Prakse

Zmagovalec HR&M projekta v kategoriji javni in neprofitni sektor: Prostovoljci –srce Sopotnikov

Čas branja 8 min

V zagotavljanju brezplačnih prevozov za starejše je naša pozornost usmerjena v prostovoljce, ki so vozniki in družabniki starejših. Prostovoljski program skrbi za to, da so prostovoljci podprti, usposobljeni, da se v zavodu dobro počutijo, da so sprejeti, potrjeni in da občutijo hvaležnost za vso pomoč, ki jo nudijo ranljivejšim, da neprenehoma občutijo, da so srce Sopotnikov.

Anu Kahuna, vodja programa, in Marko Zevnik, ustanovitelj in direktor, Zavod Sopotniki

Predstavite prijavljen HRM projekt

Zavod Sopotniki nudi brezplačne prevoze za starejše. Vozniki Sopotnikov so prostovoljci, kar pomeni, da za delo, ki ga opravljajo, niso plačani, ampak ga opravljajo v želji, da pomagajo ranljivejšim od njih, zato se delo s prostovoljci v mnogih pogledih zelo razlikuje od dela z zaposlenimi. Prostovoljci niso le vozniki, so družabniki, spremljevalci, prav tako svetovalci in dobri poslušalci življenjskih zgodb in tudi stisk starejših. Prijavljeni projekt naslavlja vse faze upravljanja dela s prostovoljci: iskanje prostovoljcev, sprejem in vključitev v prostovoljski program, mentorstvo, intervizije in supervizije, spremljanje in motiviranje, krepitev kompetenc, veščin in znanj. Sopotniki so socialna inovacija, ki ustvarja in krepi zaupanja med ljudmi. B vseh procesih v zavodu je v središču človek. Prav s tem namenom je zavod razvil lastne IKT rešitve, s katerimi je »pametno« optimiziral delovne procese, da prostovoljcem nudi okolje, v katerem se lahko samouresničujejo, in v katerem lahko nudijo pomoč na način, ki jih ne obremenjuje, ampak tudi njim izboljša življenje ter prinaša veselje.

V čem je vaš projekt izviren?

V odsotnosti sistemsko urejene dolgotrajne oskrbe starejših je zavod »izumil« prostovoljski program, ki odgovarja tako na potrebe starejših kot na potrebe ljudi, ki želijo prostovoljiti in tako pripevati k boljši družbi. Prostovoljski program je postavljen na prisrčen, topel in human način, ki je pridobil in v svojih prostovoljskih vrstah ohranil več sto prostovoljcev za pomoč starejšim. S kombinacijo individualnega in kolektivnega pristopa k prostovoljcem kot posameznikom in ekipi, se prostovoljstvo v zavodu ohranja v svojem pravem pomenu, da vsakdo prispeva, kolikor lahko, in da prostovoljstvo ni v breme, ampak je v veselje. Prostovoljski program je izviren v svoji formalni organiziranosti ter močni podpori informacijske tehnologije. Izvirnost programa je v tem, da so v vseh smislih cilj pogovori, ki se spletajo v sopotniških vozilih, vezi, ki nastajajo med starejšimi in prostovoljci, in ki posledično uresničujejo vrednote in poslanstvo zavoda, da so Sopotniki veliko več kot zgolj prevoz, da so »človek človeku sopotnik«.

Kakšni so učinki projekta?

Za prostovoljce je poskrbljeno od prvega stika z zavodom, ko so le-ti še kandidati. S kandidatom za prostovoljca zaposleni koordinatorji enot opravijo individualni pogovor, v katerem se med seboj spoznajo. Prepoznajo se kandidatovi ključni motivi za opravljanje prostovoljskega dela, občutek za odgovornost, točnost, spoštovanje pravil ipd. To za zavod pomeni dobre temelje za nadaljnje delo s prostovoljcem. Uvodnemu pogovoru sledi teoretično izobraževanje, za tem pa še terensko usposabljanje. Vse to se ravna po interno vzpostavljenih modelih dela s prostovoljci. Koordinatorji enot, zaposlene osebe, so za to delo usposobljene (slednje usposobi vodstvo zavoda). Zavod ima razvit tudi model skupinskega usposabljanja prostovoljcev, ki ga uporablja ob širitvah v nove občine.

Kakšni so načrti za nadaljnji razvoj projekta?

Pri delu prostovoljci uporabljajo dvoje interno razvitih digitalnih orodij. Prostovoljski portal, na katerem so vsa obvestila, pravilniki, priročniki in elektronski koledar dežurstev, kamor se prostovoljci vpišejo glede na svojo razpoložljivost. V organizaciji velja, da je prostovoljstvo vedno v veselje in ne v breme, zato se prostovoljci izmenjujejo – vsak dan v tednu drug prostovoljec. Prostovoljci na terenu, na službenem telefonu uporabljajo namensko mobilno aplikacijo za prostovoljce. V njej so hitre tipke za klicanje, že vzpostavljena navigacija na destinacije tistega dneva, potni nalog v e-obliki, prostovoljsko poročilo.

Kaj so sodelavci, ki so se vključili v projekt, pridobili?

Prostovoljcem zavod omogoča uvodno izobraževanje, nato pa dodatna izobraževanja – komuniciranje s starejšimi, asertivna komunikacija, delo s težavnimi uporabniki, osvežitveni tečaji prve pomoči, prepoznavanje demence itd. Izobraževanja te vrste so skupinska, nekatera so interna, saj so povsem prilagojena na delo pri Sopotnikih, za druge pa organizacija izvajalce najame.

Prostovoljci za delo uporabljajo namenska oz. službena vozila, ki so redno vzdrževana in ustrezno označena. Prostovoljci so poleg zavarovanja v vozilu zavarovani tudi nezgodno – za to poskrbi organizacija v sodelovanju s partnerji. V času covid-19 so vozila opremljena s pregradnimi pleksi stekli med voznikom in uporabnikom (starejšo osebo). Zavod ima dovolj velika in visoka vozila, da je poskrbljeno tudi za udobje med vožnjo.

Organizacija prostovoljcem zagotovi opremo – majico, jakno, bundo, šal, ki so vsi označeni z logotipom zavoda, ID izkaznico, kar olajša prepoznavnost na terenu. Poskrbljeno je za jutranji rogljiček, kavico, topel obrok, suhi obrok in povračilo potnih stroškov z naslova prihoda na delo (od naslova bivanja do mesta prevzema službenega vozila). Prostovoljci nimajo s prostovoljskim delom nobenega stroška. To, kar prispevajo je njihova želja po pomoči starejšim.

Organizacija poskrbi za vso logistiko prevozov in posredovanje vseh informacij. Prostovoljcem je preko interenega administratorskega orodja poslan potni nalog, na katerem so vse potrebne informacije za opravljanje prostovoljskega dneva, vključno z opombami pri uporabnikih, na kaj je potrebno paziti, ali oseba potrebuje spremstvo ipd. Ko potni nalog prostovoljec prejme na svoj e-naslov, ga pokliče zaposleni koordinator enote, s katerim razjasnita morebitne nejasnosti za nemoten potek dneva. Na prostovoljski dan prostovoljca koordinator pozdravi in mu preda opremo – natisnjen potni nalog s prostovoljskim poročilom, zaščitno opremo, telefon, ključe ipd. Prostovoljca tudi povabi na jutranjo kavo, ki je priložnost za spoznavanje, izmenjavo mnenj, predlogov, opažanj, podajanje navodil na topel način. V teh pogovorih zavod zaznava potrebe uporabnikov in prostovoljcev, na katere se pripravi in zanje poišče rešitve. Koordinator enote, zaposlena oseba, je usposobljena za vodenje takšnih pogovorov in je osebe, na katero se prostovoljci zanesejo in ji zaupajo.

Katere trajne spremembe na področju »dela od kjer koli« ste uvedli v zadnjem obdobju?

Ko prostovoljec krene na teren, je neprenehoma v stiku s koordinatorjem enote. Sporoči, ko pride na destinacijo, sporoči o izzivih na poti. Koordinator nudi podporo, mentorstvo in po potrebi usklajuje odločitve z vodstvom zavoda.

Ko je dan zaključen, prostovoljec preda ključe in opremo koordinatorju enote in mu poroča.

Prostovoljcem, ki so aktivni iskalci zaposlitve ob vestnem opravljanju dela, organizacija napiše priporočilo za delo in priloži izdelan kompetenčni model prostovoljca.

Vsako leto zavod organizira nacionalno srečanje prostovoljcev, redne intervizije – po ekipah lokalnih enot, kjer se pogovorimo o izzivih, težavnih uporabnikih, pregledamo statistiko in si čestitamo za odlično opravljeno delo.

Prostovoljce redno obdarujemo ob Evropskem tednu mobilnosti in za novo leto, jih povabimo na skupinska kosila ali večerje čez leto, kjer se jim skupaj s partnerji zahvalimo za vse vloženo delo in trud, podeljujemo priznanja – letos smo podelili Priznanja za požrtvovalno in nesebično delo v času epidemije covid-19.

Je imel projekt nenačrtovane stranske učinke? Če da, katere?

S projektom je izboljšana stopnja socialne vključenosti ranljivih skupin skozi prostovoljstvo in posledično okrepljena, živahna lokalna skupnost (47 % prostovoljcev je mlajših upokojencev, 13 % je iskalcev zaposlitve, 4 % je mladih). Eden od bistvenih učinkov projekta je, da večina prostovoljcev čuti razliko v splošnem počutju, odkar so prostovoljci Sopotnikov. Menijo, da je njihovo življenje boljše ali veliko boljše (interna raziskava zavoda, januar-februar 2021). Zaznavajo tudi izboljšanje v medosebnih odnosih, od kar so nastopili prostovoljsko delo. Prostovoljci, ko enkrat pričnejo s prostovoljskim delom pri Sopotnikih, ostajajo v organizaciji zelo dolgo obdobje - veliko prostovoljcev prostovolji vse od začetka vključitve v prostovoljsko delo. Učinek projekta je tudi izboljšana digitalna pismenosti mlajših upokojencev, saj le-ti za opravljanje prostovoljskega dela vzpostavijo e-mail, naučijo se uporabljati pametni telefon in se prijavljati na elektronski koledar na prostovoljskem portalu.

Prostovoljski program prispeva k izboljšani mobilnosti 3.545 starejših s podeželja. Zanje skrbi 387-ih aktivnih prostovoljcev, v letu 2021, do konca oktobra, so prostovoljci v povprečju opravili 30-40 prevozov dnevno,v letu 2020 so opravili 12.535 ur prostovoljskega dela.

Kako je pri vas organizirana HR funkcija?

HR funkcijo v Zavodu Sopotniki upravlja vodstvo zavoda - direktor in vodja programa. Posredno pa se jo upravlja tudi preko zaposlenih koordinatorjev enot v lokalnih enotah Sopotnikov. Koordinatorji enot o prostovoljskih ekipah poročajo redno in ažurno vodstvu.

Spremembe pri delu s prostovoljci v času epidemije covid-19 so predvsem v prilagoditvi dela na področju zaščite: vgrajeno pleksi steklo, redno razkuževanje, obvezna nošnja kirurških mask ipd. Vse te spremembe so začasne, tudi uvodno teoretično usposabljanje, ki lahko poteka preko zoom-a v času povečanega števila okužb. Prostovoljsko delo, vsi na to upamo, se bo pi poteku epidemije vrnilo v to, da bodo prostovoljci lahko prosto dihali, torej brez mask in da ne bo pregradnega stekla med njimi in starejšimi.

Kakšna bo po vašem mnenju videti prihodnost HR-ja?

Prihodnost dela HR-ja v prostovoljskih organizacijah je po našem mnenju učinkovita promocija prostovoljskega dela, visoko organizirano formalno prostovoljstvo, višja stopnja zaupanja v prostovoljske organizacije, velik potencial pa vidimo tudi v korporativnem prostovoljstvu – to je več vključevanja gospodarskega sektorja skozi družbeno odgovorno delovanje v prostovoljstvo.

Kaj vam pomeni uvrstitev med finaliste?

Za Zavod Sopotniki pomeni uvrstitev v finale potrditev za dosedanje delo in trud. Redko kdo prepozna pomen in vrednost kakovostnega dela s prostovoljci na vsakodnevni ravni, ne le ob nesrečah in katastrofah in premalokrat se razume, da je prostovoljstvo tudi upravljanje s človeškimi viri, da ni le ad-hoc odziv na potrebe družbe. Prostovoljci so srce Sopotnikov, vsak dan so pripravljeni za pomoč starejšim. Uvrstitev v finale je predvsem nagrada njim. Brez prostovoljcev Sopotnikov ne bi bilo in vsekakor ne bi sijali v barvah, s katerimi prinašamo dobro voljo med starejše, s katerimi smo »Človek človeku Sopotnik«.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Prakse

Več člankov iz te kategorije