»Vsakodnevci«,nuja startupov
Čas branja 5 minPopolnoma normalen delovni dan. Ob 11:15 dopoldan pa si kar naenkrat kolega v pisarni nadene slušalke ter vstane pred svojim računalnikom. Veselo pomaha v ekran in v dveh ali treh kratkih stavkih opiše svoje delovne načrte za preostanek dneva.
Nakar stoji še 5 minut, zopet pomaha, sname slušalke in se ponovno molče vrne za računalnik. Tak je rutinski »vsakodnevec« (angleško »daily«) za ekipo, ki dela na daljavo v treh različnih časovnih conah.
Tovrstni priljubljeni, izjemno kratki dnevni sestanki nosijo funkcijo, ki jo v tradicionalnih delovnih strukturah pogosto nehote zanemarjamo. Sprotno informiranje o poteku dela, dnevnega fokusa in razpoložljivosti je v startupih, ne glede na geografsko razpršenost, postala nepogrešljiva praksa, ki je dobila svojo formalno obliko in postala ustaljena praksa. Oblika vsakodnevnih informiranj se komajda kaj spremeni od podjetja do podjetja. Vsak sodelujoči pristopi k sestanku s spiskom delovnih obveznosti in dosežkov, ki jih želi deliti s preostalo ekipo, prekinitev ni, in edina vprašanja, ki so dovoljena, so pojasnitvena vprašanja. Na teh sestankih ni prostora za razprave in vsa vprašanja, ki so vredna nadaljnjega usklajevanja, se morajo nasloviti kasneje.
Navodila za pripravo ekipe so preprosta in neposredna: pripravljen imejte seznam vseh dejavnosti, ki ste jih izvajali včeraj, spisek prioritet za danes, zabeležite vsa poročila kot alineje v pregleden skupni dokument. Sestanek ne sme trajati več kot 15 do 30 minut in za vsako ceno se med tem informativnim dnevnim sestankom izognite kakršnimkoli konfliktom. Ta obvezni dnevni sestanek naj bi bil, podobno kot njegova bolj pogosto uporabljana tedenska inačica, izključno obveščevalne narave. Zaradi vedno vnovičnega pritiska aktualnega delovnega dne pa nima velikih tendenc po nekontroliranih podaljševanjih in nefokusiranih razpravljanjih, ki se pogosto prikradejo ob bok tedenskim poročanjem.
Čeprav je primarna narava vsakodnevcev operativna, obenem pomagajo vsakemu udeleženemu članu ekipe, da se zave in oprime strukturiranosti svojega in tujega delavnika skozi prizmo prioritetnih nalog ter zaključenih opravil, dnevno razume in spremlja naravo dela in obremenitev drugih članov ekipe, ima možnost dnevnega vpogleda v širšo sliko, ki jo tvorijo prispevki vseh članov ekipe in lahko po potrebi prilagodi dnevne prioritete svojega dela glede na potek projektov.
Povečan pretok informacij ima že sam po sebi občutne prednosti za lažje delovanje celotne organizacije, vendar to ni edini razlog, zakaj so »vsakodnevci« postali tako popularna praksa v inovativnih tehnoloških podjetjih.
Četudi nuja po dnevnem obveščanju v startupih izvira predvsem iz narave hitro spreminjajočega se okolja, v katerem poslujejo, ter že kar pričakovane geografske razpršenosti ekip in s tem povečane potrebe po usklajevanju najnovejših smernic, lahko dodano vrednost iščemo tudi na nivoju razvoja ekipnega potenciala.
Krepitev vezi in razvoj večjega medsebojnega razumevanja ter boljših delovnih odnosov med sodelavci običajno povezujemo z dejavnostmi, ki so namensko oblikovane za doseganje točno tega cilja. Tovrstno vlogo prepoznavamo v ekipnih športnih aktivnostih, zabavah, izletih in skupnih dejavnostih izven podjetja ali neposrednega stika z delovnimi obveznostmi. Vendar, ko pobližje pogledamo nove oblike dela ter trende v startupih, pa opazimo, da skrb za odnose navadno prežema vse poslovanje in se kot nekakšen samosvoj, nenapisan skriti kurikulum pojavlja na najbolj nepričakovanih mestih. Tudi kratki dnevni sestanki, poleg operativne, nosijo izjemno pomembno sociološko funkcijo.
Boljše medsebojno razumevanje privede do tesnejšega povezovanja
Sodobna digitalna družba nas obenem oddaljuje in povezuje, tako zasebno kot na delovnem mestu. Elektronska poštna sporočila so postala pričakovani nadomestek osebnega srečanja ali vsaj telefonskega klica, razdeljevanje delovnih nalog se izvaja kar v programu za vodenje projektov, ki vsakemu prejemniku nove naloge pošlje obvestilo z vsebino zadolžitev, komunikacija s člani ekipe, ki jih še nikdar nismo videli v živo in se v sejnih sobah predstavljajo kot roboti, pa tudi ni več znanstvena fantastika! Tehnološki pripomočki za sodobno delovno prakso so nam olajšali marsikaj in verjetno si dela brez njih niti ne uspemo več priklicati prav zelo dobro v spomin. Mlajše generacije si ga nikdar ne bodo niti mogle predstavljati.
Kako lahko torej poskrbimo za protipol temu, vsaj navideznemu, če že ne tudi praktičnemu, razčlovečevanju? S povečano mero pazljivosti pri uvajanju sodobnih poslovnih praks lahko človeški faktor ojačamo. Zato je pomembno, da poskrbimo za pravilno poslovno implementacijo, katere rezultat bo neposredno opolnomočanje kadrov.
Ozavestimo lahko človeško plat delovnih obremenitev in vpeljemo posredne mehanizme za preprečevanje konfliktov, višanje strpnosti, povečevanje medoddelčnega razumevanja ter spoštovanja do posameznikovega časa, kapacitet ter vpetosti v raznolike poslovne procese. Zveni kot pol-letni projekt kadrovskega managementa, pa ni. Veliko od zgoraj naštetega se samo vpelje kot posledica popolnoma operativnih struktur, kot je na primer vsakodnevni informativni sestanek.
S tem, ko dobijo sodelavci možnost, da dnevno predstavljajo svoje delo ter sledijo delu ostalih, se razvija med njimi popolnoma drugačna vez kot brez tako pogostega uravnavanja frekvenc. Bistveno lažje je namreč razumeti, da vam kolega ne more dostaviti nečesa, kar na vašem spisku utripa rdeče nujno, če veste, da je pri njem, zaradi od zunaj vsiljenih strateško pomembnejših obremenitev, zahtevek zdrsnil na nizko prioritetno mesto.
Prav tako je enostavnejše umestiti funkcijo posameznega člana ekipe v širši kontekst, če lahko sledite tudi delu njegovih oddelčnih kolegov in dobite vpogled v širši spekter nalog, s katerimi se spopadajo. Sploh pri zahtevnejših projektih se navadno zgodi, da pozornost ozko usmerimo v svoje delo in v primeru pomanjkanja informacij skoraj popolnoma pozabimo na ključne vloge, ki jih za isti projekt izvajajo člani ekipe z drugačnimi oddelčnimi fokusi. Tehniki pozabijo na marketing, prodaja na razvoj. Ko pa vsem skupaj dovolimo, da vsakodnevno izpovedujejo svoje delo, se med njimi ustvari nov nivo pripoznavanja prispevkov k skupnemu uspehu, in na podlagi tega se gradi nova ekipna vez tudi med prej slabo kompatibilnimi osebnostmi.
Kadar dnevni sestanki potekajo v živo ali kadar potekajo preko tele-konferenčnih povezav, se v kratkem obdobju pričakovanja polne udeležbe na njih izmenja marsikateri kos pisarniške trivije ter vzpostavi prostor za neformalen odnos. Dnevni ritual tako zagotavlja, da se pogovor ob balonu z vodo premesti v definiran okvir, ki pa poleg sproščenosti s svojo formo omogoča vključenost tudi tistih, ki bi jih zaradi manj ekstrovertirane narave, ob prej omenjenem balonu z vodo, težko našli.
Priljubljene prakse, ki so nastale iz čiste nuje, tudi zaradi prepoznavne kolateralne vrednosti postajajo industrijski standard. Taka je narava sodobnega procesnega darvinizma tudi na delovnem mestu.
Ko pobližje pogledamo nove oblike dela ter trende v startupih, pa opazimo, da skrb za odnose navadno prežema vse poslovanje in se kot nekakšen samosvoj, nenapisan skriti kurikulum pojavlja na najbolj nepričakovanih mestih. Tudi kratki dnevni sestanki, poleg operativne, nosijo izjemno pomembno sociološko funkcijo.
