Vodenje

Kako s tehnologijo obrniti čas sebi v prid?

Čas branja 11 min

Tehnologija je eden najboljših vzvodov za povečanje produktivnosti. Vendar je tehnologija lahko zelo dvorezen meč, tako kot vsako orodje. Ob ognju se lahko v zimskih dneh pogrejemo, lahko pa se tudi zelo grdo opečemo. S kladivom lahko zabijemo žebelj ali se udarimo po prstih. Nič drugače ni s tehnološkimi orodji in aplikacijami za produktivnost. Te nam lahko pomagajo skokovito izboljšati osebno, timsko ali organizacijsko produktivnost, lahko pa dosežemo ravno obraten učinek. Poglejmo si, kako tehnologijo na pameten način obrniti sebi v prid na področju produktivnosti.

Začnimo s praktičnim primerom. Tone vodi srednje veliko podjetje, z nekaj več kot 70 zaposlenimi. Na telefonu ima naloženih več kot 100 aplikacij, med katerimi je kar šest različnih pogovornih aplikacij, tri različne aplikacije za listo opravil, dve beležnici in dva dokumentna sistema v oblaku. Na srečo ima vsaj samo en poštni predal. Ko se zjutraj zbudi in prižge telefon, na zaslonu najde polno sporočil in opozoril. Tako porabi svojo najbolj dragoceno jutranjo mentalno energijo za sprehajanje med aplikacijami in ugotavljanjem kaj je kje. Na njegovem računalniku ni nič drugače. Datoteke, informacije in sporočila so razpršeni med številnimi aplikacijami, brez resne organizacije ali vrstnega reda.

Tone skuša čim prej preplavati morje aplikacij in informacij, predvsem zato, da si sestavi sliko o aktualnem dogajanju v podjetju. Vendar si to sliko težko ustvari. Ključni podatki, kot je kdo so prisotni na delovnem mestu in kdo ne, katere so glavne prioritete za delovni dan, na enem mestu zbrani zapisniki za prvi jutranji sestanek ipd. so razpršeni na številnih koncih, če ne izgubljeni. Kako naj Tone preseka s to slabo prakso in začne obvladovati tehnologijo in ne obratno, saj ne trpi samo njegova produktivnost, ampak po vsej verjetnosti produktivnost prav vseh zaposlenih v podjetju.

S kladivom lahko zabijemo žebelj ali se udarimo po prstih. Nič drugače ni s tehnološkimi orodji in aplikacijami za produktivnost.

Najprej, ob vsaki izbiri orodja je pomembno, da izberemo najbolj primerno orodje za izbrano nalogo, znamo orodje spretno uporabljati in smo pri njegovi uporabi dosledni in vztrajni. Nič drugače ni pri aplikacijah za produktivnost. Če želimo, da te dejansko pripomorejo k produktivnosti, moramo izbrati pravi nabor aplikacij, se uporabo teh dodobra priučiti in jih potem predvsem dosledno uporabljati. Stalno moramo imeti pred očmi »Amara law«,1 ki pravi: Kratkoročno tipično precenjujemo učinek nove tehnologije, a na dolgi rok njen učinek podcenjujemo.

Najpogostejša napaka, ki lahko vodi v obratni učinek od zaželenega z vidika produktivnosti je, da imamo preveč aplikacij. V poplavi možnosti, priporočil in tega, kaj uporabljajo drugi lahko hitro in hkrati naložimo celo mavrico rešitev, ki vsiljivo utripajo na zaslonih, nas neprestano opominjajo in prekinjajo delovni tok. Že nenehno prehajanje iz ene na drugo aplikacijo (z enakim namenom) lahko postane hitro utrujajoče. Torej zgolj dosledna uporaba nekaj ključnih aplikacij vodi k povečanju produktivnosti.

Kratkoročno tipično precenjujemo učinek nove tehnologije, a na dolgi rok njen učinek podcenjujemo.

V grobem poznamo sedem osnovnih kategorij poslovnih aplikacij za povečanje individualne, timske in organizacijske produktivnosti, ki jih je smotrno uporabljati. Pri tem je zaželeno, da znotraj vsake kategorije najdemo aplikacijo, ki nam najbolj ustreza (glede na funkcionalnosti, uporabniško izkušnjo, ceno ipd.) oziroma je najbolj primerna za vrsto dela v podjetju. Občasno je seveda nujno, da uporabimo tudi druge aplikacije ali dodatne aplikacije, sploh ko sodelujemo z drugimi organizacijami, vendar naj bo to občasno. Osnovno vodilo pri izbiri orodij naj vedno bo, manj je več.

Glavne kategorije poslovnih aplikacij na področju produktivnosti so:

  1. Koledar,
  2. seznam opravil / Orodje za projektno vodenje,
  3. beležnica / Orodje za upravljanje z znanjem,
  4. orodje za beleženje porabe časa,
  5. skupinsko upravljanje z dokumenti,
  6. orodje za komuniciranje (tekstovno, video),
  7. orodje za evidenco delovnega časa.

Tri temeljna orodja na področju osebne organiziranosti so koledar, seznam opravil oz. orodje za projektno vodenje ter beležnica.


Številka:

Več v kategoriji Vodenje

Več člankov iz te kategorije