FirstClass d.o.o. in SymphonyEYC: s skupnim projektom v finale
Med finaliste izbora HR&M projekt leta 2022 sta se s skupnim projektom Uvedba in spremljanje mentorstva tehničnih strokovnjakov v IT podjetju SymphonyEYC d.o.o. uvrstili tudi podjetji FirstClass d.o.o. in SymphonyEYC d.o.o. Najboljše kadrovske prakse bomo nagradili 24. novembra v Lipici.
Na kratko predstavite svoj HRM projekt.
V sodelovanju med podjetjema FirstClass d.o.o. in SymphonyEYC smo pripravili projekt uvedbe in spremljanja mentorskega procesa tehničnih strokovnjakov. Zasnovo in prve aktivnosti po začetnem onboardingu novih sodelavcev smo izvedli v 6 mesecih. V program mentorstva pa bodo novi zaposleni vključeni približno 8 mesecev do 1 leta, ko po oceni podjetja novo zaposleni postane samostojen. Prenos znanja se odvija ob pogostem sodelovanju in sprotnem komuniciranju novo zaposlenega in mentorja. V fazi priprave projekta, smo vse mentorje izobrazili o veščinah mentoriranja, delegiranja, komuniciranja in dajanja povratnih informacij. Kljub temu, da se je prenos znanja zgodil ob tesnem sodelovanju in vsakodnevni komunikaciji, smo poudarili pomen strukturiranega pristopa s tem, da smo določili:
- čas in fokus strukturiranega prenosa znanja ter mentoriranja (npr. 1-2 uri / teden)
- narediti načrt vsebin/postopkov, ki jih mora novi zaposleni osvojiti v določenem obdobju
- postavitev ciljev in spremljanje, če mentor uči vse potrebne veščine/postopke ter, če novi zaposleni napreduje v teh veščinah do končne samostojnosti.
Z mentorji smo opravili tri strukturirane delavnice s poslovnim psihologom mag. Alešem Vičičem in postavili teoretični okvir mentoriranja ter pripravili vsa potrebna orodja za izvajanje mentorskih srečanj. Orodja so vključevala: dokument za spremljanje »1on1« mesečnih srečanj, dokument za postavitev in spremljanje ciljev, dokument za osnutek pisne povratne informacije mentorirancem, ankete za povratno informacijo in spremljanje zadovoljstva novih zaposlenih.
V čem je vaš projekt izviren?
Mentorstvo je zelo pogosto obravnavana tema. V našem primeru gre za specifičen in po meri pripravljen projekt za uvedbo in spremljanje mentorstva v IT podjetju z IT strokovnjaki kot mentorji in mentoriranci, ki imajo običajno manj izrazite mehke veščine za uspešno mentorstvo. Tovrstno zavedanje in spodbujanje dvosmernosti mentorskega procesa se v sodelovanju med FirstClassom in SymphonyEYC prične že v času selekcijskega postopka, preko katerega že razmišljamo o mentorskih parih in skušamo ustvariti ujemajoči se mentorski par.
Nevarnost pri vpeljavi novega mentorskega sistema je velikokrat v tem, da tovrstni projekti lahko ostanejo zgolj na papirju in se pri vsakdanjem delu aktivnosti hitro opustijo. V primeru uvedbe in spremljanja mentorskega sistema v podjetju SymphonyEYC smo se projekta lotili po meri, sistematično in s pomočjo zunanjih sodelavcev ter tako zagotovili dosledno in kontinuirano izvajanje vseh zastavljenih aktivnosti. Na podlagi pogostega spremljanja zadovoljstva vseh vključenih akterjev, sprotnega spremljanja rezultatov programa ter s tem tudi sprotnega korigiranja in izboljševanja sistema glede na ugotovljeno, smo prepričani, da smo na pravi poti za uspešno izpeljavo projekta do konca in s tem dolgoročno vpeljavo prenovljenega novega mentorstva v podjetju SymphonyEYC.
Kakšni so učinki projekta?
Po skoraj 6 mesecih od zasnove projekta se kaže visoka stopnja zadovoljstva na strani podjetja SymphonyEYC (vodstvo in mentorji v podjetju), kot tudi na strani novih zaposlenih. Od začetka izvajanja projekta se je podjetju pridružilo 8 novih zaposlenih, od tega jih je bilo 6 vključenih v mentorski proces uvajanja tehničnih strokovnjakov. Glede na ankete za mesečno spremljanje zadovoljstva, so vsi zaposleni zadovoljstvo na lestvici od 1-7 ocenili z oceno 6 ali 7 (6 = zelo sem zadovoljen/a, 7 = popolnoma sem zadovoljen/a).
Kakšni so vaši načrti za prihodnost?
Projekt smo vsebinsko pripravili maja 2022, z dejanskimi aktivnostmi mentorjev pa smo pričeli junija 2022. Junija 2022, s prihodom novih sodelavcev, so se vzpostavili prvi mentorski pari. Proti koncu leta 2022 bomo aktivnosti projekta izvajali in spremljali 6 mesecev. Nato načrtujemo izvesti podrobno analizo učinkov projekta in določiti nadaljnje aktivnosti v procesu mentorstva.
Kaj so pridobili sodelavci, ki so se vključili v projekt?
Na strani mentorjev in povratne informacije z njihove strani smo ugotovili naslednje pozitivne učinke:
- visoko zadovoljstvo z nivojem znanja novih sodelavcev,
- visoko zadovoljstvo z nivojem motiviranosti in zagnanosti za delo, ki jih novi sodelavci izkazujejo vsakodnevno pri opravljanju svojih nalog
- ob začetni, sicer večji časovni obremenitvi mentorjev, zaradi izvajanja aktivnosti mentoriranja, se po nekaj mesecih opazno občuti časovna razbremenjenost mentorjev, s prevzemanjem zadolžitev njihovih mentorirancev.
Je imel projekt nenačrtovane stranske učinke?
Zavedali smo se, da bo projekt prinesel pozitivne učinke in pozitivno vplivalo na zadovoljstvo novih zaposlenih v podjetju. Na zadovoljstvo vseh pa je naš projekt povzročil, da se je celotno podjetje še bolj povezalo, kot smo sprva načrtovali. Ne zgolj pri novih zaposlenih, zadovoljstvo se je dvignilo tudi pri obstoječih članih ekipe. K temu so največ pripomogle aktivnosti, ki smo jih poudarjali skozi celoten potek mentorstva (npr. skupna kosila, skupna aktivnost na dan, ko je bila večina ekipe prisotna v pisarni, skupne prostočasne dejavnosti itd.)
Kako je pri vas organizirana HR funkcija?
HR funkcija v podjetju SymphonyEYC je organizirana centralizirano s strani celotne Skupine podjetja. Kadrovska vloga v posamezni državi, med drugimi tudi v Sloveniji, ima čisto operativno vlogo.
Katere spremembe na področju modernega delovnega okolja (delo od kjerkoli, fleksibilne oblike dela, hibridni timi) ste uvedli v zadnjem obdobju?
V podjetju SymphonyEYC so imeli že pred korono v veljavi moderne oblike delovnega okolja: delo od doma, remote delo, mednarodni timi. Prav tako v FirstClass stremimo k modernemu delovnemu okolju in omogočamo vse oblike fleksibilnosti.
Kakšna bo po vašem mnenju videti prihodnost HR-ja?
Področje kadrovskega managementa se nenehno spreminja. Edina stalnica so spremembe in zmožnost slediti najnovejšim trendom, še bolje pa je, da kot podjetje stremimo k postavljanju teh trendov. Ključen pri tem bo agilen pristop, ki lahko podpira pridobivanje, razvoj in zadrževanje zaposlenih, ki so ključ do uspeha v podjetju.
Kaj vam pomeni uvrstitev med finaliste?
Izredno zadovoljstvo za nas pomeni, da lahko s prakso in izkušnjami pomagamo ostalim podjetjem pri vzpostavljanju onboarding in mentorskih aktivnosti. Izbor med finaliste nam bo omogočil, da izzive in pozitivne učinke projekta predstavimo tudi ostalim kolegom v HR svetu, ki so se že, ali se še bodo soočili s podobno situacijo in bodo tako v bodoče hitreje in boljše uvedli nove zaposlene in jim hkrati omogočili dolgoročno zadovoljstvo.