Intervju

Kako boste po novem beležili odmore in čas dela od doma?

Čas branja 7 min

V septembru 2023 je začela veljati novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti, ki prinaša pomembne spremembe pri vodenju evidenc o izrabi delovnega časa. V praksi jo boste v podjetjih morali pričeti izvajati 20. novembra 2023. O novostih, ki jih prinaša novela zakona in morebitnih zahtevah, ki bi jih lahko hitro prezrli ali napačno razumeli, smo se pogovarjali s pravnico Ano Strmšnik Ovčar iz TeamaConsulting, kjer so specializirani za kadrovske postopke in delovnopravno zakonodajo.

Novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti predstavlja pomemben korak naprej pri urejanju področja delovnega časa in uporabe odmorov. Sodobne delovne prakse zahtevajo večjo fleksibilnost in prilagodljivost, še posebej v luči hibridnega dela in dela od doma. Nova zakonodaja prinaša jasnejša pravila, ki omogočajo boljše usklajevanje med zaposlenimi in delodajalci ter zagotavljajo večjo transparentnost in enakost na področju delovnega časa.

Katere so bistvene nove zahteve na področju vodenja delovnega časa?

Novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV-A), ki se bo pričela uporabljati 20. novembra 2023, spreminja in dopolnjuje določbe, ki se nanašajo na področje vodenja evidenc o izrabi delovnega časa. 

Nova zakonodaja prinaša jasnejša pravila, ki omogočajo boljše usklajevanje med zaposlenimi in delodajalci ter zagotavljajo večjo transparentnost in enakost na področju delovnega časa.

Evidenca o izrabi delovnega časa je sicer ena izmed štirih obveznih evidenc, ki jih mora voditi vsak delodajalec, vodenje pa je obvezno od leta 2006. Področje se sedaj po 17 letih prvič dopolnjuje. Poglavitne spremembe in dopolnitve, ki jih prinaša ZEPDSV-A so naslednje:

Zakaj je spremljanje delovnega časa delavcev izjemnega pomena za zakonite evidence?

Beleženje podatkov o izrabi delovnega časa je namenjeno kontroli spoštovanja zavezujočih pravnih norm, ki urejajo področje delovnega časa. Evidence o izrabi delovnega časa so posledično prvi pokazatelj, v kolikšni meri so norme spoštovane in ali so zaposlenim zagotovljene vse pravice, vezane na delovni čas, odmore in počitke. 

Urejen način organizacije delovnega časa pa je poglavitnega pomena za zagotavljanje zdravja in varnosti zaposlenih (preprečitev prekomerne obremenitve zaposlenih, možnost za regeneracijo in počitek ipd.). 

Kako je po novem z beleženjem odmorov za malico, na kaj morajo biti delodajalci pozorni?

Beleženje izrabe in obsega izrabe odmora med delovnim časom je ena izmed novosti, ki jo prinaša ZEPDSV-A in je v praksi požela nemalo burnih odzivov, predvsem zaradi t.i. dodatne administrativne obremenitve delodajalcev in zaposlenih. 

Pri tem se izpostavlja, da je pravica do odmora med delovnim časom zakonska pravica zaposlenih, ki se ji ni mogoče odpovedati, sodi pa v okvir ukrepov varovanja zdravja in varnosti zaposlenih pri delu. Namen koriščenja odmora med delovnim časom je namreč v vzdrževanju in obnovitvi psihofizičnih sposobnosti zaposlenih med opravljanjem dnevne delovne obveze. Za dejansko realizacijo in možnost koriščenja odmora mora poskrbeti delodajalec, kar pomeni, da je dolžan organizirati delovni proces na način, da lahko zaposleni odmor tudi dejansko izkoristi. 

Beleženje izrabe in obsega izrabe odmora med delovnim časom je ena izmed novosti, ki jo prinaša ZEPDSV-A in je v praksi požela nemalo burnih odzivov, predvsem zaradi t.i. dodatne administrativne obremenitve delodajalcev in zaposlenih. 

Delodajalci bodo po novem morali poskrbeti, da bosta izraba in obseg izrabe odmora vpisana v evidenco o izrabi delovnega časa. Poskrbeti pa je seveda potrebno tudi, da so upoštevana pravila, ki jih glede odmora med delovnim časom določa ZDR-1. Predvsem se izpostavlja pravilo sorazmernosti in pravica do daljšega odmora, če zaposleni dela več kot 8 ur na dan.

Čemu služi vpogled zaposlenih v evidenco o izrabi delovnega časa?

S pravico do tedenskega vpogleda v evidenco o izrabi delovnega časa bodo zaposleni lahko preverjali, ali evidence izkazujejo dejansko stanje glede opravljenih ur in ali morebiti delodajalec evidence prireja po svoje. Delodajalci bodo prav tako morali svoje zaposlene pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, in sicer najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. 

Namen obveščanja je prav tako v možnosti zaposlenih, da preverijo pravilnost vpisanih podatkov in preverijo pravilnost obračuna opravljenih ur - predvsem ali so jim obračunani vsi dodatki za delo v manj ugodnem delovnem času ipd. Delodajalci bodo torej morali delavcem mesečno, poleg pisnega obračuna plače, hkrati izdati tudi obvestilo o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa. 

V primeru, da je pri delodajalcu vzpostavljen elektronski način evidentiranja delovnega časa, se bo štelo, da je obveznost izpolnjena, če bo delavcem zagotovljen neposredni dostop do evidenc o izrabi delovnega časa. 

Katere so pogoste napake pri vodenju delovnega časa in kako jih enostavno odpraviti?

Najpogostejše napake so povezane že z nepravilno organizacijo delovnega časa in nespoštovanjem zavezujočih norm, ki urejajo delovni čas (ZDR-1, kolektivne pogodbe, področni zakoni). Enostavnih rešitev ni, saj morajo delodajalci najprej poskrbeti za spoštovanje zavezujočih pravil delovnega časa.

Predvsem se izpostavlja pravilo sorazmernosti in pravica do daljšega odmora, če zaposleni dela več kot 8 ur na dan.

Kako pa po novem obravnavati nadure?

Kar se tiče evidentiranja nadurnega dela, ZEPDSV-A ne prinaša sprememb, saj je število opravljenih ur v času nadurnega dela potrebno v evidenco o izrabi delovnega časa vpisovati že sedaj. 

Zakaj nedorečena pravila gibljivega delovnega časa, denimo pri delu od doma, predstavljajo za delodajalca visoko tveganje? Kakšne so sankcije? 

V praksi se pojavljajo želje in potrebe po bolj fleksibilnih oblikah organizacije delovnega časa, vendar te oblike delovnega časa še niso pravno povsem regulirane. Neustrezni pristop pa pogosto vodi v kršitve zakonsko določenih standardov in omejitev delovnega časa, od katerih sicer ni dovoljeno odstopati. 

Fleksibilne oblike organizacije delovnega časa - denimo možnost premičnega delovnega časa - nimajo podlage v ZDR-1, podrobnejših pravil pa v večini ne vsebujejo niti kolektivne pogodbe, ki to obliko delovnega časa omogočajo. 

Če konkretna pravila na interni ravni niso vzpostavljena, lahko prihaja do:

Kljub temu, da denimo premični delovni čas za zaposlene predstavlja neko dodatno ugodnost, mora delodajalec poskrbeti, da teče znotraj zakonskih okvirjev delovnega časa. 

Kako je z vodenjem evidence delovnega časa za študente, honorarne sodelavce, samostojne podjetnike kot izvajalce storitev in druge oblike, ko ne gre za redno delovno razmerje?

ZEPDSV-A je definiciji delavca dodal nekaj elementov, na podlagi katerih se potem presoja, ali je za določeno osebo potrebno voditi evidenco o izrabi delovnega časa ali ne. Vodenje evidenc je v prvi vrsti seveda obvezno za vse osebe, ki so v delovnem razmerju pri delodajalcu na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi. 

Delodajalci bodo morali svoje zaposlene pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, in sicer najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. 

Dodatno pa je potrebno evidenco voditi še za osebe, ki pri delodajalcu delo opravljajo na kakšni drugi pravni podlagi. Sem sodi tudi začasno in občasno delo dijakov in študentov, upokojencev, delo preko avtorske pogodbe, podjemne pogodbe ipd. 

A to velja le v primerih, če ta oseba delo opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa pri delodajalcu. 

Vodenje evidence o izrabi delovnega časa je torej obvezno za vse osebe, ki z delodajalcem sodelujejo na drugih pravnih podlagah in izpolnjujejo navedena dodatna pogoja. 

Oznake:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije