HRM

Kako digitalizacija spreminja upravljanje zaposlenih

Čas branja 13 min

Digitalizacija in digitalna transformacija sta v zadnjih letih glavni veliki tehnološki in organizacijski spremembi v poslovanju podjetij v širokem spektru industrijskih sektorjev od gostinstva do zdravstva. Ti novosti nista le preoblikovali načinov poslovanja podjetij, ampak tudi temeljito spremenili strukturo njihovih internih oddelkov, vključno s kadrovskimi. Vsa podjetja, ne glede na industrijo, v kateri delujejo, se soočajo z enakimi izzivi in priložnostmi, ko gre za upravljanje človeških virov.

Izvedeli boste:
Kako digitalizacija preoblikuje tradicionalne HR procese in povečuje organizacijsko učinkovitost?
Kateri so ključni izzivi in prednosti uporabe oblačnih storitev za kadrovske oddelke?
Kako umetna inteligenca in avtomatizacija izboljšujeta kadrovske postopke ter prispevata k boljši izkušnji zaposlenih?

Od papirja do digitalne učinkovitosti v HR

Z leti se je tradicionalno ročno upravljanje podatkov o zaposlenih transformiralo z uvedbo digitalne tehnologije. Kjer so se včasih množice dokumentov kopičile le v arhivih, je danes digitalno shranjevanje postalo norma. Tradicionalni pristopi, ki so zahtevali obsežno papirno dokumentacijo in so bili pogosto podvrženi napakam, so zdaj nadomeščeni z učinkovitejšimi metodami, ki zahtevajo manj napora. 

Fizično poslovanje in shranjevanje dokumentov ni več tako razširjeno, zahteva pa skrbno organizirane prostore z nadzorovanimi klimatskimi razmerami ter ustreznimi varnostnimi ukrepi, kot so protipožarni sistemi in zaščita pred vlago, ter nepooblaščenim dostopom. Namesto tega je zdaj poudarek na sistematični organizaciji dokumentov v digitalni obliki, ki omogoča jasno klasifikacijo, enostaven dostop in hitro iskanje. To ne le povečuje organizacijsko učinkovitost, ampak tudi zmanjšuje potrebo po fizičnem prostoru.

Srednja in velika podjetja sprejemajo oblačne storitve za stroškovno učinkovito upravljanje podatkov, kar omogoča boljšo dostopnost in varnost.

Podjetja se lahko odločijo za samostojno hrambo dokumentov ali pa sodelujejo s specializiranimi ponudniki, ki nudijo profesionalno upravljanje dokumentov in zagotavljajo skladnost z zakonodajo. S tem se še dodatno optimizira postopek upravljanja dokumentov, kar pripomore k bolj gladkemu delovanju podjetja v digitalni dobi.

Digitalizacija v oblaku – prihodnost podjetij 

V srednjih in velikih podjetjih kadrovski oddelki vedo, da so digitalizirani postopki ključ do učinkovitega delovanja. 

Do leta 2023 smo bili priča množičnemu prehodu na digitalne tehnologije, še posebno na računalništvo v oblaku. To ponuja stroškovno učinkovito alternativo za podjetja, ki želijo preseči omejitve gradnje lastnih sistemov od začetka.

Slika je simbolična. Foto: Freepik

Uporaba oblačnih storitve se izkaže za privlačno možnost v primerjavi s tradicionalnim pristopom, kjer se vse komponente nahajajo in upravljajo lokalno. Oblačne tehnologije prinašajo otipljive koristi, kot je zmanjšanje začetnih kapitalskih naložb. Podjetja se lahko namreč izognejo visokim stroškom nakupa opreme, saj stroške prilagodijo dejanski porabi, plačujejo pa samo za storitve, ki jih resnično potrebujejo.

Poleg tega oblačne storitve odpravljajo potrebo po samostojnih tehnoloških nadgradnjah, kar pomeni, da lahko podjetja svojo pozornost usmerijo v osnovno dejavnost brez skrbi za posodobitve infrastrukture. Oblačna infrastruktura prav tako podpira hitro prilagodljivost, hitro odzivnost, kar je izjemno pomembno za delovanje sistema.

Za podjetja, v katerih zaposleni delajo oddaljeno ali na več lokacijah, oblačne storitve zagotavljajo neprekinjen dostop do aplikacij in podatkov po internetni povezavi. To izboljšuje mobilnost in dostopnost. Varnostne funkcije prav tako igrajo pomembno vlogo pri zmanjševanju tveganja izgube podatkov in izboljšanju varnosti.

Upravljanje IT okolja v oblaku je običajno preprostejše in zmanjšuje tehnične obremenitve podjetij, kar omogoča lažje vzdrževanje in nadzor nad operacijami. Zaradi teh prednosti se številna podjetja odločajo za prehod na oblačne storitve, ki znatno izboljšajo njihovo operativno učinkovitost.

Kdaj v digitalno preobrazbo

Čas za digitalno preobrazbo je kadarkoli, ko podjetje resnično zazna potrebo po izboljšavah v poslovanju. Razlogi za vpeljavo digitalne transformacije v kadrovsko funkcijo so različni, a glavno vodilo ostaja, da se transformacija opravi takrat, ko obeta poslovne koristi. Za njeno uspešno izvedbo je bistveno, da podjetje že ima uveljavljen sistem za upravljanje kadrovskih informacij in da so zaposleni že vajeni digitalnega upravljanja podatkov, kar olajša prehod na novo programsko opremo. V tem procesu igra pomembno vlogo kadrovski oddelek, pomembna pa je tudi podpora oddelka za IT.

Ni smiselno, da se podjetje poda na finančno zahtevno pot digitalne transformacije samo zato, da bi sledilo trenutnim trendom. Treba je imeti jasen in določen cilj, saj ni dovolj, da je ta zgolj modernizacija. Bistvenega pomena je, da podjetje temeljito razume razloge za svojo odločitev.

Ob globalni problematiki nezavzetosti zaposlenih kadrovski strokovnjaki nenehno raziskujejo nove načine za motiviranje svojih ekip. Digitalne inovacije ponujajo sveže možnosti za izboljšanje kadrovskih procesov in spodbujanje zavzetosti zaposlenih.

Preoblikovanje kadrovskih procesov s tehnologijo

Preoblikovanje kadrovskih služb lahko služi kot katalizator kreativnosti in prispeva k iskanju svežih pristopov pri upravljanju zaposlenih. Naj tu omenimo kadrovske inovacije in avtomatizacije v kadrovskih procesih.

Oznake:

Več v kategoriji HRM

Več člankov iz te kategorije