ZA VODENJE POVSEM ODDALJENE EKIPE MORAŠ NAJPREJ ZAUPATI SAMEMU SEBI

TAMARA VALENČIČ, uredniški odbor revije hr&m

Facebook
Twitter
LinkedIn

Nejc Zupan je ustanovitelj skupine podjetij Niteo, ki ustvarja SaaS (Software as a Service) rešitve za lažje poslovanje malih podjetij. Že enajsto leto vodi povsem oddaljeno ekipo in tudi sam nima pisarne oziroma dela na oddaljen način. Večinoma se seli med Ljubljano in Lanzarote (Kanarski otoki), odvisno od sezone. Ekipa Niteo ima danes 15 članov, od tega 10 stalnih. Ostali so zunanji svetovalci ali pa se še uvajajo. Njih imenujejo »trialists«. Delujejo v Sloveniji, na Nizozemskem, v Nemčiji, Romuniji, Srbiji, Ukrajini, Indiji in na Filipinih oziroma delajo, od kjer koli.

Skupina Niteo deluje zelo transparentno, saj ima pravzaprav vse potrebne procese zapisane in javno objavljene na GitHubu, platformi za programerje. Ob objavi svojega priročnika za novozaposlene so zapisali, da je nastajal deset let in je čas da ga obelodanijo ter tako pomagajo tudi drugim, ki so v podobni situaciji.

Nejčeva filozofija nasploh je delitev in učenje na transparenten način.

Eden ključnih pogojev za vodenje povsem oddaljene ekipe je zaupanje. Če zaupaš vase, zaupaš tudi v svojo oddaljeno ekipo.

Od kod ideja, da vodite podjetje s povsem oddaljeno ekipo?

Sam imam rad takšen način dela, pa tudi od samega začetka smo imeli stranke iz tujine in delali zanje na oddaljen način. Poleg tega od nekdaj delamo na odprtokodnih sistemih in tam sem se naučil, da je oddaljeno delo nekaj povsem normalnega in povsem transparentnega. Sodobni načini dela v tem sistemu predstavljajo virtualno skupnost ljudi, ki programirajo od vsepovsod, tudi kot hobi. Vedno sem se spraševal, kaj nekoga motivira, da dela na tak način povsem prostovoljno. Ko pa prvič narediš nekaj na takšen način in dobiš priznanje, da tvoj izdelek (v tem primeru kodo) uporabljajo za nekaj koristnega, si izpolnil svoje poslanstvo.

Če si rad produktiven in rad delaš, v tem vidiš tudi smisel, potem ne potrebuješ zunanje motivacije. In v svojem primeru iščem ljudi, ki to radi počnejo, od kjer koli in v svojem delu vidijo poslanstvo ter smisel. Ljudi, ki so odlični, če jim pustiš proste roke.

Kaj mora vodja početi drugače oziroma kakšne so posebnosti vodenja?

Najprej moraš zagotoviti kakovost. Večinoma tako, da postaviš pravila dela, ki zagotavljajo odlično kakovost. V našem primeru gre za obvezno avtomatizacijo preverjanja kakovosti kode. Tako kot je možno v ITju danes z vso sodobno tehnologijo poskrbeti za produktivnost, se po mojem mnenju lahko le v redkokateri panogi.

Pomembno je tudi pravilo »Never discuss business decisions offline«. Na kosilu se s sodelavci pogovarjamo izključno o zasebnih zadevah, ob kavi tudi. Vse načrte, probleme, napredek ali pa razpravo o tem, katera orodja bomo uporabljali, damo v pisno obliko in delimo s celo ekipo. Tako zagotovimo sledljivost pa tudi to, da se kdo ne počuti izzvezetega iz ekipe oziroma odločitev.

Večinoma pogovori v podjetjih potekajo brez pisnih sledi. Tega pri nas ni. Ena najpomembnejših kakovosti vodij mora biti pisanje, naj bodo to navodila ali informacije, opozorila ali vprašanja. Tega se naučiš večinoma iz napak, ko nekje nisi bil jasen in ljudje niso razumeli tvojih navodil. Ljudem se danes večinoma mudi. Čas za pisanje si torej moramo všteti v svoj delovni čas. Še en pomemben element je, morda najpomembejši, to je zaupanje. Če zaupaš vase, zaupaš tudi v svojo oddaljeno ekipo.

Če začneva pri izbiri ekipe, kakšne so tukaj specifike? Kako izbereš sodelavce? Med tvojimi navodili za iskanje novih sodelavcev sem zasledila, da ni potrebno, da vse znajo ali uporabljajo vaša orodja, češ da se to lahko naučijo.

Ena od pomembnejših kompetenc je sposobnost dobre pisne komunikacije. Tudi pri sodelavcih. Tukaj smo pri izbiri zelo pazljivi, od prve elektronske pošte naprej.

Kandidati morajo pokazati veliko mere samoorganiziranosti, poleg tega pa morajo pokazati strast do programiranja.

Od tu naprej poskušamo ljudi izbirati po občutku. Pomembna je empatija na obeh straneh. Najlažje se odločim na podlagi video klica, zato z vsakim kandidatom obvezno naredimo tudi to. Skype klic je po mojem mnenju eno najbolj avtentičnih zaposlitvenih pogovorov, saj je običajno v domačem okolju, kandidat je bolj sproščen in posledično je tudi mimika bolj pristna.

Od tu naprej imamo poskusno dobo, ki traja od enega do šest mesecev. Tu naredi svoje tudi naravna selekcija, saj se mora človek v takšni vlogi dobro počutiti. Med poskusno dobo pa se s kandidatom zelo pogosto pogovarjamo o napredku.

Kje oglašujete potrebe po novih sodelavcih in kdo jih izbira?

Oglašujemo vsepovsod in po celem svetu. Aplikacija Workable, ki jo uporabljamo za zaposlovanje, avtomatično oglašuje prosta delovna mesta na zelo različnih kanalih.

Največ dobrih sodelavcev pa sem dobil na mednarodnih konferencah, ki se jih vsi udeležujemo redno. Tam k tebi po predavanju pridejo zares tisti, ki si jih navdušil.

Kako uvajate novega sodelavca.

Ko imaš oddaljeno ekipo, je uvajanje eden ključnih procesov. Zato je naš proces uvajanja povsem transparentno javno objavljen in se ga držimo vsi. Novi sodelavec začne na konkretnih stvareh delati v roku desetih dni. Kot povsod drugje, tudi tukaj postavimo cilje po metodi OKR. Je pa tudi vnaprej jasno, da si »trialist« in da zate ne veljajo določene stvari, kot so delitev dobička ali mesečni proračun za produktivnost.

Kakšni so načrti za rast in kje je meja za še normalno vodenje povsem oddaljene ekipe?

Podobni podjetji, Basecamp iz Amerike in Travis CI iz Nemčije zaposlujeta od 50 do 70 ljudi povsem oddaljeno. Zato menim, da je mogoče tako voditi tudi do 100 ljudi.

Ob zavedanju seveda, da se vsi procesi podrejo, ko se ekipa podvoji. In to vsakič.

Zaenkrat imamo vodje projektov, ki vodijo posamične ekipe na projektih. Vsi so zrasli pri nas, saj nam je pomembno, da ljudje rastejo tudi karierno. Sodelavka s Filipinov je na primer iz pisanja člankov med leti napredovala do direktorice Niteo GmbH.

Kako v povsem oddaljeni ekipi poteka redna komunikacija in kako vodite razvojne ter druge pogovore s sodelavci?

Na osebnih pogovorih, ki jih imam z vsemi enkrat na mesec, se ne pogovarjamo o ciljih in doseganju teh. Tu se pogovarjamo o počutju, delu in motivaciji. Namen je, da se bolje spoznamo.

Cilje pregledujemo skupaj kot ekipa na koncu vsakega sprinta, enkrat na dva tedna. Temu sestanku rečemo »alignment« meeting, torej usklajevalni sestanek. Imamo vsem dostopen dashboard, kjer je doseganje ciljev zelo nazorno opremljeno z vremenskimi ikonami in se moramo o tem pogovoriti vsi. Tako vzpostavimo občutek, da smo vsi v istem čolnu in skupaj pregledamo ali veslamo v pravo smer. Lahko zatrdim, da je remote team bolje usklajen kot na primer team v pisarni, sicer ne moreš delati dobro.

Kaj pa ostala druženja?

Osebno se vsi skupaj srečamo dvakrat na leto za en teden. Enkrat letno je srečanje v Sloveniji, pozimi se za en teden vsi dobimo nekje na toplem. Ta srečanja imenujemo IRL (kratica In-Real-Life iz casov IRCa). Včasih samo delamo na projektih, vsi v eni pisarni, drugič imamo izobraževanja, delavnice in teambuildinge. Pomembno je, da smo dvakrat na leto skupaj.

Člani ekipe se konferenc udeležujejo skupaj, če je le mogoče. Tudi tako se bolj povežejo.

Sicer pa imamo aplikacijo Slack, kjer poteka celotna komunikacija vsak dan.

Kako skrbite za razvoj sodelavcev?

Pomembno nam je, da imajo vsi člani ekipe dobro izhodišče za nemoteno in dobro delo.

Vsak član ekipe dobi tako imenovani »productivity budget«, na začetku leta dobiš 1.000 eur, vsak mesec še  120 eur. Vsak lahko za ta denar kupi, kar koli potrebuje, od opreme do rož ali pisarniškega stola. Lahko pa znesek prihraniš in ga uporabiš za izobraževanje ali pa nov računalnik. Vse nakupe spremljamo in imamo seznam nakupov objavljen.

Za obisk konference dobiš dodaten denar, če predavaš dobiš nagrado. Udeležba na konferencah je za nas zelo pomembna in jo redno spodbujamo.

Poseben je tudi vaš način nagrajevanja.

Nimamo nagrad za uspešnost posameznika ali za doseganje ciljev posameznika. Od nekdaj sem proti tem razlikam, saj težko opredeliš, koliko je, recimo za prodajo, zaslužna podpora prodaji. Nihče še ni iznašel poštenega sistema za nagrajevanje programerjev. Vsekakor pa ne moremo šteti vrstic kode, ker manj pomeni več v našem primeru. Zato smo se odločili za kvartalno delitev zaslužka podjetja.

Kvartalni zaslužek podjetja, razdelimo na tri dele oziroma na tri krat 30 odstotkov. Deset odstotkov zaslužka kvartalno doniramo, tudi tu skupaj izbiramo, komu.

Trideset odstotkov kvartalnega zaslužka dobijo aktivni zaposleni v tekočem kvartalu po preprosti formuli: kolikor ur si v zadnjem kvartalu delal, brez nadur, pomnoženo s tem, koliko časa si v podjetju. O tem procesu si lahko tudi vse preberete.

Prebrala sem tudi, da imate sistem pohval in tako imenovani »list of awesome awards« za zaposlene?

Želimo si, da bi se zaposleni med seboj vzpodbujali tudi s pohvalami. Za vsako pohvalo pohvaljeni dobi točke in na aplikaciji Bonusly si lahko za te točke izbere izbrane materialne nagrade. Tu poskušamo biti zelo kreativni in izbiramo zahtevane kakovostne nagrade, ki si jih lahko izberejo. S temi točkami lahko tudi doniraš, lahko si vzameš dan dopusta ali pa dodaš vrednost k svojemu proračunu.

Dolgoročno pričakujem, da bi vsak zaposleni vsak dan nekoga pohvalil, to navado moramo še vzpostaviti.

Glede na to, da sem si o vas res lahko vse prebrala na Githubu, me zanima, ali vas nič ne skrbi varovanje poslovne skrivnosti in vzdrževanje konkurenčne prednosti.

Večina podjetij svoj poslovni model gradi na ceni. Verjamem, da moraš tako absolutno skrivati zadeve. Če pa imaš jasen cilj, da boš na enem segmentu najboljši, nimaš težav s transparentnostjo.

Sicer pa zadnjih deset let živimo v svetu, ki ni več »zero sum game«, smo v tako imenovanem »positive loop sistemu«, ki pravi, da lahko jaz nekaj pridobim, vendar so s tem pridobili tudi številni drugi.

Vse kar delim, dobim nazaj, v to sem prepričan. Že pri iskanju novih sodelavcev transparentnost zelo pomaga, kot sva že rekla.

Poleg tega smo v našem svetu vsi pripravljeni deliti in vsak lahko prevzame od koga kakšno idejo ali dobro prakso. Od tega imamo vsi nekaj, nihče se ne jezi, vsi priznamo, da nečesa ne znamo ali da potrebujemo pomoč.

Vsega tega sem se naučil pri odprtokodnem sistemu. Pogled na svet se zares spremeni.