Kadrovska ekipa podjetja Nomago je postala HR ekipa leta med velikimi podjetji. V zadnjem obdobju so uspešno zaključili vključitev kar enajstih podjetij in izvedli številne projekte za izboljšanje kadrovskih procesov. O vsem tem smo se pogovorjali z Natašo Pirc Kovačič, njihovo vodjo kadrovske ekipe.

Komisija izbora HR ekipa leta je v svoji umeteljitvi, zakaj si HR ekipa podjetja Nomago zasluži prestižni naziv utemeljila takole: “Nomago je uspešno zaključil vključitev kar enajstih podjetij, pri čemer so beležili izjemno nizko fluktuacijo. V zadnjem letu so zaposlili 120 novih sodelavcev in obenem zmanjšali fluktuacijo za 2 odstotni točki. Uspešno digitalizirajo kadrovske procese, saj so v zadnjem letu nadgradili kadrovski kontroling z uporabo BI analiz, razširili področje podpore kadrovskega informacijskega sistema in uvedli elektronsko podpisovanje kadrovskih dokumentov.  Izvedli so številne projekte za izboljšanje procesov onboardinga, mentorstva in izobraževanja ter varstva pri delu. Podjetje Nomago veliko pozornosti namenja tudi uspešnemu vključevanju voznikov iz tujih držav v kolektive posameznih poslovnih enot.”

HR ekipa Nomago.

Kakšno potrditev za vas pomeni, da ste postali HR ekipa v teh dinamičnih časih nenehnih sprememb in polnih izzivov za kadrovike? 

Da smo postali HR ekipa leta, je za naš oddelek potrditev za dobro delo in priznanje za ustvarjanje odličnega delovnega okolja za vse naše sodelavce. Vseh nalog se lotimo  predano in s ciljem, da jih uspešno izpeljemo do konca, naj bo to projekt, rekrutiranje novih zaposlenih, vpeljava novega orodja, izboljševanje procesov ali pa izvedba operativnih nalog. Imamo veliko izzivov. V časih, ko delovno okolje postaja vse bolj dinamično, obsežnejše in hitro spominjajoče, pa je še bolj pomembno, da  smo v ekipi dobro povezani, se med seboj motiviramo in pri odločitvah upoštevamo širšo sliko. 

S sodelavci in vodstvom imamo vzpostavljeno jasno, odprto in redno komunikacijo. Sodelavce informiramo o spremembah, novostih in strategiji organizacije, poslušamo njihova mnenja in skrbi ter nudimo podporo v stresnih situacijah, kar je ključnega pomena in olajša prilagajanje na zahtevne okoliščine. Kadrovske prakse prilagajmo glede na situacijo, saj v prvi vrsti želimo, da sodelavci sodelujejo pri uvajanju novosti in jih v naslednjih korakih sprejmejo v njihov vsakdan.

Kako ste pristopili k izzivu združevanja 11 različnih podjetij v eno? Katere strategije so se izkazale za najučinkovitejše pri zagotavljanju enotne organizacijske kulture in poenotenju kadrovskih procesov?

Združevanje različnih podjetij je zelo kompleksen in zahteven proces. Vsi, ki so sodelovali v procesu združevanja, so morali razumeti, da ne gre zgolj za združevanje bilanc, temveč za povezovanje različnih kultur. V Nomagu smo se zavedali, da bodo združitve in vključevanje novih podjetij v skupino lahko uspešne zgolj, če bodo zaposleni to sprejeli in seznanjeni z vsemi ključnimi aspekti. 

Kadrovske prakse prilagajmo glede na situacijo, saj v prvi vrsti želimo, da sodelavci sodelujejo pri uvajanju novosti in jih v naslednjih korakih sprejmejo v njihov vsakdan.

Pred priključitvijo vsakega novega podjetja, smo izvedli monitoring procesov posameznega podjetja in na novo podjetje prenesli dobre prakse. Seveda pa je šlo tudi v obratni smeri, saj je marsikatero pripojeno podjetje imelo oblikovane rešitve, ki smo jih nato vključili v zgodbo Nomaga.  

Transparentna komunikacija v vseh fazah združevanja, omogočanje zaposlenim za postavljanje vprašanj ter morebitnih skrbi, prilagajanje organizacijske strukture, identifikacija  talentov in sprotno ter hitro odpravljanje težav so se izkazali kot nujni ukrepi, da smo lahko vse faze izpeljali v skladu z začrtanimi cilji.  V samem procesu  združevanja smo imeli minimalno fluktuacijo zaposlenih, saj smo z omenjenimi ukrepi zaposlene prepričali v skupno vizijo, strategijo in vrednote novega podjetja, v katerem so vsi dobili možnost za nadaljnji razvoj in predvsem varnost zaposlitve.  

Kako ste izvedli prvo ocenjevanje organizacijske klime in kako so rezultati vplivali na nadaljnje kadrovske strategije? Katere ukrepe ste uvedli na podlagi pridobljenih povratnih informacij?

Leta 2023 smo prvič izvedli merjenje organizacijske klime. Zaposlene smo predhodno seznanili z namenom merjenja in kako bodo rezultati prispevali k nadaljnjim aktivnostim na področju ravnanja z zaposlenimi. Vprašalnik je izpolnilo več kot 60 % zaposlenih. 

Zaposlene smo razdelili v 4 skupine: 

Vsaka skupina ima namreč določene specifike in prilagojene kadrovske prakse. Zaposleni v vseh štirih skupinah so zelo dobro ocenili področje motiviranosti, pripadnosti, reševanja problemov in prevzemanje odgovornosti. 

Vsi, ki so sodelovali v procesu združevanja, so morali razumeti, da ne gre zgolj za združevanje bilanc, temveč za povezovanje različnih kultur.

Merili smo tudi zadovoljstvo z delom. Najvišje ocenjene kategorije so bile visoko zadovoljstvo s samostojnostjo pri delu, neposredno nadrejenimi in sodelavci. 

Identificirali pa smo tudi tri nižje ocenjene kategorije: informiranost, hitrost sprememb in sistem napredovanja ter oblikovali plan aktivnosti za izboljšanje teh področij. 

Med ukrepe boljše informiranosti spadajo:

Komunikacijo smo glede na njihove specifične potrebe, interese, funkcije in lokacije prilagodili posameznim skupinam. Z vodji izvajamo redne sestanke, kjer jim dodatno pojasnimo določene ukrepe in spremembe, da lahko opolnomočeno komunicirajo naprej s sodelavci. V uvajanje sprememb vključujemo vodje in predhodno preverjamo specifike določenih okolij in skupin. Sistem napredovanja izboljšujemo z jasnimi in merljivimi merili, uvajanjem objektivnih kazalnikov, razvojnimi kariernimi načrti, programi usposabljanja in mentorstvi, zastavljeni cilji pa so vedno povezani s strategijo podjetja. 

Redno pregledujemo in evalviramo sistem napredovanja, spremljamo povratne informacije zaposlenih ter spremembe formaliziramo v pravilnikih. Izboljšanje sistema napredovanja zaposlenih je ključnega pomena za ohranjanje motivacije, angažiranosti in produktivnosti zaposlenih v organizaciji.

Kakšne inovacije ste uvedli v zadnjem letu, ki so bile posebej prilagojene za voznike in ostale zaposlene v Nomagu? Kako te inovacije prispevajo k izboljšanju delovnih procesov in zadovoljstva zaposlenih?

Med najbolj pomembne inovacije na kadrovskem področju spadajo:

Voznikom vedno več storitev omogočimo prek mobilnega telefona (delovni nalogi, dokumentacija, zahtevki, obveščanje). BI analitika in poročila skrajšujejo cikle odločanja, spodbujajo k hitrejšemu reševanju izzivov in razvoju novih rešitev.

Izboljšanje sistema napredovanja zaposlenih je ključnega pomena za ohranjanje motivacije, angažiranosti in produktivnosti zaposlenih v organizaciji.

Vse te inovacije nam pomagajo pri avtomatizaciji in pospešitvi procesov ter učinkovitejšemu upravljanju HR dejavnosti. To pomeni več časa in energije za neposreden stik z zaposlenimi in osredotočanje na strateške naloge, ki vplivajo na dolgoročno uspešnost zaposlenih.

Glede na specifične delovne pogoje in višje število starejših voznikov, kakšne preventivne ukrepe ste uvedli za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu? Kako se rezultati tega odražajo v samem delovnem okolju in med zaposlenimi?

Vsako leto izvedemo evalvacijo prejšnjega leta glede izpeljanih aktivnosti na področju promocije zdravja in pregledamo določene kadrovske kazalnike s področja varnosti in zdravja pri delu. V to sodijo stopnja bolniške odsotnosti, stopnja poškodb pri delu, udeležba zaposlenih v programih zdravja in varnosti pri delu, uspešnost programov, analiza zdravniških pregledov, razmerje med stroški za zdravje in celotnimi stroški dela, gibanje povprečna starosti zaposlenih in zadovoljstvo z delom. 

Na podlagi analiz smo za letos oblikovali plan aktivnosti, ki vključuje ukrepe in aktivnosti, s katerimi dosegamo pozitivne kazalnike. Nadaljevali bomo z izobraževalnimi vsebinami (zdrava hrbtenica in gibala, izzivi srednjih let, prehrana mobilnih delavcev), izvedli dodatne ergonomske prilagoditve delovnih mest, spodbujali telesne aktivnosti med starejšimi zaposlenimi v okviru programov Športnega društva Nomago, povečali dodatno svetovanje s strani medicine dela ter financiranje s hitrejšim dostopom do specialistov za določena zdravstvena področja.

Zaradi pomanjkanja ustreznega kadra ste pričeli zaposlovati tudi tujce iz tretjih držav. Kakšni so bili glavni izzivi pri zaposlovanju in integraciji voznikov tujcev ter kako ste jih naslovili? Kako ste zagotovili, da so se tujci hitro in učinkovito vključili v delovno okolje in kulturo podjetja?

Pri zaposlovanju tujcev iz sosednjih držav imamo že dolgoletne izkušnje, pri državljanih tretjih držav pa izkušnje pridobivamo predvsem s sodelovanjem s hčerinskim podjetjem na Hrvaškem. Na tem področju je še kar nekaj izzivov, kot so pravne omejitve, birokracija, jezikovna bariera, kulturne razlike, socialna integracija, predsodki, stroški, različne kvalifikacije, delovne izkušnje, izobraževanje in usposabljanje. 

Integracija voznikov tujcev zahteva sistematičen pristop, kjer je pomembno, da je predhodna faza v celoti izvedena še preden se nadaljuje naslednja. V Nomagu je celoten proces razdeljen v več faz: 

Uspešnost integracije merimo s trajanjem zaposlitve sodelavca iz tujine in merjenjem njegovega zadovoljstva z delom. Ključna vrednota v Nomagu je povezanost, ki jo izkazujemo tudi s spodbujanjem raznolikosti in medkulturnega razumevanja, saj verjamemo da bo to dolgoročno prispevalo k večji produktivnosti, zadovoljstvu zaposlenih in doseganju ciljev podjetja.

Kako lahko v dejavnosti, kot so prevozi, lahko omogočite fleksibilnejši delovni čas in kakšen vpliv ima to na zadovoljstvo in produktivnost zaposlenih? Kako še skrbite za pripadnost in zadržanje kadrov?

Delovni čas voznika sestavlja efektivni delovni čas, to je vožnja avtobusa in čakalne ure. Prisotnost voznika na delovnem mestu je običajno daljša od 8 ur, kar pomeni, da je učinkovito upravljanje odsotnosti pomemben faktor ohranjanja voznikovega zadovoljstva z delom. 

Pri planiranju linij, izvajanju različnih kombinacij različnih tipov voženj in pri planiranju razporeda sodeluje več oddelkov. Za voznika je najpomembnejše, da so njegove delovne naloge v bližini kraja bivanja, da lahko izvaja različne tipe voženj in odsotnost kombinira z zasebnimi obveznostmi. 

Avtomatizacija HR procesov pomeni več časa in energije za neposreden stik z zaposlenimi in osredotočanje na strateške naloge, ki vplivajo na dolgoročno uspešnost zaposlenih.

Nekateri vozniki raje vozijo redne ponavljajoče linije, drugi se raje odpravijo na daljše ture. Pomembno vlogo pri planiranju razporeda ima zato vodja poslovne enote, ki mora zelo dobro poznati usposobljenost voznikov, njihove interese in potrebe, da lahko z ustrezno organizacijo vpliva na stabilno izvajanje delovnih nalog. 

Trajnost, odgovornost, povezanost in predanost so vrednote, ki jih v Nomagu živimo z zgledi in priznanji. Ko se vrednote podjetja uskladijo z vrednotami posameznih sodelavcev, se poveča zavzetost, pripadnost in zmanjša fluktuacija. Kazalniki, ki jih na tem področju merimo v zadnjih letih, kažejo na pozitivne trende. Z doslednim uresničevanjem skupnih vrednot gradimo močno in stabilno organizacijsko kulturo, ki nas usmerja k uspehu in trajnostnemu razvoju podjetja.

Katere glavne prednosti je prinesla digitalizacija vaše kadrovske službe, in kako ste prepričali zaposlene v prednosti novih digitalnih orodij?

Glavne prednosti, ki jih je prinesla digitalizacija kadrovske službe, so vsekakor  možnost izvajanja vseh delovnih nalog z različnih lokacij dela, avtomatizacija rutinskih nalog, centralizacija kadrovskih podatkov, lažje iskanje informacij o zaposlenih, sledenje njihovim dosežkom in razvoju, hitrejša obdelava kadrovskih dokumentov, hitrejše odločanje in zaznavanje tveganj. 

Sodelavci v Nomagu se zavedajo, da je digitalna pismenost ključnega pomena za uspešnost in konkurenčnost v poslovnem in osebnem okolju. Zato se radi vključujejo v izobraževanja, razvijajo svoje digitalne veščine in podpirajo uvajanje novih orodij. 

V kadrovski službi prihranek časa, ki ga pridobimo z uporabo digitalnih orodij, usmerimo v izvajanje več obiskov sodelavcev na terenu, dodatne pogovore,  razvoj zaposlenih, samoizobraževanje, oblikovanje boljših strategij za zaposlovanje, iskanje novih kanalov za pridobivanje kadra, obiskovanje sejmov in stik s šolami. 

Kako aktivno promovirate poslanstvo vaše kadrovske funkcije, kakšno vidite njeno vlogo v prihodnje?

Poslanstvo kadrovske funkcije promoviramo tako znotraj kot zunaj podjetja. Z aktivnostmi, ki jih izvajamo v podjetju - svetovanje, sestanki, predstavitve, članki v Nomadu in na Intranetu, organizacija dogodkov, anketiranje, kadrovski projekti - želimo  vplivati na zavedanje zaposlenih o pomembnosti kadrovske službe ter njeni vlogi pri razvoju zaposlenih ter doseganju ciljev podjetja. 

Zunaj podjetja se udeležujemo kadrovskih sejmov, obiskujemo izobraževalne inštitucije in promoviramo poklice, ki jih potrebujemo v Nomagu. Pri izvajanju praktičnega izobraževanja z delom sodelujemo tudi z večjim številom šol, na različnih medijskih kanalih promoviramo poklic voznika, na socialnih omrežjih predstavljamo delo v Nomagu, …

V prihodnosti vidimo, da bo vloga kadrovske funkcije postala še bolj strateškega pomena, saj bo prevzela vodilno vlogo pri oblikovanju in izvajanju strategij zaposlovanja, razvoju zaposlenih, upravljanju uspešnosti, obvladovanju sprememb, spodbujanju raznolikosti, vključenosti različnih kultur ter ustvarjanju pozitivne delovne izkušnje za vse zaposlene.