ZAKAJ SE Z ZAPOSLENIM NE RAZUMETA?

IRIS KAISER, mag. psih. in HR svetovalka pri Kadrovski asistenci, Kadrovske storitve d. o. o.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Ali se da izogniti nerazumevanju navodil, nesoglasjem, neenakim pričakovanjem in konfliktom? Če bi na vprašanje odgovorili le s pritrdilnim odgovorom, bi bili kar precej optimistični. Čeprav bi v vseh organizacijah, pa tudi v zasebnem življenju, bili veseli takšnih izidov, ni univerzalnega zdravila za ta trenja. Lahko pa zmanjšamo možnosti za pojav teh, in sicer najprej z dodatnim poznavanjem dejavnikov, ki vplivajo na komunikacijo, nato pa še z zavestnim trudom te izboljšati.

Ne moremo zanikati pomembnosti pravilne komunikacije na delovnem mestu, kjer se srečajo in sodelujejo ljudje iz različnih socialnih in kariernih okolij. Učinkovita komunikacija na delovnem mestu ima širok nabor pozitivnih učinkov. Nekateri od številnih so, povišana produktivnost, višja raven zaupanja in zavzetosti, boljši medosebni odnosi in boljše sprejemanje sprememb. Dobra komunikacija pa mora biti značilna za vse ravni v podjetju ali organizaciji.

Komunikacijo lahko prekinejo oziroma ovirajo številne ovire, ki jih delimo na okolijske in osebne. Obojne ovire lahko blokirajo, filtrirajo, ali izkrivijo sporočilo pri kodiranju, oddajanju in sprejemanju. Okolijske ovire so lastnosti organizacije ter vključujejo tekmovanje za pozornost, pomanjkanje časa, statusni simbol in posebno terminologijo. Druge, osebne ovire, pa izvirajo iz posameznikove narave in njegovega sodelovanja z zunanjim svetom. Osnovo zanje predstavljajo ekonomska ozadja, pretekle izkušnje in oblika kodiranja sporočil. Te lahko zmanjšamo z zavestnim trudom tako pošiljatelja kot prejemnika sporočila z medsebojnim razumevanjem vrednot in prepričanj. Pomembno oviro predstavljajo tudi sposobnosti in osebnostne lastnosti posameznikov. Eden izmed učinkovitih načinov izboljšanja komunikacije je empatija, učinkovit komunikator pa mora tudi razumeti način učenja sogovornika oziroma kakšne so njegove sposobnosti dojemanja informacij. Že s prepoznavanjem razlik lahko zmanjšamo to oviro v komunikaciji.

Rezultati raznih študij4 kažejo, da imajo bolj družabni posamezniki večjo hitrost govora, prav tako pa vzpostavljajo več pogovorov ne glede na lastnosti pogovornega položaja.

Osebnost sestavljajo misli, čustva, vrednote in vedenja, ki se jih lahko na nek način ocenjuje tudi skozi komunikacijo. Posamezniki z drugačnimi osebnostmi lastnostmi in miselnimi sposobnostmi uporabljajo različne komunikacijske stile. Nekdo, ki ima na primer po naravi nizko družabnost, se bo poskušal izogniti situacijam, ki zahtevajo veliko komunikacije, po drugi strani pa bodo ekstraverti iskali prav takšna okolja. Rezultati raznih študij4 kažejo, da imajo bolj družabni posamezniki večjo hitrost govora, prav tako pa vzpostavljajo več pogovorov ne glede na lastnosti pogovornega položaja. Ugotovljeno je bilo tudi, da se tisti, ki so bolj prilagodljivi, več vključujejo v pozitivne pogovore. Sklepamo lahko, da ljudje iščemo komunikacijske situacije, ki so skladne z našo osebnostjo.

Po eni strani moramo za učinkovito in uspešno komunikacijo upoštevati miselne sposobnosti, saj lahko naletimo na okoljske ovire v komunikaciji. Če nekdo uporablja zahtevno terminologijo, njegov sogovornik pa ne, ali pa istim besedam pripisuje drugačen pomen, je v tem primeru komunikacija neproduktivna. Posamezniki, ki imajo slabše verbalne sposobnosti, imajo težave pri analizi pisnih in ustnih informacij. Povratne informacije je v teh primerih treba podati jasno in preprosto. Pri komunikaciji na višji, bolj strokovni ravni je treba preveriti razumevanje. Podobno se lahko izzivi kažejo tudi pri izluščenju bistva iz kopice informacij.

Po drugi strani pa na sam slog in uspešnost komunikacije značilno vplivajo osebnostne lastnosti. Zelo energičnimi sodelavci, ki nenehno iščejo nove naloge in dražljaje, težje ohranijo pozornost v dolgem pogovoru z veliko podrobnostmi. Pri njih je na primer za podajanje povratnih informacij ključen kratek pogovor brez nepotrebnega govoričenja. Po drugi strani pa je osebam z nizko ravnijo energije potrebno predstaviti tudi podrobnosti zaradi njihovega analitičnega pogleda. Kot smo že omenili, so ekstravertirani ljudje zelo družabni in nimajo težav z navezovanjem stika. V nasprotju pa manj družabni ljudje redko začenjajo pogovor.

Potrebno je upoštevati tudi odnos z avtoriteto. Nekateri posamezniki, ki niso nujno vodilni kader, imajo visoko asertivnost, kar pomeni, da brez težav zavzemajo svoja stališča in so prepričani o svojem prav. V takšnih položajih lahko hitro pride do konfliktnih položajev, zato moramo sporne povratne informacije dobro podkrepiti z argumenti in dokazi. De Vries idr. (2013) razlagajo, da del našega sporazumevanja predstavlja tudi neverbalna komunikacija. Če je vodja visoko asertiven, se bo ta lastnost odražala tudi skozi komunikacijo. Najverjetneje bo sporočal, da mora sogovornik njegovo sporočilo dojemati resno ter se odzvati pretežno podrejeno.

Pomembni sta samozavedanje in samorefleksija, saj moramo najprej poznati sebe. Ključni je spoznati tudi lastnosti in sposobnosti svojih sodelavcev, še posebej tistih, ki ste jim vodja.

Osebnostne lastnosti nam lahko nakažejo tudi potencial

Kako se bo nekdo znašel v položajih, ki zahtevajo timsko delo? Ali se bo kdo prilagajal skupini, sledil skupnim ciljem ali pa bo raje ubiral neodvisno pot? Tudi zanje lahko prilagodimo način komunikacije. Osebam z visoko prilagodljivostjo je zaželeno povratne informacije navezati na dejstva, ki pojasnjujejo vpliv na celotno skupino, saj jih motivira skupno doseganje ciljev. Ciljna usmeritev je pomembna tudi posameznikom, ki so zelo neodvisni. V teh primerih pa moramo poudariti pomembnost individualnih ciljev. V nasprotju s tistimi z nizko stopnjo neodvisnosti potrebujejo navodila in usmeritve ter pogosteje iščejo povratne informacije.

Pri svojem delu se v številnih položajih zanašamo tudi na notranji kompas; nekateri bolj, drugi manj. Osebe z nizkim objektivnim presojanjem vodijo bolj subjektivni občutki kot pa racionalna dejstva in podatki, zato je pri komuniciranju z njimi potrebno biti pozoren na to, da informacij ne občutijo kot napad. Povratne informacije naj bodo osredotočene na vedenje in ne na njihovo osebnost. Podobno lahko negativne občutke doživijo tudi manj zaupljivi posamezniki, ki jih pogosto prežema občutek dvoma o iskrenih namenih drugih.

Osebnostnih lastnosti zaposlenih ne smemo dojemati kot pozitivne ali negativne, temveč kot potencial za napredek in za ujemanje z delovnim mestom ter skupino sodelavcev v delovnem okolju.

Če povzamemo, obstaja ogromno kombinacij različnih osebnostnih lastnosti. Kako lahko potem vemo kateri je pravi način komunikacije oziroma kako naj podajamo navodila in povratne informacije? Kot je bilo že omenjeno, je pomembno samozavedanje in samorefleksija, saj moramo najprej poznati sebe. V nadaljevanju je ključno spoznati tudi lastnosti in sposobnosti svojih sodelavcev, še posebej tistih, katerim ste vodja. Tukaj pridejo prav tudi psihometrična testiranja, zlasti pri novih sodelavcih in v primeru razporejanja zaposlenih na druga delovna mesta. Posledično se spodbuja ustvarjalnost, da zaposleni občutijo občutek pripadnosti, in zadovoljstvo zaposlenih se zviša. Tako lahko uresničimo cilj, da se v organizaciji ustvari okolje, kjer se problemi, načrti, mnenja, misli in ideje obravnavajo na učinkovit in pozitiven način.

Osebnostnih lastnosti zaposlenih ne smemo dojemati kot pozitivne ali negativne, temveč kot potencial za napredek in za ujemanje z delovnim mestom ter skupino sodelavcev v delovnem okolju.

Literatura in viri

1 Adu-Oppong, A. A., in Agyin-Birikorang, E. (2014). Communication in the workplace: Guidelines for improving effectiveness. Global Journal of Commerce & Management Perspective, 208–213.

2 Ahmed J. in Naqvi, I. (2015). Personality traits and communication styles among university students. Pakistan Journal of Social and Clinical Psychology, 13(2), 53–59.

3 de Vries, R. E., Bakker-Pieper, A., Konings, F. E., in Schouten, B. (2013). The communication styles inventory (CSI) a six-dimensional behavioral model of communication styles and its relation with personality. Communication Research, 40(4), 506–532.

4 Frederickx, S., in Hofmans, J. (2014). The role of personality in the initiation of communication situations. Journal of Individual Differences.

5 Guo, L. C., in Sanchez, Y. (2005). Workplace communication. Organizational behavior in health care, 77–110.

6 Hargie, O. (2016). The importance of communication for organisational effectiveness.