UČINKOVITA UPORABA METODE 360°POVRATNIH INFORMACIJ PRI RAZVOJU VODIJ

ANITA ČOLIĆ, kadrovska svetovalka z desetletnimi izkušnjami na področju uvajanja kadrovskih procesov in sistemov v slovenska podjetja

Facebook
Twitter
LinkedIn

Koristnost informacij, pridobljenih s pomočjo metode 360° povratnih informacij, prepoznava vse več organizacij. Številna podjetja se zato odločajo, v proces razvoja vodij, vključevati orodja, ki temeljijo na tej metodi, vendar marsikatero podjetje ne zaznava pozitivnih učinkov. Kaj je torej razlog, da nekaterim ista metoda prinese tako različne učinke?

360° povratne informacije so močno ocenjevalno orodje in ga je mogoče uporabiti na številnih področjih razvoja človeških virov. Njegova uporaba lahko koristi vsem v organizaciji, vendar samo, če se podjetje ustrezno pripravi in pravilno izvede postopek pridobivanja in uporabe informacij. V nasprotnem primeru ima lahko tudi negativne vplive. Pri tem je ključnega pomena, kako se bodo pridobljeni rezultati uporabljali in kakšen vpliva ima na vodje.

Kdaj je pravi čas za analizo vodstvenih veščin po metodi 360° Metoda 360° povratnih informacij je v resnici proces in ne dogodek, za katerega se odločite, da ga »boste preizkusili«. Pri nepremišljenih poizkusih obstaja kar nekaj tveganj, ki lahko povzročijo, da se proces sprevrže v negativno izkušnjo, zato je izredno pomembno, da se podjetja lotijo izvedbe premišljeno in načrtovano.

Najprej mora vodstvo zaznati potrebo po zbranih informacijah in jo tudi mora znati jasno izraziti. 360° povratne informacije lahko koristijo vsaki organizaciji, kateri vodstvo verjame, da je mogoče uspešnost izboljšati s spremembo oziroma prilagajanjem posameznikovega vedenja. Pogosto je ključni razlog, da vodje ne izkazujejo želenega vedenja to, da se vodje v resnici ne zavedajo, kaj se od njih sploh pričakuje.

Podjetja bodo morda želela razmisliti o naslednjih vprašanjih glede potrebe po uporabi 360°povratnih informacij:

1.      Ali je vedenje ljudi v organizaciji skladno z vizijo, poslanstvom in vrednotami organizacije?

2.      Ali se lahko podjetje spoprijema z izzivi prihodnosti z istimi znanji in vedenji kot v preteklosti?

3.      Če so za dosego nadaljnjega in prihodnjega uspeha organizacije potrebne spremembe pri vodenju in vodstvu, ali je vsem jasno, kaj morajo narediti drugače in ali so sposobni te spremembe udejanjiti?

4.      Ali obstaja formalni sistem, kjer ljudje prejemajo informacije o tem, kako drugi zaznavajo njihovo vedenje, veščine in uspešnost?

Naslednji korak je ocena pripravljenosti organizacije, predvsem pa vodij, na vpeljavo procesa. Pripravljenost se nanaša tako na samo izvedbo pridobivanja podatkov s pomočjo metode 360° povratnih informacij kot tudi na pripravljenost uporabiti pridobljene podatke pri načrtovanju ukrepov na področju razvoja vodij in organizacije. 360° povratne informacije niso »produkt«, ki ga je mogoče zapakirati in dostaviti. Tudi ni »program«, ki se lahko izvede na določen datum. 360° povratne informacije je proces nenehnega prizadevanja za stalne izboljšave. Preden se proces začne izvajati, je treba:

1.      Jasno definirati kaj je naš namen in kakšne učinke pričakujemo.

2.      S preverjanjem trenutnega ozračja ugotoviti, kakšna je pripravljenost zaposlenih, predvsem pa vodij, da pristopijo k procesu iskreno in odkrito.

3.      Zagotoviti potrebne finančne vire in čas.

4.      Pripraviti podroben načrt izvedbe, ki obvezno vključuje tudi podroben načrt komunikacije.

Zakaj uporabiti 360° povratne informacije
Učinkovito uporabljene povratne informacije lahko nudijo močno podporo pri doseganju strategije ali želene spremembe v kulturi organizacije s tem, da nedvoumno opredelimo želena vedenja in potrebne spremembe v vedenjih, ki so potrebne za doseganje ciljev oziroma spremembe v kulturi. Lahko se uporabijo tudi kot pomoč posameznikom pri določanju osebnih razvojnih potreb, vendar imajo lahko tudi v tem primeru vpliv na celotno organizacijo in kulturo s tem, da ustvarijo kulturo učenja in razvoja.

Kateri pa so napačni razlogi za zbiranje in uporabo povratnih informacij? Če obstaja kakršno koli prepričanje, da bo orodje uporabljeno za odpuščanje, prerazporeditve ali ostale organizacijske ukrepe, bodo ljudje izgubili zaupanje v proces in dobronamernost. Če torej podjetje v bližnji prihodnosti načrtuje večje ukrepe na področju organizacije, morda to ni najboljši čas za takšen projekt.

360° povratne informacije ne smejo biti obravnavane kot način zbiranja dokumentacije o enem samem vodji, še posebej, če ga vodstvo ocenjuje kot problematičnega! Pogovor na štiri oči je v teh primerih veliko učinkovitejši način.

360° povratne informacije tudi niso najbolj ustrezne za neposredno ugotavljanje uspešnosti v povezavi z nagrajevanjem. Bolj primerno je, da se pridobljene informacije uporabijo pri povezovanju razvoja in uspešnosti zaposlenih z organizacijskimi cilji.

Pri določanju namena je treba upoštevati dejstvo, da 360° povratna informacija ne pomeni popolne ali resnično objektivne povratne informacije. Čeprav daje veliko bolj zaokrožen in celovit pogled na osebo, po svoji naravi 360° povratne informacije temeljijo na zaznavanju vedenja in veščin človeka. Medtem ko posameznikovo zaznavanje po navadi odraža resničnost, ni vedno resnično objektivno in dejansko. So pa 360° povratne informacije bistveno bolj koristne od tradicionalnih povratnih informacij.

Kako uporabiti 360° povratne informacije?
Temeljno vprašanje je, ali bodo udeleženci (vodje) edini prejemnik povratnih informacij in bodo morali sami oblikovati svoj razvojni načrt ali bodo informacije delili tudi z nadrejenim in bosta skupaj oblikovala razvojni načrt. Za pripravo učinkovitega razvojnega načrta je potrebna vsaj najmanjša izmenjava informacij med vodjem in njegovim nadrejenim. Priporočljivo je, da vodja informacije poda tudi kolegom in neposrednim podrejenim, kar pa ne pomeni, da jim izroči kopijo poročila. Podati mora povratne informacije o tem, kakšno sporočilo je izluščil iz danih rezultatov in kako bodo ti uporabljeni za njegov osebni razvoj kot tudi za organizacijski razvoj.

Nadalje je pomembno, kako bodo obravnavane razvojne potrebe, ki so bile zaznane skozi zbrane povratne informacije. Proces mora vključevati vsaj tri sestavne dele: podatke, oceno/zaključke in ukrepe. Proces, v katerem podatki in ocena ne sprožijo ukrepov, ne bo učinkovit. V procesu je treba posvetiti posebno pozornost zagotavljanju sredstev in priložnosti za nadaljnji razvoj posameznika.

Pridobljene informacije je smiselno uporabiti tudi za načrtovanje organizacijskega razvoja in ne zgolj razvoja posameznih vodij. Vodje ali kadrovski strokovnjaki morajo oblikovati načrt, ki vključuje jasno predstavljen namen, identifikacijo potrebnih virov, opis razvojnih potreb in načrt za zadovoljevanje teh potreb, vključno s časovnim okvirom za izvedbo in nadaljnje izvajanje procesa.

Katera orodja izbrati?
Na trgu se pojavlja kar nekaj orodij za 360° ocenjevanje veščin in kompetenc, vsak s svojimi prednostmi in slabosti. Katero izbrati je v prvi vrsti odvisno od potreb podjetja oziroma namena, za kaj bo uporabljen. Ne glede na namen pa je treba upoštevati določene značilnosti

Da bi lahko uspešno ocenjevali kakovost orodij, je treba presojati:

- Ali so opisana vedenja znotraj posamezne kompetence notranje konsistentna in ali se kompetence med seboj jasno razlikujejo

- Ali je orodje dovolj zanesljivo?

- Ali je orodje veljavno? Ali lestvice dejansko merijo dimenzije, ki naj bi jih merile? Ali so lestvice dejansko povezane z učinkovitostjo vodje. Ker so 360-stopinjski povratni instrumenti namenjeni predvsem individualnemu razvoju, je treba razmisliti tudi o tem, ali je mogoče ocenjena področja razvijati.

Poznavanje zgodovine razvoja in uporabljenih tehnik in teorij, na kateri sloni, lahko bistveno olajša ocenjevanje posameznega orodja.

Poleg kakovostnih meril je vredno preveriti, v kakšni obliki so predstavljeni rezultati. Priporočljivo je, da vodje, preden prejmejo poročila, dobijo vsaj nekatere napotke, kako poročilo brati. Vendar je večjim skupinam včasih težko zagotoviti intenzivno podporo, zato je pomembno, da so poročila čim bolj jasna in razumljiva.

Rezultati morajo biti tudi čim bolj natančni. Večina orodij rezultate predstavi ločeno za vsako skupino ocenjevalcev posebej kot tudi agregirane rezultate. Poleg samih rezultatov po skupinah ocenjevalcev pa je priporočljivo, da so v poročilu prikazani tudi podatki, ki dajejo nekakšen okvir za popravne ukrepe v prikazu povratnih informacij. Obstaja nekaj elementov, s katerimi lahko bolje razumemo poročila in za katera je priporočljivo, da so vključena v storitev/orodje:

- primerjava z normativi ali želenim stanjem;

- poudarjena največja neskladja v ocenah pri vsaki posamezni skupini ocenjevalcev;

- prikazane večje razlike v ocenjevanju med eno ali več skupinami ocenjevalcev;

- povratne informacije o vedenjih, ki jih je treba krepiti, in vedenjih, s katerimi je treba prenehati;

- dodatna gradiva za pomoč pri oblikovanju razvojnega načrta.

 Premišljeno in zavzeto
Orodja za merjenje kompetenc po metodi 360°povratnih informacij so se v treh desetletjih, odkar so prisotna na trgu, močno izboljšala. Kljub temu sama po sebi še ne prinašajo uspeha ali želenih učnikov. Pozitivni učinki se bodo pokazali le, če bo organizacija k vpeljavi pristopila s pravim namenom, premišljeno in z vnaprej pripravljenim temeljitim načrtom, če bodo izbrana kakovostna orodja, in če bodo nadaljnji ukrepi skladni s pridobljenimi rezultati.