KADROVSKA SLUŽBA: ZBIROKRATIZIRAN URAD ALI PODPORNIK RASTI IN RAZVOJU

MONIKA HORVATIČ, VODJA HRM PROJEKTOV, KOPA, D. D.

Facebook
LinkedIn

Brez digitalizacije kadrovske funkcije kmalu ne bo šlo več. Klasični informacijski sistemi za upravljanje s kadri prav tako ne bodo zadostovali. Pričakujemo inovativne, k ljudem in odnosom umerjene informacijske storitve, ki jih je možno hitro uvesti v poslovanje in z njimi učinkovito podpreti nenehne spremembe v okolju, v poslovnih modelih in v organizaciji.

Osebni portal zaposlenemu omogoča, da prek različnih naprav komunicira s kadrovsko službo in vodji, pridobiva in oddaja dokumente, spremlja svojo uspešnost in se vključuje v procese soodločanja.

Po raziskavi »Rewriting the rules for the digital age 2017 Deloitte Global Human Capital Trends« je 90 odstotkov ameriških podjetij z od 1.001 do 10.000 zaposlenih postavilo oblikovanje organizacije prihodnosti kot najpomembnejšo težnjo na polju upravljanja s človeškim kapitalom. Gre za željo po aktivni izgradnji organizacijskega ekosistema in omrežij, kjer igra glavno vlogo agilnost. S takšno organizacijo želijo podjetja nadomestiti strukturalne hierarhije z mrežami ekip, vedno pripravljenih na akcijo.

»Digitalizacija odpira prostor za ne slutene izboljšave v poslovanju. Podjetja namreč prav ob hitrem tehnološkem razvoju spoznavajo, da je njihova ključna vrednost v kadrih in ne več v opremi. Če je industrija 4.0 danes osredotočena na digitalizacijo in povezovanje sistemov ter analiziranje velike količine podatkov, napovedovanje in uporabo umetne inteligence, se v konceptih industrije 5.0 v ospredje postavlja človek, ki ustvarja razliko s svojo kreativnostjo,« je razložil mag. Domen Ocepek, produktni vodja v podjetju Kopa, d. d.

Kot vidi Ocepek, pri digitalizaciji kadrovske službe ne gre samo za zamenjavo papirnih dokumentov z elektronskimi, temveč za povezovanje, komunikacijo in sodelovanje, ki vključuje  tako zaposlene kot njihove vodje, kadrovsko službo in druge oddelke. Za organizacije prihodnosti je namreč pomembno, da delujejo kot okrepljena omrežja,  s koordinirano kulturo, informacijskimi sistemi in mobilnostjo talentov.

Problematična birokracija zmanjšuje produktivnost

Številni ročni delovni postopki, delne informacijske rešitve, uporaba papirnih dokumentov in potreba po fizični prisotnosti, v večjih organizacijah slika kadrovsko službo pri zaposlenih kot starodoben urad namesto kot napreden oddelek, ki poganja strategijo in razvoj podjetja. Vendar ne gre le za podobo zbirokratizirane organizacije temveč za problem, ki zmanjšuje produktivnost in onemogoča razvoj na različnih področjih: 

1. Kadrovska služba porabi preveč časa za rutinska opravila, ki nimajo dodane vrednosti. Zmanjkuje časa za načrtovanje, spremljanje, usmerjanje ter razvoj kadrov, vodenje talentov, obvladovanje kompetenc ter ocenjevanje s prenosom ocen v mehanizme nagrajevanja in motiviranja zaposlenih.

2. Papirni dokumenti ovirajo in upočasnijo procese, dokumenti se izgubljajo, informacije niso usklajene, vsaka služba ima svoj pogled na kadrovsko problematiko, podatke je težko analizirati.

3. Zaposleni, ki delajo v več izmenah, težko pridejo do kadrovske službe. V primeru dovoljenega odhoda z delovnega mesta se zmanjša njihova realizacija, v nasprotnem primeru pa so za opravke v kadrovski službi prisiljeni koristiti svoj prosti čas, kar se lahko odrazi kot nezadovoljstvo.

4. Vedno več mobilnih delavcev dela na oddaljenih lokacijah in od doma, zato se morajo zaposleni zaradi opravkov v kadrovski službi posebej voziti v podjetje, pri čemer jim nastajajo dodatni stroški in izgubljajo čas.

Ni odgovorov na pričakovanja nove generacije

Nove generacije, ki prihajajo danes v službo, imajo visoka pričakovanja glede tehnologije, ki jim bo na voljo na delovnem mestu. Te generacije predstavljajo mladi zaposleni, ki so zrasli s Facebook-om, Instagramom, Twitter-jem, eAsistentom, eBančništvom in še bi lahko naštevali. Predstavljajo si, da podjetja uporabljajo najsodobnejše informacijske sisteme in tehnologije. Prizemljitev, ki jo doživijo že v prvih dneh službovanja, je pri marsikomu povod za razmišljanje o zamenjavi delodajalca – predvsem pri tistih z visoko stopnjo informacijske in digitalne pismenosti.

»Dejansko so posamezniki bistveno bolj dovzetni za nove tehnologije, kot poslovna okolja, kamor pridejo delat,« je povedal Ocepek. »Poleg tega si mladi želijo, da bi v službi komunicirali na enak način kot v zasebnem življenju. Pravzaprav je njihovo povezovanje in vključevanje močno odvisno od možnosti uporabe sodobnih digitalnih storitev.«

Premoščanje teh razlik je že danes, v bližnji prihodnosti pa bo še toliko bolj, ena ključnih nalog, da bodo organizacije pritegnile oziroma zadržale dobre kadre. Kadrovske zadeve s povezanimi postopki predstavljajo zaposlenim enega od pomembnih kanalov komunikacije s podjetjem in je zato med prvimi, ki ga je smiselno digitalizirati. Birokratska kadrovska, kjer se morajo zaposleni osebno zglašati in izpolnjevati papirne obrazce ter podpisovati različne (ne)pomembne dokumente je pravcata klofuta za generacijo Y.

Kadrovsko ozaveščena podjetja že vlagajo v nove koncepte vključevanja

Že kar nekaj slovenskih podjetij uporablja v kadrovski službi osebni portal, ki zaposlenim ponudi samopostrežne informacije iz HR sistema. Zaposleni po portalu komunicirajo s kadrovsko službo, urejajo svoje podatke ter pridobivajo dokumente iz svoje personalne mape. Z uvedbo te rešitve so v kadrovski službi zmanjšali čas za operativna opravila ter zmanjšali možnost človeških napak. Zaposleni sami uresničujejo želje, kako in kdaj bodo upravljali s svojimi podatki, ki so jim 24/7 dostopni na portalu.

Na portal se prenašajo dejavnosti, ki se izvajajo znotraj kadrovskega sistema, na primer zapisi iz letnih oz. periodičnih razgovorov, tako da lahko zaposlenci kadar koli vidijo svoje cilje, naloge in uspešnost. Hkrati imajo na voljo tudi podatke o dopustih, delovni dobi, spremljajo stanje zdravniških pregledov, varstva pri delu, izobraževanj in usposabljanj. S pomočjo osebnega portala lahko podjetje podpre izpeljavo 360° modela povratnih informacij ter tako pridobi vzvode za  razvoj kadrov, vodenje talentov in obvladovanje kompetenc. Portal omogoča tudi izpolnjevanje anket o zadovoljstvu zaposlenih ter ostalih anket iz katerih vodstvo pridobi povratne informacije strateškega pomena. 

Portal poleg naštetega omogoča tudi pošiljanje plačilnih list, odločb o dodelitvi letnega dopusta ter drugih kadrovskih vsebin po elektronski pošti obenem pa zaposleni do svojih dokumentov in podatkov varno dostopajo prek informacijskih kioskov, kjer lahko dokumente tudi natisnejo. 

Kadrovski portal je korak k učinkovitejši organizaciji prihodnosti

Digitalne rešitve, kot je osebni portal, podjetjem odpirajo nove priložnosti in prihranke. S tem, ko se zmanjša količina papirnih dokumentov in prihrani čas za njihovo razpošiljanje, na primer plačilnih kuvert, večja podjetja letno prihranijo tudi do nekaj tisoč evrov ter vzpostavijo dober pregled nad dokumenti. Pri tem nikakor ne smemo pozabiti na družbeno odgovornost podjetja. Družbeno odgovorna podjetja so tista, ki znajo prevzeti odgovornost do naravnega okolja, saj se zavedajo dejstva, da bodo v prihodnosti dolgoročno uspešna le, če se bodo posluževala takih modelov poslovanja, ki bodo prinašali zniževanje stroškov in hkrati zmanjševali škodljive vplive na okolje.

V kadrovskih službah, kjer nimajo digitaliziranih procesov, lahko zaposleni s pridobivanjem podatkov od zaposlenih, obveščanjem ter odgovarjanjem na vsakodnevna vprašanja, kot je število dni dopusta, tiskanjem ovojnic in ostalih dokumentov za različne potrebe zaposlenih, porabijo celo tretjino delovnega časa. Ta čas bi lahko porabili za pomoč pri razvoju kompetenc, še posebej digitalnih in tistih, ki spodbujajo ustvarjalnost, ki bo ključni člen industrije 5.0.