Članek temelji na knjigi Skrita moč – šest stebrov učinkovitega kadrovanja.

Beseda onboarding v prevodu dobesedno pomeni vkrcanje, vstop na ali v plovilo in sprejem v novo okolje kot začetek potovanja. Naša obravnava onboardinga je seveda nekoliko drugačna, a osnovni pomen v smislu začetka skupnega potovanja pa ostaja.

Procesno urejeno in tako podjetju kot novozaposlenemu prikrojeno uvajanje zaposlenega ni strošek, ampak je investicija. Pomeni namreč pot do dobre organizacijske klime, zavzetosti, inovativnosti in pozitivne javne podobe delodajalca.

Kaj onboarding prinaša organizaciji in novozaposlenemu?

Uvajanje novega zaposlenega je celovit proces, katerega namen je popolna integracija zaposlenega s podjetjem. Proces uvajanja je večplasten, saj poleg spoznavanja delovnih procesov in posebnosti delovnih nalog, vključuje tudi seznanjanje:

• S sodelavci v in izven ožjega oddelka, z drugimi nosilci dejavnosti v delovnih procesih (seznanjanje s sodelavci – družabni vidik);
• S konkretnimi delovnimi izzivi, načrtovanimi strateškimi cilji delovnega mesta in podjetja (seznanjanje s poslovnim vidikom dela – poslovni vidik);
• Z razumevanjem širše poslovne slike in vključevanje posameznika v podjetniško kulturo (seznanjanje z organizacijsko kulturo – socialni vidik).

Končni cilj uvajanja je integriran zaposleni. To pomeni, da ta dobro razume svoje delo in odgovornosti, da se uspešno povezuje s svojim timom in širšo organizacijo ter da pozna politike podjetja, pisana in nepisana pravila, procese in medoddelčne odvisnosti ter komunikacijske poti.

Prednosti sistematičnega, s procesom urejenega uvajanja novozaposlenih lahko razvrstimo v tri področja:

• Povečana lojalnost novozaposlenih, ki se z vidno in občuteno zavzetostjo širi na druge sodelavce. Če se namreč novozaposleni počuti sprejetega, cenjenega in spodbujenega, je veliko večja verjetnost, da bo v podjetju tudi ostal in z izrazitejšim navdušenjem deloval ter svoj pozitivni vpliv razširjal med sodelavci. Hkrati bo tak zavzeti zaposleni tudi širil dober glas o podjetju kot zaposlovalcu in hkrati kot ponudniku storitev ali izdelkov.
• Dobro vodeno uvajanje skrajša čas od nastopa dela do polne funkcionalnosti novozaposlenega. Običajno pričakovano obdobje med prvim dnem zaposlitve do dne, ko je novi sodelavec popolnoma samostojen, je v povprečju leto dni. Seveda je to obdobje odvisno tudi od dobrega programa uvajanja, a tudi od kompleksnosti delovnega mesta in izkušenosti zaposlenega. Dejstvo pa je, da kakovosten program uvajanja ta čas znatno skrajša.
• Dolgoročnost zaposlitve se po rezultatih različnih študij znatno podaljša, kar pomeni manj stroškov za vedno nove selekcijske postopke, manj stresa v okolju in manj obremenitev za člane timov, ki se morajo vedno znova prilagajati in vsaj začasno prevzemati naloge sodelavcev, ki odidejo.

Različne oblike uvajanja

Konkretna vsebina uvajanja se sicer razlikuje glede na podjetje in delovno mesto, toda poglavitna področja, s katerimi se mora novi zaposleni seznaniti, so enaka.

Dobro pripravljen in izveden program uvajanja zajame vse tri dimenzije, ki jih omenjam zgoraj. Kakšen pristop k izvedbi programa izbere organizacija, pa je odvisno od zahtevnosti in posebnosti delovnega mesta, organizacijske kulture v podjetju in odnosa vodstva do procesa onboardinga.

Za novozaposlenega praviloma skrbi skrbnik. V angleščini mu rečemo »buddy«, »prijatelj«, kar lepo pokaže njegov pomen – skrbnik je tisti, ki je vedno na voljo novemu zaposlenemu, tako za družbo in neformalne stike kot tudi za praktična vprašanja o delu.

Pomembno vlogo ima seveda novinčev nadrejeni, za organizacijske podrobnosti pa skrbi kadrovska služba.

Uberemo lahko različne pristope ali njihovo kombinacijo. Ne glede na metodo, ki jo podjetje izbere, pa velja, da naj bo uvajanje kot proces prežeto z iskanjem povratnih informacij s strani novega sodelavca. Tako neposredno nadrejeni kot tudi skrbnik in kadrovska služba, naj skozi pogovore z novim sodelavcem preverjajo, kako se ta počuti, kako napreduje, s kakšnimi vprašanji in izzivi se morda srečuje. Ne sledite teoriji, ampak človeku, novemu zaposlenemu.

Običajno je, da uvajanje vodi ena oseba, ki je, ne glede na izbrano metodo uvajanja, skrbnik novega zaposlenega (torej mentor, coach ali oseba, v katerega senci se novinec uči). Ta lahko pripravi tudi načrt uvajanja ali pa le izvede načrt, ki ga je pripravila kadrovska služba. Tudi če v posameznih delih uvajanja novega zaposlenega pusti pod vodenjem nekoga drugega (recimo, ko novi zaposleni spoznava posamezne oddelke ali se usmerjeno izobražuje za specifično znanje), je ta imenovani skrbnik še vedno tisti, ki celovito in do konca vodi uvajanje. Če bi si novega zaposlenega ves čas podajali, zanj v resnici ne bi celovito skrbel nihče, informacije, ki bi jih dobil, bi se lahko podvajale ali si nasprotovale, novi zaposleni pa tudi ne bi imel nikogar, na katerega se lahko vedno obrne.

Skrbniki so lahko posebej usposobljeni za uvajanje novih zaposlenih in zaposleni prav za to ali pa je skrbništvo za novega sodelavca dodatno delo, ki ga opravljajo občasno, in so zanj lahko dodatno plačani. Lahko je to vodja novega zaposlenega, zaposleni, ki ga bo novinec nadomestil in ostaja v podjetju ali je to eden od izkušenih sodelavcev novinca. Ključno je, da ima dobro razvite veščine podajanja znanja, da ima ustrezno avtoriteto in da odlično pozna tako podjetje kot delo, ki ga bo novi zaposleni opravljal.

Skrbnik novemu zaposlenemu tudi odpira vrata in razbija led pred njim pri vzpostavljanju stikov v podjetju in širše. Predstavi ga v podjetju, ga vpelje v neformalno druženje, predstavi ga strankam, dobaviteljem in drugim poslovnim partnerjem.

Pri izbiri metode ni napačne odločitve. Različnim organizacijam in kulturam ustrezajo različni pristopi. Opažam pa, da se v podjetjih, ki so bolj ciljno naravnana, večinoma odločajo za mentorstvo, tam, kjer stavijo svoj uspeh na razvoj kadrov, pa je pogostejši coaching. Najredkejša od teh treh metod je verjetno shadowing – ta zahteva specifičen način delovanja, ki ni za vsakogar. Toda to ne zmanjšuje njene uporabnosti.

Več v kategoriji Prakse

Vodenje

Uredništvo HR&M

Odnosi in vodenje: izboljšajte jih z izkustveno delavnico s konji

Prakse

Nina Pozderec

Med svobodo in disciplino: transformacija bold.group

Prakse

Blaž Ferenc

Razvoj kulture stalnega učenja v A1 Slovenija

Prakse

Ajda Marn

Igrifikacija: Kako z igro popestriti manj privlačne službene vsebine

Več člankov iz te kategorije