Planiranje urnikov dela! Brez Excela, napak ali zamud.

Planiranje urnikov in odsotnosti zaposlenih na dnevni, tedenski in mesečni osnovi je v preteklosti zahtevalo veliko časa. Po zaslugi rešitve planiranje dela Dynamic Scheduling so v Big Bangu to ozko grlo spremenili v eno izmed konkurenčnih prednosti. Z novo rešitvijo so zadovoljni vsi – tako zaposleni kot vodstvo.

Špica International d.o.o.

Facebook
LinkedIn

Podjetje Big Bang z mrežo 18 trgovin ter spletnim centrom na slovenskem trgu predstavlja največjega ponudnika avdio-video izdelkov in računalništva s tržnimi deleži, ki segajo od 30 % ps vse do 60 %. Poleg vodilnega položaja na omenjenih trgih pa podjetje sodi tudi med večje ponudnike izdelkov bele tehnike in telekomunikacij.

Kako so v Big Bangu reogranizirali poslovanje zaradi koronakrize?

Big Bang je v letu 2020, ki ga je zaznamovala epidemija Covid-19, na medletni ravni zabeležil 14-odstotni padec prodaje, kar je posledica večmesečnega zaprtja nenujnih trgovin in ostalih ukrepov za zajezitev epidemije.
Padec prodaje bi bil še višji, če v mesecih, ko so bile fizične poslovalnice zaprte, ne bi reorganizirali svojega poslovanja. Na drugi strani je prodaja prek spleta v lanskem letu zabeležila rekordne vrednosti in za kar 2,5-krat presegla spletno prodajo leta 2019.
V času zaprtih fizičnih poslovalnic so vse sile usmerili v internetno prodajo in krajšanje časa dobave blaga od skladišča do kupca.

Kaj konkretno so naredili:

Izziv: Kako planirati večizmensko delo za 220 zaposlenih

Podjetje Big Bang zaposluje več kot 400 prodajalcev, ki delajo v 18 trgovinah po Sloveniji. Trgovine so odprte od jutra do večera, od ponedeljka do sobote, kar pomeni, da delo v njih poteka dvoizmensko.


Delo v več izmenah, ob vikendih, študentsko delo in potreba po visoki delovni učinkovitosti so od trgovskega in storitvenega podjetja, kot je Big Bang, že v preteklosti zahtevali natančno evidenco delovnega časa in napredno kontrolo pristopa, za kar je poskrbela rešitev Špica Time&Space.

Slika: Aplikacija Dynamic Scheduling je dostopna na mobilniku ali računalniku

A eden izmed kadrovskih izzivov je ostal. Planiranje urnikov za več kot 220 zaposlenih so vodje posameznih poslovnih enot ali njihovi namestniki še vedno opravljali ročno in po svojih najboljših
močeh. Večizmensko delo je tako vsak mesec zahtevalo pripravo več kot 300 urnikov, katerih usklajevanje so še dodatno »začinile« nenačrtovane odsotnosti z dela in »posojanje« zaposlenih med poslovalnicami podjetja.

»Sicer so vodje poslovalnic za planiranje urnikov uporabljali spletno aplikacijo, ki pa je pri velikem številu urnikov in izjem postala nepregledna in tudi počasna. Zato smo iskali rešitev v obliki namenske aplikacije in jo s tehnološkim partnerjem, podjetjem Špica, tudi našli,« pove Dejan Smrdelj, specialist v maloprodaji v podjetju Big Bang.

Rešitev: Planiranje planov dela na steroidih

Podjetje Špica je v poslovanje podjetja Big Bang uvedlo Dynamic Scheduling – rešitev za enostavno razporejanje urnikov oz. za planiranje delovne sile. Danes Big Bang planira delovno silo v vseh poslovalnicah po Sloveniji skladno z dejanskimi potrebami, kar pomeni, da je podjetje optimiziralo stroške dela, saj zaposleni opravijo manj (nepotrebnih) nadur.

Video: Oglejte si, kako poteka planiranje urnikov z orodjem Dnyamic Scheduling.

Poleg tega planiranje dela v namenski rešitvi poteka veliko hitreje in brez napak ter znotraj zakonskih okvirjev, saj rešitev Dynamic Scheduling pripravljavca urnikov takoj obvesti o morebitni prekrivanjih, prekoračitvi delovnega časa in drugih zakonskih omejitvah. Obenem pa se je povečalo tudi zadovoljstvo zaposlenih.

»Da nova rešitev odlično opravlja svoje poslanstvo, smo videli takoj, saj smo tako s strani vodij poslovalnic kot zaposlenih prejeli zgolj pozitivne povratne informacije – predvsem na račun vizualizacije informacij in prihrankov časa, potrebnega za planiranje urnikov,« pravi Timor Kokol, specialist za napredne IT projekte in doda:

»Partner Špica International nas je presenetil tudi s svojo odzivnostjo – vsi zbrani predlogi za izboljšave oziroma prilagoditve našemu okolju so bili implementirani že ob naslednji posodobitvi aplikacije, kar je resnično impresivno.«

Prednost – pregledni in usklajeni urniki dela tudi za robne primere

Big Bang je podjetje, katerega potreba po delovni sili premore tudi očitno sezonsko komponento, ki vodi do povečanega povpraševanja po kadrih v poslovalnicah, predvsem prodajalcih in skladiščnem osebju. Rešitev Dynamic Scheduling, ki jo podjetje uporablja za planiranje urnikov in odsotnosti zaposlenih na dnevni, tedenski in mesečni osnovi, se je izkazala za izjemno prilagodljivo, saj omogoča hitre in enostavne prilagoditve ter uskladitve urnikov na dnevni osnovi glede na različne vzroke, med katerimi izstopa funkcionalnost »posojanja« zaposlenih med enotami.


»Dynamic Scheduling ni le hitra in grafično dodelana rešitev za upravljanje delovne sile, omogoča nam tudi planiranje zaposlenih za izmenjavo med enotami, kar je dobrodošla novost, ki je prej nismo imeli,« povzame Kokol.

Slika: Uporabniški vmesnik aplikacije za planiranje urnikov Dynamic Scheduling.

Prihodnost – nadaljnja avtomatizacija in merjenje produktivnosti zaposlenih

Rešitev Dynamic Scheduling je povezana z drugimi sistemi v podjetju Big Bang in vodjem poslovalnic ter kadrovski službi omogoča samodejen preračun realizacije prodaje zaposlenih glede na planiran urnik in registracijo delovnega časa. Učinkovitost zaposlenega se tako meri glede na doseganje različnih kazalnikov, ki jih bo lahko spremljal vsak zaposleni v aplikaciji prodajnega asistenta.

Kmalu bodo v omenjeno aplikacijo zaposlenih dodani tudi urniki, zaposleni pa bodo lahko tako v vsakem trenutku preverili svoj urnik za posamezen dan, teden ali mesec, prav tako pa bodo prek nje obveščeni o morebitnih spremembah – takoj, ko bodo te narejene.Seveda bodo tudi videli, kako produktivni so bili v izbrani enoti časa oz. koliko so naredili v planiranem času.