju IT storitev že večje od števila sodelavcev na področju storitev.
Zdaj vsako leto zaposlenim omogočamo tako eksterna kot tudi interna izobraževanja na različnih področjih. Spodbujamo tako strokovna kot splošna področja, recimo komunikacijske veščine, obvladovanje stresa, organizacijo delovnega časa. Podpiramo tudi udeležbo na konferencah, kjer se lahko sodelavci seznanijo z izkušnjami iz prakse.
Vedno prisluhnemo zaposlenim. Tudi pri pridobivanju talentov smo se že obrnili na zaposlene in jih povprašali, kje bi oni danes iskali službo in kaj bi jih pri objavljenem oglasu za prosto delovno mesto najbolj pritegnilo.
Vpeljane imamo letne pogovore, na katerih se sodelavec s svojim vodjo pogovori o kariernem razvoju ter potrebnih in želenih izobraževanjih in usposabljanjih. Za vsako posamezno leto nato pripravimo načrt izobraževanj: od prioritetnih do pomembnih in želenih, zaposlene pa potem tudi spodbujamo, da to izpeljejo.
Vzpostavili smo interna izobraževanja in mentorske programe, kjer izkušeni sodelavci, strokovnjaki na svojem področju, z veseljem delijo svoje znanje s sodelavci. Tukaj gre predvsem za interne predavatelje in tematiko, ki je namenjena in razumljiva le IT področju (SQL izobraževanja, smernice pisanja izvorne kode, delegacija Kerberos, okolje Splunk ipd.). Imamo tudi prakso zunanjih mentorstev, kjer zunanjega strokovnjaka vključimo v mentorski program za našega zaposlenega. Dober primer je denimo, kako pripraviti konsolidirano letno poročilo za skupino podjetij, ko znanja in izkušenj na tem področju še ni. Z izobraževanjem in zunanjo strokovno mentorico smo takrat naši sodelavki zagotovili ustrezne kompetence.
Nenazadnje so pomembna tudi naša interna izobraževanja o informacijski varnosti, varstvu osebnih podatkov, kar je ključno za našo dejavnost. Zelo dobro so sprejeta tudi splošna interna izobraževanja, med njimi “Vem, veš” delavnice, ki temeljijo v prvi vrsti na predaji znanja, predstavitvi projektov in aktivnosti, ki ne spadajo neposredno v delokrog posameznika. Sem uvrstimo teme, kot so uporaba naše interne platforme InDoc EDGE, uporaba Excela, LinkedIna ipd., pa tudi teme bolj splošne narave (tečaj oživljanja, javno nastopanje, lastna organizacija in učinkovitost, zgodovina Mikrocopa ipd.). Predavajo tako notranji kot zunanji strokovnjaki.
Katere kadrovske procese ste v podjetju že digitalizirali ter kakšno dodano vrednost prinašajo kadrovskemu oddelku in podjetju nasploh?
Že pred leti smo v celoti digitalizirali kadrovske mape. V času epidemije se je to izkazalo kot zlata vredno, saj je tudi kadrovska služba lahko delala od doma, ker ni bila vezana na dokumentacijo, shranjeno v omarah. Elektronske kadrovske mape nam olajšajo delo, ko gre za iskanje določenih dokumentov zaposlenega, da so dosegljivi na klik in ni treba fizično iskati med drugimi papirnatimi dokumenti. To nam ne olajša postopkov samo pri individualnem delu, ampak tudi npr. med kadrovskim kolegijem, kjer imamo lahko takoj vpogled v želene podatke.
Digitalizirali smo proces iskanja in izbora novih sodelavcev (proces Razpis delovnega mesta). Kadrovik in vodja enote najprej uskladita vsebino oglasa za objavo prostega delovnega mesta, nato se samodejno generirajo ustrezne mape za zbiranje prijav, v katere se po prijavi novega kandidata na naši spletni strani njegova vloga in podatki samodejno shranijo v InDoc EDGE. Pošlje se obvestilo kadroviku in vodji enote, onadva prijave spremljata, pregledujeta, kandidate povabita na razgovor, na koncu pa izvedeta izbor. Izbranemu kandidatu se pošlje samodejno obvestilo o izboru, ostalim pa obvestilo o neizboru. Po poteku zakonskega roka se prispele prijave samodejno brišejo. S tem zadostimo tudi zakonodaji, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Z avtomatiziranim postopkom prihranimo veliko časa, prijave kandidatov se ne izgubijo, vodja je ažurno obveščen o novo prispelih prijavah. Hranimo le osebne podatke, za katere imamo zakonsko podlago.
Naše podjetje omogoča hibridno delo v enotah, kjer je to zaradi narave dela mogoče. Tudi delovni čas je pri delu od doma bolj fleksibilen in omogoča lažjo prilagoditev zasebnim obveznostim.
Pred nami je digitalizacija celovitega procesa vključevanja novih zaposlenih, od začetne komunikacije s kandidatom za zaposlitev (pošiljanje sklepa o izbiri), usklajevanja pogodbe o zaposlitvi z direktorjem in kandidatom, priprave obrazcev, do elektronskega podpisa vseh kadrovskih dokumentov. Ko prejmemo vrnjene podpisane dokumente, se samodejno kreira elektronska kadrovska mapa, kamor se dokumenti tudi shranijo. Sledi še proženje povezanih procesov, denimo dodelitev uporabniških pravic in podobno.
Poleg tega imamo digitalizirane tudi druge procese, posredno povezane s kadrovsko službo: procese, povezane z delovnim časom (prijava odsotnosti z dela, nadurno delo, izhod med delovnim časom, popravki delovnega časa, tudi zahtevek za službeno odsotnost) ali procese, povezane z organizacijo dela in delovnih procesov (potrjevanje in objava sklepov direktorja, okrožnic, sistemskih dokumentov, ISO dokumentacije). Ti procesi nam omogočajo sledljivo potrjevanje dokumentov, samodejno objavo vsem ali le določenim enotam ali zaposlenim, pa tudi sledljivo potrditev seznanitve z dokumentom.
Digitalizirano imamo vso prejeto pošto, v fizični obliki si iz vložišča naročimo le dokumente, ki jih res potrebujemo tudi v papirju oz. so v zaprti ovojnici, ker smejo biti vsebinsko dostopni le nam v kadrovski enoti. Digitalizirano imamo tudi naročanje ter likvidacijo prejetih faktur, kar omogoča hitrejše in preprostejše, delo tako nam v kadrovski službi kot tudi vsem drugim sodelavcem.
Zaradi digitaliziranih procesov ste najbrž dobro pripravljeni na nove oblike dela. Kako vaše podjetje vključuje delo na daljavo? Katere koristi in izzive vidite pri takem načinu dela?
Naše podjetje omogoča hibridno delo v enotah, kjer je to zaradi narave dela mogoče. Kot sem že omenila, kadrovski službi delo na daljavo omogočajo digitalizacija dokumentov in vpeljani digitalni procesi. S tem imamo urejen dostop do dokumentov, potrebnih za delo. Poleg tega imamo vpeljano ustrezno programsko opremo za videokonference in sestanke, tudi sejne sobe so primerno opremljene.
Tudi druga področja dela imajo vpeljano hibridno delo. Pri tem se srečujemo tako s koristmi kot izzivi. Med koristi za posameznika nedvomno spada prihranjen čas pri vožnji na delo, zlasti v času gneče, prometnih nesreč pa tudi izrednih vremenskih razmer. S tem je zaposlenim prihranjenega kar nekaj stresa že takoj zjutraj. Tudi delovni čas je pri delu od doma bolj fleksibilen in omogoča lažjo prilagoditev zasebnim obveznostim. Včasih pa zaposleni pri individualnem delu ali nalogi potrebuje več miru. Pri tem pa so se pojavili tudi določeni izzivi. Vsi namreč ugotavljamo, da lahko pomanjkanje osebnega stika otežuje komunikacijo med člani ekipe, povezanost oslabi, sodelovanje je lahko tudi oteženo. V področju IT storitev se je pokazalo, da je treba mentorske programe in uvajanja izvajati v živo, saj to vodi do boljših rezultatov. Novi sodelavec prej spozna ekipo, se vključi v delo in tudi lažje prosi za pomoč, ko se mu kaj zatakne. Več osebnega stika s sodelavci in interakcija v živo pozitivno vplivata na dobro počutje in krepitev timskih vezi. Zato je pravi odgovor zagotovo nekje na sredini, v iskanju in ohranjanju ravnotežja med vsemi prednostmi in slabostmi dela na daljavo in dela na lokaciji Mikrocopa. Usklajevanje je naloga nas, vodij. Pogovarjamo se o izzivih, s katerimi se srečujemo in z usmerjanjem strokovnega zunanjega mentorja iščemo rešitve za njihovo premagovanje.
Kako pa skrbite za blagovno znamko delodajalca? Katere so vaše glavne dejavnosti v tem smislu in katere koristi prinašajo?
Že od nastanka Mikrocopa pred 46 leti skrbimo za sproščene in dobre odnose svojih ekip s tradicionalnimi dogodki, kot so piknik, novoletna zabava, prireditev z obiskom Dedka Mraza za otroke ipd. Če so bili še pred leti to dogodki, ki smo jih organizirali enkrat ali dvakrat letno za dobro počutje zaposlenih, smo v zadnjih treh letih poleg dogodkov za zaposlene, ki jih je več, so krajši in daljši, začeli graditi tudi blagovno znamko delodajalca. Začeli smo graditi pozitivno sliko Mikrocopa, zgodbe, ki jo ustvarjamo, in predstavljati prednosti, ki jih ponujamo kot delodajalec.
Pri internih dogodkih in povezovanju vidimo koristi predvsem v medsebojnem spoznavanju in povezanosti, ki vodita v pripadnost podjetju. Trudimo se namreč tudi z dogodki, ki niso samo na ravni enot, ampak celotnih področij. Želimo, da se sodelavci med seboj spoznavajo in povezujejo, četudi med delovnimi nalogami nimajo te priložnosti. Organiziramo timbuildinge za posamezna področja in enote, lani pa smo začeli tudi s krajšimi medpodročnimi timbuildingi. Bili so izjemno dobro sprejeti, zaposleni so se jih zelo radi udeleževali in povedali so, da si jih želijo tudi v prihodnje. Organiziramo tudi sproščena druženja sodelavcev, denimo ob pivu, organiziramo sladoledni dan ipd. Sodelavci radi povedo, da jim je v času epidemije ravno to najbolj manjkalo.
Trudimo se, da zaposlene redno informiramo o poslovnih rezultatih, projektih, aktivnostih in odgovarjamo na njihova vprašanja, ne glede na to, ali se nanašajo na procese dela, počutje ali so povsem splošna. Organiziramo kvartalna srečanja z vodstvom, kavo pri direktorici, tudi skupna druženja, na katerih se potem opogumijo in kaj vprašajo. V Mikrocopovih novičkah zaposlene obveščamo o aktualnih splošnih informacijah, kot so uspešno opravljeni projekti, predstavljeni so novi zaposleni, objavljamo novice o različnih izvedenih dejavnostih in vabila na prihajajoče dogodke.
Ob zaposlitvi novega sodelavca se potrudimo, da njegov proces vključitve v delovni proces in ekipo teče čim bolj gladko; že v času zaposlovanja mu predstavimo ekipo, po zaposlitvi mu predstavimo vsa področja dela in vse enote, vključimo ga v mentorski program.
Na zaposlene se ob različnih praznikih spomnimo z voščilom, manjšim darilom (na primer ob dnevu žena, mučenikov), organiziramo natečaje npr. ob pustu, noči čarovnic, tudi veliki noči, zaposlene pa za sodelovanje tudi simbolično nagradimo.
V sklopu Športno kulturnega društva Mikrocop, ki deluje že nekaj let, sodelavci organizirajo različne dogodke, kot so bowling, plezanje, udeležba na koncertih, kuharski tečaj, tečaj ličenja, supanje, športna telovadba, masaža na delovnem mestu. Organizator je lahko kdor koli od zaposlenih, ki ima idejo za izvedbo.
V zadnjem letu smo prenovili poslovne prostore, trenutno delamo na njihovi ozelenitvi, vse z namenom, da bi bili prostori funkcionalni, ekipe povezane in da bi se sodelavci v njih dobro počutili.
Kot delodajalec ravno tako krepimo svojo prisotnost na trgu; od pisanja člankov, objav v časopisih do predstavljanja na zaposlitvenih sejmih in predavanj študentom. Kar nekaj kandidatov smo zaposlili tudi na podlagi priporočila sodelavca, za kar smo tega tudi nagradili.
Kako merite uspešnost vaših programov izobraževanja in razvoja ter blagovne znamke delodajalca?
Uspešnost izvedenih programov izobraževanja in področja employer brandinga merimo s povratno informacijo zaposlenih. V veliki večini primerov, po izvedenem dogodku, izobraževanju ali novoletni zabavi, zaposlene o zadovoljstvu povprašamo s spletno anketo. Skladno s povratnimi informacijami načrtujemo izboljšave oz. nove dogodke. Poleg tega pa tudi ob priložnostih, ko imamo razna druženja, povprašamo zaposlene, ali so bili z določenimi aktivnostmi zadovoljni in kaj si želijo v prihodnje oz. so se tudi že sami navadili, da izrazijo svoja mnenja in želje. Določena druženja, npr. kava pri direktorici, so namenjena ravno temu, da imajo zaposleni možnost izraziti želje.
Enako velja za pridobivanje talentov. Tudi tukaj smo se že obrnili na zaposlene in jih povprašali, kje bi oni danes iskali službo in kaj bi jih pri objavljenem oglasu za prosto delovno mesto najbolj pritegnilo. Podali so povratno informacijo, kaj naj spremenimo oz. kaj bi se njim zdelo privlačnejše. Torej, vedno prisluhnemo zaposlenim in se jim trudimo v največji meri prilagoditi.
