TRANSFORMACIJA V AGILNO PODJETJE – ZAKAJ? PREDVSEM KAKO?

Laura Klančnik, svetovalka za agilno transformacijo v podjetju bsh

Facebook
LinkedIn

Beseda AGILE. Tolikokrat omenjena, pa vendar zavita v meglo … Torej, kaj pomeni Agile? Je to znova neki novi trend, ki bo dodatno zakompliciral naše delo? Kakšne spremembe nam agilnost v resnici prinaša?

V neposrednem prevodu agilen ne pomeni nič drugega kot OKRETEN oziroma HITRO PRILAGODLJIV.

Že Charles Darwin je izjavil: »Preživijo ne najmočnejše in tudi ne najpametnejše vrste, ampak tiste, ki se najhitreje prilagodijo.« Tukaj je pomen vprašanja - ZAKAJ je pametno postati AGILNO podjetje? Odgovor je preprost – Zato, da bomo dolgoročno PREŽIVELI!

Če bi morala opisati agilnost v enem stavku, bi sama najprej izbrala tega: Uporaba zdrave kmečke pameti.

Če bi še kdo vseeno potreboval namig za pravo smer, bi dodala še: Zadovoljni in motivirani zaposleni – dobri rezultati.

V zadnjih letih se svet spreminja z bliskovito hitrostjo in s tem tudi navade naših kupcev ter uporabnikov.

Generacija, za katero razvijamo in proizvajamo različne produkte ter storitve je drugačna. Različni distributerji, ki so bili v preteklosti glavni naročniki in »trend-setterji« izgubljajo svojo moč. Potrošnik vedno manj, ali pa sploh ne gre več k trgovcu po nasvet, ko se odloča za nakup – ampak informacije pridobi na spletu; na socialnih omrežjih, na forumih, na straneh, kjer uporabniki neposredno ocenjujejo produkte oziroma storitve …

To pomeni naslednje:

1. Če razvijemo produkt, ki ni všečen končnemu kupcu, bomo to dolgoročno vedno dražje plačali.

2. Če potrebujemo preveč časa za razvoj novega produkta, nas bo konkurenca vedno lažje prehitela.

Zapisano preprosto - star način dela nam več ne zagotavlja uspešnosti in v končni fazi tudi ne dolgoročnega obstoja.

Produkti in storitve morajo biti razvojno naravnane našemu končnemu uporabniku (Consumer Centricity), ki pa se čez čas lahko velikokrat premisli – in ravno tukaj pride do izraza agilni pristop k delu. Obstaja veliko različnih agilnih metod in praks, ki nam predvsem v fazi definicije (in pred-razvoja) lahko zelo pomagajo. Vendar sama uporaba teh metod še ne bo obrodila sadov, če delovno okolje ni temu primerno agilno naravnano.

Pod delovno okolje ne štejem le našega fizičnega delovnega prostora, ampak je tu zajeto veliko več. Sem sodijo tudi kultura, miselnost in način dela (procesi) samega podjetja. To je veliko težji in na žalost tudi pomemben del agilne transformacije.

Zagotovo verjamem v:

1. Podjetje bo imelo dolgoročno dobre rezultate le, če bo imelo zadovoljne in motivirane zaposlene (zaposleni so dodana vrednost podjetja in ne strošek).

2. Prijazno in agilno delovno okolje je prvi pogoj za zadovoljne in motivirane zaposlene (zaupanje na vseh ravneh, preprosti »vitki« (LEAN) procesi, ki nam služijo in podpirajo naše delo in ne obratno).

3. Najbolj pomemben dejavnik za dosego prejšnjih dveh točk pa je medsebojno zaupanje.

Steve Jobs: »Nima smisla zaposliti pametnih ljudi in jim potem diktirati, kaj naj delajo … mi jih zaposlimo zato, da oni nam povedo, kaj naj delamo.«

Ovire

Velika podjetja imajo predvsem s svojo dolgoletno tradicijo pri agilni transformaciji zagotovo največ težav oziroma izzivov. Velikost podjetja vsekakor vpliva na kompleksnost organizacije, in če je podjetje poleg tega še strogo hierarhično (piramidno) naravnano, to s seboj prinese pripadajoče procese za strogo omogočanje kontrole, ki so z leti in z rastjo podjetij postajali vse bolj rigidni.

Poglejmo si konkreten primer vpliva ne-agilnega delovnega okolja na čas:

Če v nekem podjetju priprava dokumentacije (efektivno delo) za neko naročilo traja štiri tedne, za tem sledi postopek odobritve (zbiranja potrebnih podpisov), ki se zavleče tudi do šest tednov, preden je naročilo lahko odposlano.

Po vpeljavi agilnih praks, ki naj bi v najboljšem primeru omogočile narediti dvakrat več v polovičnem času (torej izboljšava za faktor 4), bi torej dokumentacijo lahko pripravili celo v enem tednu – vendar pa bi ob nespremenjenem delovnem okolju postopek odobritve ostal enak (šest tednov), kar pomeni, da bo učinek uporabe agilne prakse najmanjši.

Torej brez spremembe okolja nikakor ne bomo dosegli želenih pozitivnih učinkov.

Za takšne spremembe pa je potreben pogum. Namreč, na prvi pogled se mora vodstvo podjetja, oddelka ali organizacije odpovedati strogi kontroli in le to nadomestiti z zaupanjem v zaposlene. Iz lastnih izkušenj lahko odkrito zapišem, da se to vsekakor zelo hitro izplača.

Pomembno je, da se menedžment podjetja jasno odloči, zakaj vstopa na pot Agilne transformacije in se na podlagi tega določi primerna pot.

Najbolj pogoste napake

Dejstvo je, da vsako podjetje določene stvari opravlja dobro in določene zadeve dobro delujejo – in tega nikakor ne bi imelo smisla spreminjati. Dogaja pa se, da zaradi nerazumevanja pojma agilnosti, podjetja začnejo spreminjati vse po vrsti, najpogosteje začnejo s spremembo organizacije, in da je zadeva še slabša, na vse to dodajo še kratek časovni rok.

Takšen pristop ima lahko zelo negativen učinek na zaposlene in s tem posledično na uspešnost samega podjetja. Poglejmo, kaj se pravzaprav pogosto zgodi?

Namreč, po letih dela, ki je prinašalo zadovoljive rezultate, zaposleni dobijo informacijo, da to, kar so do zdaj počeli, ni več dobro. Hkrati se brez dobrega razumevanja začnejo pojavljati novi nazivi/vloge, ki najpogosteje izhajajo iz ene od najpopularnejših agilnih praks (t. i. SCRUM); z eno do dvodnevnih izobraževanj (predvsem teorija), ki naj bi rodili nove agilne strokovnjake, so le ti postavljeni v svet novih pravil s še večjimi pričakovanji učinkovitosti s strani menedžmenta.

Posledično vse to prinese le zmedo in frustracije zaposlenih, ki so postavljeni v nove nerazumljive vloge, v realno nespremenjenem delovnem okolju; rezultat takšnega pristopa vsekakor ne more prinesti ničesar dobrega, ampak kvečjemu lahko opazimo le poslabšanje.

Kako torej naprej?

Če razmislimo, da smo leta in leta rastli in dograjevali naša podjetja ali organizacije, mora biti jasno, da se spremembe ne bodo zgodile čez noč. Začeti je treba korak za korakom:

· Prvi, najpomembnejši korak (velikokrat pozabljen) je jasna informacija vsem zaposlenim »Kaj pomeni agilnost« in zakaj smo se v podjetju odločili za ta korak; brez sodelovanja zaposlenih nekatere spremembe namreč niso mogoče.

· Z razvojem motivacijskega, prijaznega delovnega okolja – torej najprej začnemo z izboljšavami na mestih, ki trenutno prinašajo največ frustracij med zaposlenimi.

· S postopnimi izboljšavami na mestih, kjer po nepotrebnem izgubimo preveč časa; poenostavljanje procesov (več zaupanja, namesto preveč nadzora).

· Z enakovrednim in tesnim sodelovanjem med različnimi oddelki v podjetju (ena ekipa) – velikokrat pomaga že dober moderator (mediator), ki pomaga pri komunikaciji med zaposlenimi iz začaranega kroga.

· S tesnejšim in rednim sodelovanjem s končnimi uporabniki (med samim razvojem) – uporaba agilnih praks.

· S povezovanjem v Agilne projektne time (možnost hitrega odločanja na mestu, kjer je znanje) – izvedljivo le s povečanim zaupanjem menedžmenta, ki se mora odpovedati tako imenovanemu mikro-menedžmentu.

Vsako podjetje ima svojo posebnost in kulturo, program, ki bi bil primeren in bi deloval za vse enako dobro, enostavno ne obstaja.

Pomembno je, da se menedžment podjetja jasno odloči, zakaj vstopa na pot Agilne transformacije in se na podlagi tega določi primerna pot. Z neprimerno izbiro svetovanja in izobraževanj so lahko učinki prej negativni kot pozitivni.

Vključenost in razumevanje kadrovskih služb je tukaj ključnega pomena. Brez tega sodelovanja večina korakov absolutno ni izvedljiva – tako pri spremembah delovnega okolja, kot tudi pri iskanju primernih izobraževanj in še bolj pomembno primernih »agilnih« svetovalcev (s podjetju primernim znanjem) za dober začetek agilne transformacije in čimprejšnjo samostojno pot – kar pomeni, tudi dober program za razvoj internih agilnih kompetenc zaposlenih.

Za konec še preprost nasvet. Če ste že vstopili na pot Agilne transformacije v svojem podjetju in prve spremembe niso prinesle takojšnih pozitivnih učinkov, na vsaj enem izmed omenjenih področij (zadovoljstvo zaposlenih, prihranek pri času, uporabnikom bolj všečni produkti), potem zagotovo niste izbrali primerne poti.