Družba

Povratne informacije v učinkoviti poslovni komunikaciji

Čas branja 10 min

Marsikatere organizacije, ki delujejo po sistemu običajne prakse 20. stoletja, danes ne zadovoljujejo več potreb vseh deležnikov, saj ne zmorejo več ponuditi ustrezne mere zadovoljstva in ustvarjati konkurenčnega, inovativnega in trajnostno naravnanega razvoja.5

Na temeljih procesne organiziranosti in hkratne uporabe načel samoorganiziranja nastajajo nove oblike organizacij, ki jih poimenujemo samoorganizirane procesne organizacije ali SOPO4. SOPO svoje temelje gradijo na principih samo-organiziranih skupin ali timov, ob hkratni uporabi procesne usmeritve, za to pa potrebujejo tudi nove oblike komunikacije, prenosa znanja in drugačne pristope k upravljanju človeških virov.

Sodobne organizacije v 21. stoletju

Z veliko gotovostjo lahko trdimo, da bodo sodobne organizacije v naslednjih letih veliko več pozornosti namenile ali pa že namenjajo odnosom, vrednotam in razvoju skritih potencialov zaposlenih. Kultura podjetja lahko omogoči hitre in učinkovite prenose informacij, širjenje znanja in ustvari dobre odnose, ki pričarajo ustvarjalnost, sodelovanje, učinkovitost in pripadnost zaposlenih.

Namen in pomen povratnih informacij

Pogosto ob besedni zvezi povratne informacije pomislimo predvsem na letne razgovore in ocenjevanje zaposlenih, predvsem s strani vodij. Nekateri od vas se morda še spomnite prvega (in edinega) nadzvočnega letala Concorde, ki je bil v preteklem stoletju pravo čudo tehnike, saj je prevažal potnike s hitrostjo več kot 2 Macha (2450km/h). Letalo je za prelet iz Londona do New Yorka potrebovalo manj kot tri ure. Manj znano je, da je letalo za svojo navigacijo pri tej hitrosti potrebovalo za tiste čase dva precej zmogljiva računalnika. Prvi je sprejemal in usmerjal sisteme za let na podlagi načrta leta, drugi pa je stalno spremljal in vnašal popravke, glede na dejansko stanje leta. Zanimiv je podatek, da je drugi računalnik, kot sistem povratnih informacij, izvajal korekcijo parametrov leta praktično vsakih nekaj sekund ali pa še bolj pogosto. Potniki na teh poletih so bili zagotovo srečni, da korekcijo poleta niso opravljali s sistemom letnih razgovorov.

Ključni namen sporočanja povratnih informacij je, da ob vsaki najmanjši spremembi izven začrtane smeri, ustrezno prilagodimo vrsto ukrepov in delovanja posameznih enot podjetja in posameznikov. Pomen sistema je, da ustvari nabor sprememb, ki je usklajen z novimi cilji organizacije. Verjetno ni treba posebej poudarjati, da se tudi cilji organizacije ne merijo več v letih in desetletjih, ampak v dnevih, urah in včasih celo minutah. Organizacije v dobi izzivov, ki smo jim priča danes, ob dnevnih spremembah zakonodaje in pravil poslovanja, dnevnih spremembah povpraševanja in ponudbe, delu od doma in posebnim pravilom, potrebujejo hitre in učinkovite spremembe, včasih skorajda v trenutku3. Časi, ko so odločitve sprejemale uprave podjetij na letnih ali mesečnih srečanjih, postajajo stvar preteklosti. Ena od rešitev je zagotovo opolnomočenje zaposlenih in prenos centra odločanja na time in večje število posameznikov v podjetju. Tako cela organizacija deluje kot en pretočni organizem in se zlahka prilagaja kakršnim koli razmeram4.

Kako pa hitre spremembe podpira pisna in verbalna komunikacija v organizaciji? V prvi vrsti potrebujemo hitre informacije, v drugi pa sistem za hiter prenos teh. Če naloge in usmeritve določenega zaposlenega ali tima niso skladne ciljem podjetja, je učinkovitost nižja. Sistemi sporočanja povratnih informacij nam omogočijo, da so zaposleni v stalnem stiku z usmeritvijo podjetja, razumejo namen in smisel svojega delovanja, s tem pa so bolj učinkoviti in večajo svojo pripadnost podjetju. Sistemi povratnih informacij pa povečajo tudi pretočnost znanja znotraj organizacije in ustvarjajo kulturo znanja3.


Številka:

Več v kategoriji Družba

Več člankov iz te kategorije