Interno komuniciranje ni samo kozmetika
Čas branja 6 minKo začnemo govoriti o zaposlenih, poslovni svet začne z naučenim govorom: »Želimo si motivirane zaposlene, želimo si zavzete zaposlene, želimo si srečne zaposlene, želimo si, da je delovno okolje prijetno.« Zakaj? Ker vemo, da tudi to poganja naš posel. Skozi leta pogovorov z vodilnimi v podjetjih in spremljanja komuniciranja v posameznih organizacijah pa je moja ocena naslednja: gre le za govoričenje, ki ima premalokrat osnovo v realnosti, saj na koncu (prevečkrat) vso »slavo« odnesejo trdi (prodajni) rezultati.
Vendar moramo z zaposlenimi tudi v resnici delati, jim omogočati razvoj in jih informirati – pri tem pa morajo sodelovati različni oddelki v podjetju. Osnovni namen razmišljanja današnjih organizacij je nedvoumen: kje (po)iskati rezerve za dosego poslovne uspešnosti, kako doseči opazne izboljšave v produktivnosti, profitabilnosti ali razvoju človeškega kapitala, »utelešenega« v znanju in sposobnosti zaposlenih. Preprosteje: kako preživeti, saj sta danes razvoj in preživetje sinonima z dveh strani istega kovanca. Večini je jasno, da se v ekonomiji znanja ni mogoče več zanašati na »proizvod«, na tehnološke prednosti in celo na upravljanje odličnosti poslovnih procesov. Jasno jim je, da je odgovor skrit v ustreznejšem ravnanju z ljudmi.
Zavzetost zaposlenih ni, kar na žalost menijo mnogi vodje, nekaj samo po sebi umevnega, kar pač nedeljivo odseva osebnost vodje, ampak je del vsakodnevnih navad in prakse vodenja. Je najučinkovitejši pristop vključevanja in angažiranja najširšega kroga deležnikov in zaposlenih v so-snovanje in so-implementacijo poslovnih strategij, pobud za spremembe, organizacijskih izboljšav in vsakodnevnega ravnanja pri delu, ki posledično zagotavlja poslovno uspešnost.
Navsezadnje tudi ne moremo pričakovati, da bi naj zgolj kozmetične iniciative ali pa poenostavljene spremembe delovnega okolja, domiselno zapisana poslanstva in vizije organizacij ali celo večje plače uresničile vsa pričakovanja o motiviranju zaposlenih in zagotovila njihovo večjo zavzetost. Vrniti se je treba k nekaterim tradicionalnim, pravzaprav v praksi skorajda pozabljenim, vendar preizkušenim receptom in ukrepom: jasnemu opredeljevanju in komuniciranju pričakovanj in ciljev, iskreni in avtentični skrbi za zaposlene, prepoznavanju in spodbujanju dosežkov, dokazovanju, da mnenje sodelavcev šteje in se ga upošteva. V redu … lepo in prav. Kaj pa to konkretno pomeni? To v najbolj preprosti obliki pomeni, da prav vsi zaposleni vedo, kaj je za vaše podjetje uspeh. Teh ciljev se morajo vaši zaposleni držati, ko sklepajo nove posle, ko sprejemajo ključne odločitve in podobno. Najbolj plastično to pomeni: ko jih vprašate, kakšen je cilj podjetja, morate dobiti le en odgovor. Če jih dobite več, se vprašajte, ali vaši zaposleni sploh vedo, kam je usmerjeno podjetje.
Verjamem, da je mnogim zapisano logično, vendar – nekaj je razumeti in sprejeti, nekaj pa je spraviti »besedičenje«, ki ga mnogokrat slišimo na različnih konferencah, preberemo v člankih, intervjujih z vodilnimi v podjetju, k življenju. Kako? Tu je potrebno tripartitno sodelovanje: med vodilnimi, kadroviki in predstavniki odnosov z javnostmi. Vse tri funkcije v organizaciji morajo delovati usklajeno in strateško pristopiti k tej nalogi. Nobenega dvoma ni glede vloge vodilnih pri tem – nekdo mora določiti strategijo podjetja, določiti cilje, poslanstvo in vizijo, nekdo se mora odločati, začrtati pot in pluti po viharnem morju lokalnega, državnega, mednarodnega ali globalnega poslovnega okolja.
Kakšna pa je vloga HR-ja in PR-ja? Kadroviki in praktiki odnosov z javnostmi si delimo temeljni element našega dela: ljudi. Kadroviki se pri svojem delu spopadajo s široko paleto nalog – od iskanja pravih ljudi za določene naloge, pravnega dela zaposlovanja, svetovanj do monitoringa in še bi lahko naštevali, a v osnovi lahko rečemo, da skrbijo za najpomembnejši del podjetja, kar zaposleni zagotovo so. In potem smo tu komunikatorji. Ne, naša naloga zagotovo ni samo delo z novinarji. Na splošno je prišlo do popačenja percepcije naše vloge. Pozablja se, da je funkcija komuniciranja pravzaprav bistveno širša od tega, da se odgovarja na vprašanja novinarjev. Odnosi z javnostmi so upravljavska disciplina, ki analizira trende, predvideva njihove posledice, svetuje organizacijskim vodjem in izvaja načrtovane programe akcij z namenom, da služijo organizacijskemu in javnemu interesu. Ena izmed pomembnejših nalog je tudi interno komuniciranje – zastavljanje strategije, ki vzpostavi ožilje komunikacije znotraj podjetja. Komunikacija mora biti vzpostavljena med vodilnimi in zaposlenimi, med oddelki, med posamezniki, vsemi v podjetju. Ko je ta zastavljena premišljeno in primerno za vašo organizacijo, vam omogoča, da podirate rekorde na trgu, ker pomaga povečati sodelovanje in produktivnost ter izvajanje nalog v skladu z vašo poslovno strategijo, saj podpira organizacijsko kulturo in vrednote vašega podjetja.
Na tej točki se verjetno vsi strinjamo, da si želimo zavzete zaposlene. To so zaposleni, ki se počutijo vključeni, emotivno so povezani z organizacijo in so ji zvesti. Zavzetost se nanaša na to, kako zaposleni dojemajo svoje delo in zaposlovalca – najlažje jo definiramo skozi štiri komponente: to so ljudje, ki imajo radi svoje delo, so radi v službi, trdo delajo, njihovo delo pa jim daje občutek smisla in namena. Ne samo, da je veliko lepše delati z visoko zavzetimi ljudmi, tudi v okviru finančnih rezultatov je zgodba veliko bolj mamljiva. Logično. Predstavljajte si: ko nekdo sovraži svojo službo, ne dela s polno paro, nikakor ne prevzema iniciative, ne naredi nobenega presežka, »prelaga papir iz kupa na kup«. Kaj je lepšega, kot delati v podjetju, kjer so zaposleni 100 % zavzeti? Nič – je pa seveda to tudi pravljica, saj bi v nasprotnem primeru delali v podjetju, kjer so zaposleni roboti. V človeški naravi je, da se optimiziramo; poleg tega na našo storilnost vplivajo mnogi zunanji in notranji dejavniki. V osnovi pa je velika razlika med posameznikom, ki je samoiniciativen, daje predloge, naredi nalogo, ki dehti po trudu in razmisleku, ali pa posameznikom, ki v svoj 8-urni delavnik vključi še igranje »tetrisa« ali »surfanje po netu«, tudi če to nima nobene zveze z delom.
Sanje vsakega delodajalca so zavzeti zaposleni. Seveda pa to zahteva osnovo, ki se kaže v organizacijski kulturi, ki zazna, kako naj bi se vedli zaposleni, če upoštevamo tisto, kar se v organizaciji najbolj ceni in vrednoti. Pa naj se vrnem nazaj na tripartitno sodelovanje: pametni vodje dobro vedo, kaj morajo pričakovati od svojega kadrovika in predstavnika za odnose z javnostmi, ko govorimo o tem delu poslovanja. Največkrat vodje tudi v realnosti dobro sodelujejo s kadroviki in komunikatorji oziroma naj bom še bolj direktna: pametni vodja se bo obkrožil s sposobnimi sodelavci, ki bodo imeli kompetence, da sedejo za odločevalsko mizo. Kaj morate pričakovati od svojega predstavnika za odnose z javnostmi? Sodelovanje in kompetenco, da vzpostavi primerno strategijo internega komuniciranja, ki bo poskrbela, da se informacije pretakajo po organizaciji. Močna interna komunikacija namreč gradi kulturo transparentnosti med različnimi nivoji in zaposlenim predstavlja prioritete podjetja, načrte, delovanje. To pričakujte od komunikatorja v vašem podjetju in vključujte ga v svoje aktivnosti – in pri tem mislim tako na vodje kot na kadrovike.
Kadroviki in praktiki odnosov z javnostmi si delimo temeljni element našega dela: ljudi. Kadroviki se pri svojem delu spopadajo s široko paleto nalog – od iskanja pravih ljudi za določene naloge, pravnega dela zaposlovanja, svetovanj do monitoringa in še bi lahko naštevali, a v osnovi lahko rečemo, da skrbijo za najpomembnejši del podjetja, kar zaposleni zagotovo so. In potem smo tu komunikatorji.