Prakse

Učinkovit onboarding: Ključ do zadrževanja ključnih talentov

Čas branja 11 min

Prvi dan zaposlitve je trenutek, ki se ga navadno vsi zelo veselimo, hkrati pa čutimo manjši »cmok v grlu«, saj nismo popolnoma prepričani, kaj nas čaka. Spomnim se ene izmed preteklih zaposlitev, kjer sem prvi dan dobila računalnik, na listu papirja zapisana vsa potrebna gesla in to je bilo vse. Čakala sem, da mi kdo preda kakršne koli informacije in usmeritve, ampak se to ni zgodilo. Dobila sem samo naloge, ki jih moram opraviti. Nova zaposlitev, ki že sama po sebi predstavlja zelo stresno izkušnjo, se je začela z grenkim priokusom. Kako lahko vaše podjetje naredi to izkušnjo prijetnejšo in z učinkovitim onboarding sistemom prispeva, da bodo novi sodelavci bolj zavzeti, učinkoviti ter na splošno bolj zadovoljni s svojim delom in delovnim okoljem?

Onboarding, imenovan tudi organizacijska socializacija,2 je proces uvajanja in integracije novo zaposlenih v novo delovno okolje. Zaposleni spozna kulturo podjetja, vrednote, način dela ter ostalimi pomembnimi informacijami, ki mu omogočajo, da s svojim delom učinkovito prispeva k uspešnemu poslovanju podjetja. Uspešen onboarding je ključni del strategije upravljanja s talenti, saj je učinkovita integracija v novo delovno okolje bistvenega pomena za ustvarjanje uspešnih, zadovoljnih in zavzetih zaposlenih, ki bodo v podjetju ostali na dolgi rok.1

Kako pripraviti učinkovit onboardning proces?

V zadnjem desetletju je proces onbordinga pridobil znatni pomen in razvija ga vedno več podjetij, z namenom povečanja vključenosti novih sodelavcev, povečanja možnosti zadržanja ključnih kadrov ter razvijanja novih sodelavcev v učinkovite in zadovoljne zaposlene.

Onboarding mora biti sistematičen in organiziran načrt integracije, ki traja vsaj pol leta in nove sodelavce na ta način pripravi na vlogo v podjetju, ki jim bo omogočala, da dosegajo zastavljene cilje in se razvijajo še naprej. Pri izvajanju onboardinga veliko podjetij še vedno dela nekaj osnovnih napak, ki zmanjšujejo učinkovitost celotnega procesa. Najpogostejša napaka je ta, da večina podjetij onboarding vidi zgolj kot proces seznanjanja zaposlenega s pravili in procesi v podjetju in ga ne zastavi sistematično, vodi pa ga načeloma samo kadrovska služba. To je potrdila tudi Gallupova3 raziskava, v kateri je samo 12 % anketirancev označilo, da so bili zelo zadovoljni s procesom onboardinga.3 To vsekakor pomeni, da je na tem področju še veliko prostora za izboljšave. Veliko podjetij posveti onboardingu premalo časa, načeloma samo prvi dan ali prvi teden zaposlitve. To vsekakor ni dovolj, da iz novo zaposlenega naredimo zavzetega člana tima, ki razume organizacijsko kulturo, svojo vlogo v podjetju ter doseže svojo najvišjo delovno učinkovitost.

Pri pripravi učinkovitega onboarding sistema je treba pripraviti ustrezen načrt in definirati nosilce posameznih vlog skozi celoten proces uvajanja. Pomembno vlogo pri tem ima vodja zaposlenega, ki mora skozi celoten postopek uvajanja nuditi vso potrebno podporo in informacije, da se lahko ta učinkovito vključi v novo delovno okolje ter se razvije v produktivnega in zavzetega člana ekipe. Naloga kadrovske službe v celotnem procesu pa je predvsem ta, da izobrazi vodje glede pomembnosti onboardinga, jim pomaga zastaviti smernice za učinkovito uvajanje ter jim ves čas nudi potrebno podporo. Tudi Gallup3 (2019) navaja, da mora vodja zaposlenega spremljati skozi celotno pot onboardinga in imeti aktivno vlogo v procesu uvajanja, pri tem pa poskrbeti za naslednje:

Pri tem ne smemo pozabiti, da ključni talenti v svojem delu iščejo veliko več kot zgolj plačilo za opravljeno delo. Iščejo delovno okolje, kjer bodo lahko napredovali in uresničili svoje potenciale. Če na novem delovnem mestu ne najdejo dovolj izzivov, lahko te hitro poiščejo kje drugje. Iz tega vidika je onboarding pomemben tudi za zadržanje ključnih talentov, katerega del mora biti poleg spoznavanja zaposlenih z novo kulturo in delovnim okoljem namenjen tudi doseganju kariernih ciljev ter drugih ambicij v novem delovnem okolju.

Pri pripravi učinkovitega sistema onboardinga je pomembno naslednje:

Tudi pri nas se zavedamo vedno večjega pomena onboardinga, zato smo se v zadnjih letih lotili popolne preobrazbe integracije novih sodelavcev. S tem želimo doseči, da se zaposleni v novem delovnem okolju počuti sprejetega in čim bolj domačega, hkrati pa mu nuditi vse potrebne informacije, usmeritve in podporo, ki so potrebne za uspešno delo, razvoj kariere ter dobro počutje na delovnem mestu.

Onboarding je sestavljen iz štirih delov:

1. Pre-onboarding se začne, ko zaposleni podpiše pogodbo o zaposlitvi.

Takrat stopita v stik z novim Špičakom sodelavka, ki skrbi za razvoj zaposlenih in vodja, ter mu nudita vse potrebne informacije od prvega dne zaposlitve.

Za lažjo integracijo v novo okolje smo pripravili Priročnik za novo zaposlene. Dokument vsebuje vse informacije in pravila, ki so ključna za uspešen začetek dela: obrazložitev vseh bonitet in nagrad, informacije o delovnem času in dopustih, o razvoju zaposlenih in kariere, o ISO standardih in drugih pravilnikih, hkrati pa priročnih vsebuje tudi osnovne informacije, kje parkirati, kje dobijo pisarniški material, kakšna je organizacijska struktura podjetja ipd.

2. Onboarding proces
Program onboardinga pripravita sodelavka za razvoj zaposlenih in vodja novega Špičaka.

V zadnjem času, ko nas večina dela od doma, skušamo ohraniti onboarding proces čim bolj prijeten in oseben, zato prvi dan zaposlitve najpogosteje izvedemo na lokaciji podjetja. Za dobrodošlico novim Špičakom pripravimo majhno presenečenje - Špicin paketek dobrodošlice, v katerem je nekaj osnovnih potrebščin za lažji začetek dela.

Novega Špičaka najprej sprejme sodelavka za razvoj zaposlenih ter ga vodi skozi ključne informacije, ki so potrebne ob začetku dela. Seznani ga tudi z organizacijsko strukturo, načinom dela, nadaljnjim načrtom uvajanja, odgovori pa mu tudi na vsa morebitna vprašanja ter mu predstavi še ostale dejavnosti, s katerimi v podjetju skrbimo za dobro počutje zaposlenih.

Drugi del onboardinga izpelje vodja in je namenjen učinkoviti integraciji v novo ekipo. Novo zaposleni spozna celotno podjetje ter se spozna z vsemi našimi rešitvami in produkti. Vsak zaposleni se v prvih dneh zaposlitve sestane s ključnimi sodelavci, ki pokrivajo posamezna področja in oddelke. Ocenili smo, da je to odličen način, da novega člana spoznamo z ostalimi sodelavci, hkrati pa ga seznanimo z vsemi svojimi produkti, pokažemo, kaj je fokus našega podjetja ter strategija poslovanja na dolgi rok.

3. Mentorski program
Tretji del onboardinga pa je mentorski program, ki zaposlenega opremi z vsemi potrebnimi informacijami in znanji, ki jih potrebuje za uspešno opravljanje dela. Vsakemu zaposlenemu je dodeljen mentor, ki je tudi njegov buddy ter ga spremlja skozi celoten proces uvajanja, ki traja navadno 6 do 12 mesecev.

Že pred začetkom iskanja novega sodelavca pripravimo »Performance profile«, ki vsebuje približno pet ključnih ciljev, ki jih mora novo zaposleni doseči v času zaposlitve prvih 6 in 12 mesecev. Ti cilji so novemu sodelavcu s strani vodje v okviru mentorskega programa ponovno predstavljeni z namenom lažjega razumevanja, na kakšen način bo potekalo osvajanje novih znanj ter prevzemanje delovnih nalog ter kakšen bo fokus in dejavnosti zaposlenega v naslednjih mesecih.

4. Spremljanje procesa uvajanja
Ker želimo, da se na poti celotnega spoznavanja delovnega okolja in delovnega mesta novi sodelavec počuti sprejetega in informiranega, ga redno spremljamo vse do zaključka poskusnega obdobja. Individualne sestanke z njim opravljata tako njegov vodja kot sodelavka za razvoj zaposlenih, na njih pa se fokusiramo predvsem na počutje in zadovoljstvo zaposlenega v novi vlogi ter mu skozi ta proces skušamo še dodatno pomagati, da razvije svoj potencial v pravo smer.

Po končanem poskusnem obdobju zaposleni pripravi samooceno, ki je sestavljena iz njegovih prednosti, ključnih dosežkov in priložnosti za razvoj. Takšno poročilo pa zaposleni prejme tudi s strani ocenjevalne komisije, na osebnem pogovoru pa mu vodja in sodelavka za razvoj zaposlenih še bolj podrobno podata povratno informacijo o preteklem delu. V času tega pogovora pa se razpravlja tudi o priložnostih za nadaljnji razvoj področja dela in kariere. Za nas je samoocena in povratna informacija o uspešnosti onboardinga ključnega pomena, saj tako izvemo, kaj smo naredili dobro in kaj bi lahko naredili še boljše, da bi bilo začetno obdobje zaposlitve še prijetnejše in učinkovitejše. Vse prejete predloge nato upoštevamo pri pripravi naslednjih onboarding načrtov.

Smernice

Onboarding predstavlja proces načrtovane integracije novo zaposlenega v delovno okolje, ki ga opremi s potrebnimi znanji, izkušnjami in vzorci obnašanja ter ga oblikuje v učinkovitega člana ekipe, ki rad opravlja svoje delo, je pri tem uspešen ter na ta način prispeva k nadaljnjemu uspehu podjetja. Če upoštevamo vse smernice za pripravo učinkovitega onboarding procesa, lahko z njim:

  1. Zmanjšamo stres ob integraciji v novo delovno okolje.
  2. Zmanjšamo čas učenja in povečamo delovno učinkovitost novega člana ekipe.
  3. Povečamo zadovoljstvo z delom v novem podjetju, zaupanje v podjetje in krepimo zavzetost.
  4. Olajšamo postopek pridobivanja novih talentov in povečamo možnost zadržanja teh.
  5. Prispevamo k učinkoviti integraciji v novo delovno okolje in kulturo podjetja.3

Pri pripravi in izvajanju onboardinga pa se moramo zavedati, da to ni enkraten dogodek, ampak proces, ki ga moramo skrbno načrtovati, nenehno prilagajati in izboljševati, zahteva pa vključitev vseh zaposlenih v podjetju. Ključna pa je vloga vodje, ki novemu članu ves čas nudi vso potrebno podporo, da v najkrajšem času doseže tako individualne cilje kot tudi cilje in pričakovanja svojega delodajalca.

Opomba: Ta članek je bil izvirno objavljen v tiskani izdaji revije HR&M pod naslovom "Učinkovit onboarding kot pomemben del strategije zadržanja ključnih talentov"

Kaj je onboarding in zakaj je pomemben v poslovnem okolju?

Onboarding, znan tudi kot organizacijska socializacija, je proces uvajanja in integracije novih zaposlenih v delovno okolje podjetja. Pomemben je, saj omogoča novim sodelavcem, da spoznajo kulturo podjetja, vrednote, način dela ter druge ključne informacije, kar prispeva k njihovi učinkoviti vključitvi in dolgoročnemu uspehu v podjetju.

Kako pripraviti učinkovit onboarding proces?

Pri pripravi učinkovitega onboarding procesa je ključno imeti sistematično zastavljen načrt, ki traja vsaj pol leta. Vključuje definiranje nosilcev vlog skozi celoten proces, vodenje novo zaposlenih preko ključnih informacij ter poudarek na mentorstvu in podpori vodij. Pomembno je tudi zagotoviti redno komunikacijo ter prilagoditi proces novim potrebam.

Zakaj je mentorstvo pomemben del onboardinga?

Mentorstvo je ključen del onboarding procesa, saj novo zaposlenim pomaga hitreje osvojiti potrebna znanja za uspešno delo. Mentorji in buddy-ji pomagajo pri integraciji novih sodelavcev v novo okolje, jih seznanijo z organizacijsko kulturo ter prispevajo k njihovemu uspehu in dobro počutju na delovnem mestu.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Prakse

Več člankov iz te kategorije