Prakse

HR&M projekt MetalFlow: Povezovanje znanja za uspeh

Čas branja 8 min

Podjetje MDM je vodilno podjetje v regiji jugovzhodne Evrope na področju obdelave in prodaje visokolegiranih in korozijsko obstojnih jekel ter zaposluje okoli 160 ljudi. Zavedajo se, da je uspeh rezultat trdega dela, znanja in izkušenj njihovih zaposlenih, zato nenehno spodbujajo njihov osebni in poklicni razvoj. Eden takšnih projektov je MetalFlow, o katerem smo se pogovarjali z Anjo Majcen in Majo Čuden, kadrovskima specialistkama podjetja MDM. 

Projekt Metalflow je namenjen temu, da zaposleni spoznajo vse procese dela v podjetju. Anja in Maja sta podrobneje predstavili pristop, ki omogoča boljše razumevanje delovnih procesov, večjo povezanost med zaposlenimi ter učinkovitejše sodelovanje znotraj podjetja.

Anja Majcen

Kako bi opisali osnovni koncept in cilje HR&M projekta MetalFlow?

MetalFlow je inovativen projekt, ki temelji na povezovanju znanja in izkušenj zaposlenih v vseh delih podjetja. Glavni cilj je zagotoviti, da vsak zaposleni razume celoten tok dela in procese v različnih delih podjetja, s tem pa bolj razume svojo vlogo in pristojnosti ter lažje sprejema odločitve. Prav tako dobi vpogled in razumevanje vlog sodelavcev v drugih oddelkih. Osnovni koncept projekta je kombinacija tedenskih izobraževanj in enodnevnih individualnih obiskov zaposlenih v drugih oddelkih, s čemer želimo nadgrajevati obstoječe znanje, hkrati pa graditi na nenehnem izboljševanju naše kakovosti, vidne skozi celotno uporabniško izkušnjo kupcev. To zajema odzivnost, strokovnost in tehnično podkovanost, hitrost, skozi vse omenjeno pa tudi preprečevanje potencialnih reklamacij.

Kaj je bil glavni vzgib za zagon projekta MetalFlow v vašem podjetju? Kakšne so specifike dela v vašem podjetju in s kakšnim izzivom ste se soočali, da ste zasnovali MetalFlow?

Projekt MetalFlow se je rodil iz potrebe po povečanju sinergije med oddelki ter izboljšanju razumevanja celotnega delovnega procesa znotraj podjetja, s tem pa tudi zmanjševanje možnosti delanja napak iz nevednosti ter izboljšanje posameznikove učinkovitosti. Izziv, s katerim smo se soočali, je bil učinkovito usklajevanje med oddelki ter zagotavljanje, da vsak zaposleni razume vpliv svojega dela na celoten proces. Namreč, težnja po zagotavljanju kakovosti, odličnosti, predanosti skupnim ciljem in zagotavljanju dodane vrednosti nas vseskozi spodbujajo k iskanju nenehnih izboljšav in razvoju naših zaposlenih. 

Na kakšen način projekt MetalFlow vključuje zaposlene v podjetju?

Projekt MetalFlow vključuje zaposlene preko tedenskih izobraževanj, kjer izmenjujejo znanje in ideje. Tovrstna izobraževanja so namenjena procesnemu in produktnemu nadgrajevanju znanja in so zahtevnostno in vsebinsko prilagojena skupini udeležencev. Na primer, če so udeleženci prodajalci, so vsebine prodajno obarvane in tehnično poglobljene na način, ki prodajniku pomaga bolje razumeti specifike, prednosti in slabosti materiala ali produkta. Pridobljeno znanje se nato odraža v kakovostnejših prodajnih sestankih in dovršeni tehnični podpori pri razreševanju kupčevih izzivov. 

Poleg tedenskih izobraževanj zaposleni preživijo cel dan na drugem delovnem mestu oz. v drugem oddelku. To povečuje razumevanje sosledja procesov in izzivov, s katerimi se soočajo sodelavci na drugih delovnih mestih, če predhodni proces ni bil izpeljan dosledno in skladno z navodili. Hkrati je to priložnost za iskanje novih, boljših pristopov in optimizacijo obstoječih procesov, saj se v istem prostoru znajdeta predstavnika dveh različnih oddelkov, ki skupaj velikokrat najdeta enostavno rešitev za šum v komunikaciji, ki je do tega trenutka predstavljal problem. Sodelovanje v projektu torej spodbuja povezanost in poglobljeno razumevanje, povečuje učinkovitost in inovacije med zaposlenimi.

Maja Čuden

Kako so novozaposleni integrirani v projekt in kakšno vlogo ima pri tem uvajalni program?

Novozaposleni se vključijo v projekt MetalFlow po končanem uvajalnem programu, ki traja prvo leto zaposlitve. Uvajalni program jih pripravi na osnovne naloge, nato pa se postopoma vključujejo v MetalFlow, kar jim omogoča pridobivanje dodatnih veščin in poglabljanje znanj.

Lahko podrobneje opišete metodologijo »60-minutnega izobraževanja« in kako ta pristop prispeva k učinkovitosti projekta?

»60-minutno izobraževanje« je intenziven pristop, kjer vodje oddelkov ali specialisti na dotičnih področjih pripravijo in predstavijo procesno ali produktno vsebino prilagojeni skupini zaposlenim. To na eni strani osvežuje obstoječe osnovno znanje zaposlenih, na drugi pa ga nadgrajuje skozi spoznavanje novih trendov in tehnologij. To hkrati spodbuja možnost izmenjave mnenj, brainstorming seanse in nenazadnje tudi iskanje optimizacij ali inovativnih pristopov, ki jih lahko uvedemo v svoj delovni proces. 

Kako je organizirana izmenjava znanja v okviru obiskovanja drugih delovnih mest?

Gre za enodnevni obisk v drugem oddelku, ki je vnaprej načrtovan in prilagojen glede na potrebe zaposlenega, ki je v vlogi obiskovalca. Vključene osebe imajo na voljo dovolj časa, da se na ta dan ustrezno pripravijo, hkrati pa poskrbijo, da delo v oddelku poteka nemoteno tudi v času obiska. Obiski niso prepogosti, saj s projektom nismo želeli preobremeniti posameznih ekip ali sodelavcev znotraj njih, vendar pa skozi ustaljen ritem uvajati MetalFlow kot del naše kulture in MDM identitete. Vsekakor pa smo skozi sam proces izvajanja MetalFlowa ugotovili, kako lahko celoten proces izboljšamo in optimiziramo. Ena izmed takih stvari je vzpostavitev digitalne knjižnice. S tem ne le optimiziramo postopek, ampak tudi prihranimo čas, ki bi ga sicer porabili za ponavljajoča se predavanja.  

Katere konkretne spremembe in izboljšave ste opazili pri zaposlenih, ki so sodelovali v projektu?

Pri zaposlenih, ki sodelujejo v projektu, je zaznati večjo zavzetost, boljše razumevanje širšega konteksta delovanja podjetja ter večjo mero iznajdljivosti in prilagodljivosti pri reševanju izzivov. Zaznali smo tudi manjše število storjenih napak, opazili izboljšanje v komunikaciji in sodelovanjem med oddelki.

Kako projekt prispeva k boljšemu razumevanju in učinkovitosti medsebojnih odnosov in procesov v podjetju?

Ker projekt spodbuja transparentnost in vstop v delovno okolje drugega oddelka, se posledično zmanjšuje distanca in povečuje razumevanje sodelavcev v drugih oddelkih. Fizična prisotnost v oddelku, ki ni »moj« - pa tudi, če to pomeni zgolj premik v drug del stavbe ali pisarniških prostorov - predstavlja premik v okolje, v katerem se ne počutim najbolj sproščeno in v proces stopam z večjo pozornostjo na podrobnosti, ki jih sicer ne bi opazil. Na primer, kako se danes počuti sodelavec, ki me je sprejel v svoje okolje, kako (pre)obremenjen je, s kakšnimi izzivi se sooča in katere so tiste stvari, ki procesno niso dovolj optimalne, kje obstajajo (fizične) omejitve in drugi izzivi, zaradi katerih včasih prihaja do nerazumevanja. Zaposleni se skozi ta proces med sabo bolje povežejo, in to zagotovo olajša reševanje problemov in izvajanje vsakodnevnih nalog na dolgi rok.

Na kakšen način pa projekt MetalFlow spodbuja inovacije in trajnostno poslovanje v podjetju?

Projekt spodbuja inovacije z izmenjavo znanja med oddelki, kar prinaša nove ideje in pristope. Hkrati poudarja trajnostne prakse, saj zaposleni bolje razumejo vpliv svojega dela na okolje ter aktivno prispevajo k iskanju trajnostnih rešitev. Z MetalFlow projektom ciljamo na krepitev timskih vezi, odprto komunikacijo, izboljšanje učinkovitosti ter spodbujanje inovativnosti. Zaposleni, ki se vključujejo v projekt, se bolje seznanijo z načini, kako njihova delovna mesta in odgovornosti vplivajo na okolje. To spodbudi večjo ozaveščenost o trajnostnih praksah in spodbudi iskanje načinov za zmanjšanje negativnih vplivov na okolje.

Kako merite uspeh in napredek projekta MetalFlow?

Uspeh projekta MetalFlow merimo skozi redno izvajanje ocenjevanja izvedenega izobraževanja ali dneva, preživetega v drugem oddelku, in anketiranja zaposlenih, s čemer spremljamo konkretne izboljšave v delovnih procesih. O učinkih in napredku projekta MetalFlow lahko govorimo tudi skozi rast zavzetosti med zaposlenimi, število procesnih izboljšav ter manj nesporazumov in storjenih napak, ki so posledica pomanjkanja informacij in/ali neustreznega znanja. 

Kako projekt prispeva k osebnemu in poklicnemu razvoju zaposlenih?

Projekt MetalFlow krepi osebni in poklicni razvoj zaposlenih s poudarkom na pridobivanju specifičnih strokovnih znanj, razvoju mehkih veščin ter izgradnji močnih medosebnih odnosov. Zaposleni pridobivajo celosten vpogled v delovanje podjetja, skozi aktivnosti se bolj povezujejo s sodelavci, kar izboljšuje učinkovitost in raven motivacije ter nenazadnje krepi tudi konkurenčno prednost.

Ste se med izvajanjem projekta soočili tudi s kakšnimi izzivi in kako ste jih reševali?

Med izvajanjem projekta smo se srečali z izzivi v obliki prilagajanja različnim potrebam zaposlenih, zagotavljanja učinkovite izmenjave informacij ter obvladovanja upravljanja sprememb. Sprejeli smo prilagodljiv pristop, zato še danes vključujemo povratne informacije zaposlenih in stalno izboljšujemo metodologijo projekta. Tekom izvajanja projekta se je, na primer, izkazalo, da si zaposleni želijo določene vsebine slišati večkrat ali isto vsebino pogledati z drugih zornih kotov, kar je pomenilo večjo obremenjenost osebe, ki je to vsebino na izobraževanju predstavljala. Da bi dolgoročno razbremenili predavatelje, ohranjali znanje »v hiši« in optimizirali celotne proces, smo začeli s projektom digitaliziranja predavanj, ki bodo vsem dostopna na enem mestu.

Omenili ste izziv obvladovanja upravljanja sprememb. Kako ste jih premagali?

Glavne ovire so bile povezane z začetnim odporom in strahom pred spremembami. Sprejeli pa smo proaktiven pristop in s stalnim komuniciranjem  in izpostavljanjem koristi projekta uspeli odpor spreobrniti v sprejemanje in konkurenčno prednost. 

Kako vidite prihodnost projekta MetalFlow v kontekstu razvoja in rasti vašega podjetja?

Prihodnost projekta vidimo kot nepogrešljiv del naše poslovne kulture in prispevek k nenehnemu izboljševanju procesov ter zagotavljanje temeljev za trajnostno rast in nenehne inovacije.

Imate morda tudi načrte za nadaljnji razvoj ali širitev projekta?

Da, absolutno. Kot omenjeno, smo v fazi digitaliziranja ponavljajočih se vsebin, hkrati pa imamo tudi načrte za nadaljnji razvoj projekta, ki vključujejo širitev metodologije na nove oddelke. To je odraz nenehnega prilagajanje potrebam zaposlenih in dinamiki znotraj podjetja ter razmeram na trgu. Za nas se projekt ne bo zaključil, na primer, z digitalizacijo. Vseskozi se želimo na (ne)uspehih v sklopu MetalFlowa učiti, na poti vključevati nove inovativne elemente in nenehno zasledovati odličnost na vseh nivojih. 

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Prakse

Več člankov iz te kategorije