Vedno obstaja še boljša verzija. Boljša verzija opravila, procesa, poti, načina, izdelka, storitve, odnosa, človeka. Ne za vsako ceno in ne na silo, vendar vedno s premislekom in potrebno naložbo v spremembo, v izboljšavo. Prvi pogoj pa je, da o tem nenehno razmišljamo in imamo motivacijo ter energijo − in čim manj ovir − za spremembe in izboljšave.

Naj razložim: govorim o izboljšavah v poslovanju vseh vrst organizacij, ki se pozna v boljših storitvah, izdelkih in procesih ter uporabniški izkušnji vseh deležnikov. Notranjih sodelavcev in kolegov ter zunanjih strank in partnerjev, ki naše storitve ter produkte uporabljajo in zanje posredno ali neposredno plačujejo. Kaj pa je »boljše«? To vprašanje po navadi sproži zelo dolge in intenzivne debate, predvsem ko se dotaknemo digitalizacije in trajnosti, ki ju bom tudi v tem prispevku držal kot rdečo nit - ker sta v Evropski uniji in na svetu eni najpomembnejših prioritet. Menim, da skoraj vsaka sprememba, ki na srednji in dolgi rok nedvomno prinaša izboljšave in koristi (pogosto tudi že dokazane na drugih trgih in organizacijah), na kratek rok povzroča odpor, ker se zdi, da je »lažje« delati stvari na star način, kot se naučiti novega način. Skoraj vedno je namreč na začetku bolj ali manj strma učna krivulja, ki v primerjavi z obstoječim stanjem, novost in izboljšavo dejansko postavlja v slabši položaj.

Z nekaj tveganja bom nanizal nekaj primerov - predvsem z namenom spodbujanja razmišljanja. Ko so se pojavile avtoceste, bi lahko nekdo rekel: »Joj, tukaj so zdaj nova avtocestna pravila in cestninske postaje, tega še ne znam, strah me je, grem raje po stari cesti«. Ko se je pojavil iPhone in ostali pametni telefoni, bi lahko nekdo rekel: »Joj, ni tipk in nek nov neznan uporabniški vmesnik je, tega še ne poznam, strah me je, bom raje ostal na starem Nokia telefonu.« Pojavile so se številne rešitve, ki nadomeščajo poslovanje z gotovino (Flik, mBills, Urbana parking, EasyPark …), ali nadomeščajo »poslovanje na okencu« (Paketomati, Petrol Na Poti, Cobiss naročanje in samostojna izposoja v knjižnicah, zVem …) in še vedno se najdejo številni, ki rečejo: »Joj, to je pa nekaj novega, tega pa še ne poznam in ne znam, bom raje uredil z gotovino ali stopil v vrsto pred okencem.« Kot rečeno, je to nekaj primerov z zavestnim namenom provokacije, da razmislimo o vseh novostih in izboljšavah, ki so se nam včasih zdele preveč nove, preveč neznane in smo imeli odpor - dokler jih nismo popolnoma osvojili, jih imamo za svojo novo resničnost in si ne predstavljamo več sveta brez njih. Premalo tudi razmišljamo o tem, da so vse novosti in izboljšave v preteklosti skupno pomembno prispevale k dvigu produktivnosti, dodane vrednosti in blaginje.

Kdo pa je odgovoren, da se ves čas razmišlja o spremembah in izboljšavah?

Direktor, šef, vodja? Zagotovo. Sam si niti ne predstavljam, da bi lahko kdor koli postal vodilni, če tega nima že »vgrajenega« v sebi. Bistveno bolj pomembno pa se mi zdi, da vodja ustvarja in neguje okolje, v katerem je vsem jasno, da je to zaželeno in nujno. Okolje, kjer vsak lahko in mora razmišljati, kako bi se lahko stvari še izboljšale. Okolje, kjer vsak lahko in mora spremljati trende, tehnologijo, najboljše prakse, ki bi potencialno lahko izboljšale opravila, storitve, izdelke, način dela ali celotno poslovanje. Okolje, kjer vsak lahko in mora predlagati ter pomagati razdelati in testirati možne izboljšave. Okolje, kjer lahko in mora vsak ves čas razvijati svoje veščine, da bo lahko pomembno prispeval k spremembam in izboljšavam. Zakaj? Zato, ker pač nismo več v 20. stoletju in je ta nova resničnost že nekaj časa. Ker smo tega navajeni kot uporabniki, prepogosto pa se nam zdi, da je v organizacijah to naloga vodstva in nekaterih specifičnih, razvojno naravnanih ekip in oddelkov. Pa ni. Že dolgo ne več.

Za konec pa bom opisal še en primer, ki se mi je zgodil malo pred pisanjem tega prispevka in je seveda vplival na smer razmišljanja - ki je sicer meni zelo blizu. V neko javno ustanovo sem šel urejat neko ne preveč komplicirano zadevo. Žal še vedno »osebno na okence«, čeprav tehnološko to nikakor ne bi bilo več treba, le da je točno ta postopek eden tistih redkih, ki še ni urejen elektronsko - sicer pa jih je že velika večina in to je vredno pohvale. Referentki Nataši (ime je spremenjeno) povem vse potrebne informacije in proti koncu postopka ji rečem: »Bi lahko prosim vse skupaj na mail, prosim nič tiskati ali pošiljati po pošti, mi ne poslujemo več s papirjem«. Takoj sva imela dva problema. Prvi problem je bil, da na okencu ni bilo tablice za elektronsko podpisovanje, ki jo ima že večina drugih »okenc« (Pošta, banke, zavarovalnice, upravne enote …) in zato sem se moral podpisati na papir. Drug problem pa je bil, da Nataša ni vedela - in niti ni razmišljala o tem - da se lahko sklepi pošiljajo tudi po eVročanju. Imamo dva delujoča sistema za eVročanje in kmalu bomo imeli dostop do eVročanja tudi vsi državljani po sistemu eUprave. To sem ji moral povedati jaz, medtem ko se ona vsak dan in ves dan ukvarja s temi procesi in je to njeno področje.

Tukaj ni vprašanje te ali one tehnološke rešitve. Niti ni vprašanje, ali je ta ali oni postopek že v celoti digitaliziran. Tukaj je vprašanje, zakaj Nataša ne razmišlja o tem? Zakaj se ne ukvarja z možnimi izboljšavami in rešitvami, ki pogosto že obstajajo in jih je le treba poznati, uvesti in uporabljati. Bistveno vprašanje pa je, kaj počne (ali ne počne) vodstvo te in vseh ostalih podobnih institucij, da bodo nekoč vse njihove Nataše razmišljale, raziskovale in delovale drugače, bolje, v smeri sprememb in izboljšav. Potrebno je izobraževanje, ozaveščanje, izkustveno učenje, delavnice in predavanja, da se to začne spreminjati. In nikakor, ne le na področju posameznih digitalnih in tehnoloških veščin, vendar tudi v načinu dojemanja teh težav in svobode aktivnega razmišljanja ter delovanja. Z zaskrbljenostjo občasno opazujem, ko se na seznamu usposabljanj za digitalizacijo (en tak primer so ASI usposabljanja za starejše, s poudarkom na digitalizaciji) še vedno pojavlja »Excel« in podobne zelo osnovne stvari. Dolgo pot moramo še prehoditi, skupaj z Natašami ter njihovimi vodji in upam, da nam bodo nove vloge Strateškega sveta za digitalizacijo, nove Službe vlade za digitalno preobrazbo ter novega ministra pri tem čim bolj pomagale. Digitalna prihodnost je svetla, le malo več je treba razmišljati in delovati v tej smeri.

Vodja ustvarja in neguje okolje, v katerem je vsem jasno, da je to zaželeno in nujno. Okolje, kjer vsak lahko in mora razmišljati, kako bi se lahko stvari še izboljšale. Okolje, kjer vsak lahko in mora spremljati trende, tehnologijo, najboljše prakse, ki bi potencialno lahko izboljšale opravila, storitve, izdelke, način dela ali celotno poslovanje. Okolje, kjer lahko in mora vsak ves čas razvijati svoje veščine, da bo lahko pomembno prispeval k spremembam in izboljšavam.