Trudy Lewis: Če želite obdržati zaposlene, začnite z njimi komunicirati

V predavanju z naslovom Gradnja celostne izkušnje zaposlenih od znotraj navzven nam bo Trudy na dogodku #loveHR Summit 2023 razkrila, kako ustvariti izkušnjo zaposlenih, ki jim daje občutek pripadnosti, namena in pomena njihove vloge za organizacijo, mi pa smo se z njo pogovarjali o pomenu interne komunikacije in kaj podjetja z učinkovito komunikacijo lahko dosežejo.

Trudy Lewis, ustanoviteljica podjetja Colinear, že več kot 20 let pomaga vodjem in njihovim ekipam, da s komunikacijo, usklajeno s poslovno strategijo, samozavestno dvignejo svoje vodenje na naslednjo raven. Podpira vodilne organizacije v gostinstvu, železnici, gradbeništvu in tehnologiji, je sodelavka, pooblaščena strokovnjakinja za odnose z javnostmi in nekdanja članica upravnega odbora Chartered Institute of Public Relations (CIPR), ICF (International Coaching Federation) in IABC. Trudy je tudi so-voditeljica podcasta Calm Edged Rebels.

Dobro plačilo in materialne nagrade niso več dovolj velika motivacija za zaposlene, da bi ostali v podjetju. Kaj lahko naredijo delodajalci, da jim omogočijo odlično celostno izkušnjo, zaradi katere bodo hoteli ostati v podjetju?

Podjetja morajo najti načine, da bodo zaposleni razumeli vlogo, ki jo imajo v organizaciji, obenem pa bodo razvili občutek pripadnosti in svojega smisla. Zelo je pomembno, da zaposleni razumejo namen in vizijo podjetja, saj se sicer težko poistovetijo z organizacijo in se zavedajo smiselnosti svojega dela. Prav tako je pomembno, da delodajalci zaposlenim omogočijo odkrivanje njihovih vrednot, ki jih nato povežejo z vrednotami podjetja.

Delodajalcem priporočam, da kjer je to mogoče, zaposlene vključijo v razvoj vizije in vrednot podjetja. Pri tem je ključni dejavnik zaupanje, ki pa izhaja iz odprtosti in iskrenosti vodstva, ki živi in diha vrednote podjetja. Vse to se nato preliva v komunikacijo in način komuniciranja vodstva z zaposlenimi.

Torej, transparentnost, vključenost in močan občutek za osmišljanje dela so cilji, ki jih morajo delodajalci zasledovati, če želijo zaposlene resnično motivirati, da ostanejo v podjetju.

Kakšne so posledice slabe komunikacije?

Glavna posledica je pomanjkanje zavzetosti. HR ali organizacija lahko načrtuje številne pobude in načine za prikaz vrednot, vendar bo le dobro načrtovano interno komuniciranje zagotovilo, da bodo v proces vključeni vsi zaposleni. Morda bi podjetje nekaj časa lahko shajalo brez učinkovite interne komunikacije, vendar bi na na dolgi rok to lahko vodilo v manj odprto in zaupanja vredno delovno okolje.

Podjetja so se včasih bolj posvečala zunanji podobi oziroma blagovni znamki in grajenju ugleda v splošni javnosti. Kakšne spremembe se začnejo odvijati v podjetju, ko na prvo mesto postavijo interno komuniciranje?

Zaposleni začnejo čutiti svoj namen, kar se odraža v večji pripadnosti podjetju. Dokazano je, da so produktivnost, zvestoba, zaupanje in visoka uspešnost rezultat internega komuniciranja. Večina vodij to razume. Ko se osredotočijo na interno komuniciranje, se ljudje nenadoma začnejo počutiti bolj cenjene.

Kateri so najpomembnejši koraki pri uvajanju internega komuniciranja? Kdo naj poskrbi za strategijo in kdo naj jo potem izvaja - HR, PR ali morda kdo drug?

Pomembno je, da je strategija komuniciranja usklajena s strategijo in poslovnimi cilji podjetja. Mnoga podjetja ta korak preskočijo, a je prav to ključ do uspeha. Prav tako je pomembno razumevanje in poznavanje zaposlenih in drugih deležnikov organizacije. Vedeti morate, kaj morajo slišati, čutiti in narediti. Naslednji korak je razvoj sporočil zaposlenim, usklajenih z vizijo, vrednotami in strategijo, šele nato lahko preidete na taktike, po katerih kanalih in kako boste delili sporočila in se povezovali z zaposlenimi.

Priporočam, da strategijo internega komuniciranja pripravi oddelek internega komuniciranja v tesnem sodelovanju z vodstvom, na primer kadrovskega oddelka. Tako odkrijemo in v strategiji določimo bistvo organizacije. Samo komuniciranje pa nato lahko izvaja komunikacijska ekipa.

Kakšne so prednosti, če podjetje za pripravo strategije komuniciranja najame zunanje izvajalce? Kaj svetujete podjetjem, ki se odločijo za to možnost?

Nič ni narobe, če pripravo strategije zaupate zunanjim izvajalcem. Pomembno je le, da ima ta ekipa popoln dostop do vodstvene ekipe in drugih deležnikov organizacije, ki so relevantni za pripravo strategije. Ta mora biti resnično pripravljena v tesnem sodelovanju s kadrovsko in komunikacijsko ekipo podjetja, da lahko zunanji izvajalci razumejo poslovno strategijo in prednostne naloge podjetja. V nasprotnem primeru bo nastala strategija, ki jo bo nemogoče izvajati.

Dobro se je zavedati, da je komunikacijska strategija uporabno orodje le, če ima pomen za ljudi, ki jo izvajajo, in je popolnoma usklajena s prednostnimi nalogami in organizacijsko kulturo podjetja.

V dobi pospešene digitalizacije se zdi, da je komuniciranje postalo enostavnejše. Pa je res tako? Kateri izzivi se pojavljajo pri internem komuniciranju?

Res je, tehnologija se razvija hitro, ampak hkrati ponuja veliko novih in inovativnih orodij za interno komunikacijo, s katerimi spodbujamo vključenost in dosežemo veliko več ljudi. Ni nujno, da je komuniciranje s tem enostavnejše, omogoča pa ustvarjalnost in odpira več možnosti za povezovanje z zaposlenimi.

Kljub vsemu so tudi izzivi - glavni je zagotoviti, da bo sporočilo razumljeno. Vsak bo namreč informacije interpretiral drugače. Zato se je bolj kot na iskanje novih orodij smiselno osredotočiti na tehnologijo, ki bo za organizacijo in njene zaposlene resnično delovala in prinesla željene rezultate.

Še en izziv je odločanje. Običajno se tehnologija v podjetju nabavi brez posvetovanja s tistimi, ki jo bodo uporabljali, zato orodja pogosto ne ustrezajo namenu in ne zagotavljajo prave povezanosti z zaposlenimi. Zato je pomembno, da je tisti, ki bo izvajal interno komuniciranje, vključen v proces odločanja in nabave komunikacijskih orodij.

In še nekaj. Mnogi o teh orodjih razmišljajo kot o nadomestilu za tradicionalno komuniciranje, ki bo odpravilo potrebo po podrobni strategiji. Vendar je, kot sem že poudarila, pravilno zastavljena strategija ključna, zlasti ko razmišljamo o uporabi nove tehnologije.

Katera orodja in kanale priporočate za interno komuniciranje? Se izbira razlikuje glede na panogo, v kateri deluje podjetje?

Orodja in kanali za komuniciranje se razlikujejo glede na vrsto in kulturo organizacije. Priporočam uporabo tistih, ki bodo najučinkoviteje dosegli in pritegnili občinstvo. Zato je pomembno, da izvajamo revizije in ugotovimo, katera orodja za organizacijo delujejo, in da imamo vzpostavljeno matriko za načrtovanje uporabe komunikacijskih kanalov v podjetju.

Izbor kanalov je sicer odvisen od ciljne skupine, ki jo želimo doseči, in vsebine, ki jo želimo deliti. To se med panogami razlikuje in tukaj pride na vrsto ustvarjalnost komunikacijske ekipe. Vsaka panoga mora raziskati, kaj bi ji lahko ustrezalo glede na njeno delovanje in glede na oblike dela zaposlenih.

V Sloveniji podjetja v veliki meri najemajo zunanje coache. Ali je to delovno mesto, ki bo v prihodnje dobilo mesto znotraj organizacije, ker bi jih potrebovali ves čas, ne samo v času kulturne in drugih transformacij?

Nič ni narobe, če ima podjetje nekoga zaposlenega na tem področju, vendar menim, da so zunanji coachi učinkovitejši, predvsem zaradi zaposlenih, ki lažje zaupajo zunanjemu kot internemu sodelavcu. Za učinkovit coaching je namreč zelo pomembno, da zaposleni verjamejo, da so pogovori zaupni in da jih zaradi njihovih razmišljanj nihče ne obsoja. Zato se jim je lažje pogovarjati z nekom, ki ni del same organizacije.

Sicer pa menim, da bi bilo za sam razvoj organizacije in njenih zaposlenih učinkoviteje, če bi vodje in menedžerji prilagodili svoj način vodenja in si vzeli čas za različno mentorstvo zaposlenih, na primer obratno mentorstvo, kjer mlajša oseba mentorira starejšega sodelavca. Prepričana sem namreč, da bo razvoj v prihodnje zahteval več coachinga kot usposabljanj za delovno uspešnost in izboljšave, saj menim, da je takšen pristop učinkovitejši in prinese trajne rezultate.

Trudy Lewis boste lahko prisluhnili na dogodku #loveHR Summit, ki bo 13. in 14. aprila 2023 v Portorožu.  Več o dogodku: TUKAJ.