Družba

Vloga digitalnih kanalov komuniciranja postaja ključna za uspešnost podjetja

Čas branja 6 min

Slaba in nejasna komunikacija je poleg neustreznega planiranja virov, drugi najpomembnejši razlog za neuspeh projektov,1 digitalne kompetence pa ene izmed ključnih za uspešno izvedbo le teh.

Sprememba komunikacije od ustne in pisne do video vsebin in socialnih omrežij

Kljub temu, da sodobni sistemi omogočajo hitro in enostavno komunikacijo, še vedno prihaja do informacijskih šumov, ki preprečijo sporočilu, da pride do prejemnika v ustrezni obliki in da je ustrezno razumljeno. Digitalne kompetence namreč pri vseh prejemnikih niso na enaki stopnji. Pri projektih, ki se v zadnjem obdobju vrtijo okrog digitalizacije in industrij 4.0, digitalne kompetence, ki jih Europas (2017) deli na: obdelavo informacij, ustvarjanje vsebin, reševanje problemov, komunikacijo in varnost, predstavljajo pomemben del pogojev za uspešno izvedbo in delovanje v sodobni družbi.

Kvalitetna komunikacija temelji na razumljivosti in jasnosti. Glede na to, da je število podatkov, ki jih prejemamo preko različnih kanalov, zelo veliko, je kvalitetna obdelava teh podatkov in generiranje informacij zahtevna in težko celovito obvladljiva. Sama kultura obravnavanja sporočil, se je z množico le teh spremenila. Težko je usklajevati prioritete in zagotavljati kvalitetne odgovore na vsa vprašanja, ki jih dobimo preko različnih kanalov. Ravno zaradi tega so jasno definirani kanali in mesta, kjer se določni podatki nahajajo, za delovanje organizacije in posameznika zelo pomembni. Včasih, je bila oglasna tabla v podjetju ključni vir informacij, komunikacija pa v veliki meri ustna in podana na klasičnih sestankih. Podatki so se zbirali in obdelovali v fasciklih ter zvezkih. Digitalizacija, ki bi to morala poenostaviti in strukturirati, žal teh ciljev še ni povsod dosegla.

V podjetjih se dnevno izmenja veliko število podatkov. Če odmislimo vse tiste izmenjave, kjer so v ozadju standardi in jasno določena pravila, kot so npr. pri e-naročilih, e-računih in ostalih elektronskih povezavah, pridemo do komunikacije med ljudmi, ki sicer v veliki meri poteka preko digitalnih kanalov, vendar pravila niso tako jasna in običajno ni jasne potrditve, da je bila informacija prejeta. Razvoj teh digitalnih kompetenc postaja pomemben dejavnik uspešnosti. Zgolj sistematično obravnavanje te problematike vodi do uspeha.

Kadrovske službe ključne pri zagotavljanju digitalnih kompetenc zaposlenih

Sodelovanje kadrovskih služb v procesu pridobivanja in ohranjanja kvalitetnih kadrov je ključno in pri tem je ključna tudi informacijska podpora. V idealnem procesu, se delodajalec in kandidat najdeta na podlagi interesov. Tisti del kandidacijskega postopka, ki se odvije s pomočjo informacijskega sistema, pomaga podjetju in kandidatu, da lahko preveri svoja pričakovanja in zahteve s pričakovanji in zahtevami podjetja. Dobri sistemi za podporo kandidacijskemu postopku ne odpravijo kandidata z enim stavkom, ampak mu pojasnijo, zakaj je bil oz. ni bil primeren in katera so tista področja, na katerih se lahko izboljša. Kadrovska služba dobi skozi tak sistem ustrezne kandidate in z večjo zanesljivostjo izbere najprimernejše.

HRM sistem za podporo mentorstvu

Na trgu primanjkuje kadrov, ki bi že v osnovi izpolnjevali zahteve po kompetencah, ki jih podjetje potrebuje in zato je toliko bolj pomembno, da ima podjetje sistem, ki omogoča, da novo zaposleni v najkrajšem možnem času pridobi ustrezne kompetence in stopnjo samostojnosti. Odličen HRM sistem ne obsega samo kadrovske evidence, ampak sistematično spremlja in spodbuja zaposlene, da razvijajo prave kompetence in ohranjajo pripadnost ter zavzetost. Intuitivni osebni portal, kjer si lahko zaposleni sam postreže z vsemi podatki, komunicira s kadrovsko službo, daje predloge in sodeluje pri oblikovanju strategije, je del naprednega HRM sistema. Periodični razgovori, preko katerih se ocenjuje in spodbuja razvoj kompetenc ter določa cilje oz. vedenja posameznika, omogočajo, da le ta raste in se razvija, hkrati pa s tem raste podjetje.

Digitalni kanali komuniciranja in digitalizacija kadrovskih procesov so torej še neizkoriščen potencial, ki omogoča, da lahko podjetja in posamezniki pridobijo čas in le tega vlagajo v kreativnost, ki bo gonilo industrije 5.0.

Sistem kompetenc podprt v informacijskem sistemu KOPA HRM

Pregled nad tem, kakšne kompetence ima podjetje v svojem naboru, je vsaj tako pomembno kot poznavanje strojnega parka oz. kapacitet, ki omogočajo izpolnjevanje naročil v ustrezni količini in kvaliteti. Specifikacija-slika kompetenc, ki jih podjetje pokriva, omogoča sistematično obravnavanje in zagotavljanje nemotenega delovanja sistema, hkrati pa spodbuja naročnike-kupce, da spoznajo potencial podjetja in naročajo še dodatne povezane storitve oz. specifične izdelke, ki jih je podjetje s svojim strojnim parkom in kompetencami sposobno uspešno izvesti.

Krepitev kompetenc – usposabljanja

Podjetje z vzpostavitvijo sistematičnega obravnavanja kompetenc zaposlenih (znanj, izkušenj, spretnosti), dobi pregled nad tem, s kakšnimi kompetencami razpolaga, kakšna je njihova zasedenost, kje so priložnosti za razvoj in kje so nevarnosti. S HRM sistemom se popiše kompetence oz. cilje in izvaja periodične razgovore in ocenjevanje ter planiranje izobraževanj. Navzven je ta »zemljevid« kompetenc lahko v določenem obsegu objavljen tudi na spletni strani v več jezikih, kar obstoječim ter novim partnerjem omogoča, da razumejo, kaj je podjetje sposobno izvesti, katera specifična znanja ima, katere specifične tehnologije obvlada in kakšna je njegova kapaciteta. S tem se dvigne prepoznavnost v širši regiji in pomaga, da podjetje pridobi naročila, ki mu glede na kompetence ustrezajo in jih lahko uspešneje izvede.

Graf 1: pridobivanje kompetenc s pomočjo digitalnih vsebin

Video vsebine za krepitev kompetenc – usposabljanja.

Cilj, da podjetje v čim krajšem času pride do novega kompetentnega-usposobljenega zaposlenega, ki doseže visoko stopnjo produktivnosti, je rešljiv samo s pomočjo sodobnih tehnologij in drugačnih pristopov. Učinkovito mentorstvo poleg dobrega mentorja zahteva podporna orodja, ki pomagajo mentorju, da optimalno predaja znanje in spremlja napredek. Hitro se izvede prenos znanja ter doseže stopnjo samostojnosti. Digitalizacija kadrovskih procesov je pri tem ključna in zahteva kompetentne svetovalce – mentorje in HR sistem, ki to digitalizacijo omogoča.

Ker se ljudje menjavajo, starajo in odhajajo v pokoj, obseg dela in kompleksnost pa se povečuje, postajata učinkovito pridobivanje in šolanje kadrov pomembna za konkurenčnost. Sodobna digitalizirana kadrovska, ki je povezana z vodji in zahtevami ter izkorišča tehnologijo (video vsebine za hitrejšo pridobitev kompetenc), močno vpliva na produktivnost, saj s popisom kompetenc in sistematičnim razvojem ter metodami za prenos znanja in izkušenj, podjetje hitreje usposobi sodelavca. To posledično vpliva na krajši čas uvedbe novih sodelavcev in na višjo produktivnost. Mentor, ki se ukvarja npr. s tremi varilci pripravniki, mora večkrat ponoviti in razlagati enake stvari. Z video vsebino, kjer je npr. prikazan določne postopek varjenja, lahko pripravniki to znanje pridobivajo tudi takrat, ko mojster ni na razpolago.

Glede na navedeno lahko hitro pridemo do zaključka, da digitalni kanali in video vsebine postajajo ključni pripomoček, saj se zahtevano znanje oz. kompetence prenesejo na novega sodelavca v bistveno krajšem času kot po klasični poti. Nove generacije uporabnikov to pravzaprav pričakujejo, saj so naklonjeni video vsebinam in komuniciranju preko socialnih omrežij.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Družba

Več člankov iz te kategorije