Velika večina podjetij dober del svojega časa nameni upravljanju financ, ki so skrbno načrtovane in pod stalnim nadzorom. Denar mora biti porabljen smotrno in smiselno, zato je tudi vzpostavljenih kar nekaj mehanizmov, ki to omogočajo. Kaj pa čas, ure, ki jih zaposleni preživijo na delovnem mestu, na neštetih sestankih? Po navadi podjetja zelo dobro upravljajo svoje finance, pozabljajo pa, da je čas tudi denar.

In posledično, koliko vas neučinkoviti sestanki stanejo? Koliko ur preživite vi ali pa vaši zaposleni na sestankih? Čas, ki ga namenjamo za sestanke (virtualne in v živo) se iz leta v leto povečuje. V času covid-19 epidemije se je povprečno število sestankov povečalo za 12,9 % ravno na račun virtualnih sestankov, prisotnih pa je tudi več udeležencev (13,5 %)². Različne raziskave kažejo, da je kar ena tretjina naših sestankov neučinkovitih, letna ocena izgubljenega denarja zaradi neučinkovitih sestankov se giba okoli 37 milijard dolarjev¹! V eni izmed raziskav so menedžerji ocenili, da je kar 71 % njihovih sestankov neučinkovitih⁷, medtem ko so v drugi raziskavi zaposleni poročali, da v povprečju preživijo 31 delovnih ur mesečno na neučinkovitih sestankih.

Zakaj sploh sestankujemo in kako potekajo običajni sestanki?

Seveda sestanki v osnovi niso slabi in imajo kar nekaj prednosti, med drugim naj bi omogočali sodelovanje in izmenjavo različnih idej, informacij, izkušenj in perspektiv ter posledično kreativnost. So nujni za usklajevanje, načrtovanje, za iskanje širšega konteksta in na koncu za odločanje. S sestanki naj bi tudi vzdrževali odnose, povezovali time, izboljševali komunikacijo in sodelovanje. Sestanki vplivajo tudi na srečo na delovnem mestu. Študija S. Rogelberga je pokazala, da učinkovitost sestankov korelira s splošnim zadovoljstvom na delovnem mestu. Korelacija je celo bolj pomembna, kot so npr. osebnostne lastnosti in okoljski dejavniki (plača, delovni procesi …). Čeprav so sestanki namenjeni izboljšanju komunikacije in sodelovanja, pa neučinkoviti sestanki na komunikacijo in sodelovanje vplivajo ravno nasprotno⁷. Dojemamo jih kot stresne in pogosto doživljamo občutke anksioznosti že pred začetkom običajnih sestankov.

Na večini sestankov odprtega tipa pride do vsaj ene od naslednjih situacij, ki vplivajo na učinkovitost sestanka:

• ni postavljene agende, namen sestanka je precej meglen, cilj ni določen;
• nihče ne vodi sestanka;
• na sestanek moraš iti, čeprav ne veš točno, zakaj;
• nekdo zamuja na sestanek, drugi ga čakajo;
• takoj po opisu situacije nekdo ponudi idejo, za katero se takoj začne raziskovati razloge za in proti;
• na sestanku se pogovarjamo druge stvari, kot je bilo mišljeno (zaidemo s teme);
• na sestanku aktivno sodeluje največ ena tretjina vseh udeležencev, ostali so tiho;
• največ govori oseba, ki je že »po naravi« glasna;
• udeleženci čakajo, da svoje mnenje najprej poda najbolje plačana oseba v sobi - njihov šef;
• nihče ne ugovarja mnenju ali ideji najbolje plačane osebe v sobi;
• oseba, ki nam gre na živce, poda idejo, ki jo takoj zavrnemo;
• sestanek traja dlje od predvidenega časa;
• ko poskušamo povzeti sestanek, se spomnimo le prve in zadnje ideje;
• na koncu se odločamo zelo ozko: Ali je predlagana ideja, rešitev sprejeta ali ne?
• nekomu se mudi na naslednji sestanek;
• edina sprejeta odločitev je datum naslednjega sestanka, kjer naj bi se dogovorili to, kar bi se morali dogovoriti že na tem sestanku.

Več v kategoriji HRM

Družba

Uredništvo HR&M

Pravica do odklopa: Kakšni so izzivi in katere izjeme obstajajo?

Družba

Uredništvo HR&M

Rožnati oktober: Kaj morajo kadroviki vedeti pri vračanju na delo po zdravljenju

Pravo in davki

Iris Pensa

ESG: Delovna razmerja kot temelj trajnostnega razvoja

Družba

Uredništvo HR&M

Program GZS na HR&M festivalu: V ospredju digitalne kompetence in privabljanje talentov

Več člankov iz te kategorije