VODENJE OBČINE, VODENJE LJUDI, KAJ LAHKO V KOLEKTIVU IN PRI VODENJU DOPRINESE UČINKOVITA KOMUNIKACIJA

MIHA JEŠE, nekdanji župan Občine Škofja Loka

Facebook
Twitter
LinkedIn

Področje komunikacij je zelo zanimivo in pestro. O tej temi je na voljo ogromno strokovne literature, ki se večinoma dopolnjuje in potrjuje, deloma pa si posamezna spoznanja tudi nasprotujejo in celo izključujejo. Zelo široko vzeto je komunikacija vsaka »povezava« med dvema osebama ali skupinami ljudi oziroma med oddajnikom in sprejemnikom in obratno. Lahko je neposredna ali posredna, osebna ali neosebna, pa še vrsta drugih opredelitev bi lahko našteli, predvsem pa je odvisna od kanala oziroma poti, ki jo za povezavo uporabljamo. V nadaljevanju bom v glavnem uporabljal lepo slovensko besedo »povezovanje«.

Kakšna bo povezava, je odvisno od številnih dejavnikov. Običajno povezavo prilagajamo ciljem, ki jih skušamo doseči. Ti cilji pa se velikokrat v času in prostoru spreminjajo. Spreminjajo pa se tudi glede na udeležence v povezavi. V vsakdanjem življenju je drugačna v zasebnem življenju, kot v poslovnem. Še posebno pa je specifična povezava v politiki, kjer je način povezave v veliki meri odvisen od stopnje taktiziranja (da ne uporabim celo besede manipuliranja) udeležencev teh povezav in njihove želje po iskrenosti oziroma dejanskem razkritju ciljev, ki jih s povezavo skuša vsak od udeležencev doseči. Osebno sem se takim politikantskim povezavam zavestno izogibal in sem skušal vedno uporabljati samo informacije, za katere sem menil, da so pomembne.

Pri svojem delu sem bil vedno usmerjen k nalogam oziroma projektom. Trudil sem se kakovostno izvesti čim več projektov v čim krajšem času. Za dosego tega cilja je treba poskrbeti za čim bolj neposredno povezovanje in pri tem uporabiti čim krajše in najustreznejše povezovalne poti. Notranje povezave v okviru občinske uprave so bile v glavnem neuradne, formalni so bili le dokončni dokumenti, ki jih je sprejemal, bodisi župan samostojno oziroma jih je županu pripravila občinska uprava kot predloge za odločanje na občinskem svetu. Povezovanje z javnostjo pa je bilo popolnoma drugačno, večinoma formalno in na ustaljeni način.

V Občini Škofja Loka smo delovali dvostopenjsko. Župan, podžupana in direktorica občinske uprave smo vsak teden pregledali projekte in glavne zadolžitve, ki jih je bilo treba izvesti. Župan pa je te in druge zadolžitve prenesel uradnikom na tedenskem kolegiju vodstva občinske uprave. Na njih smo po oddelkih na kratko nanizali zadolžitve in potrebne dejavnost. Župan in vodje oddelkov so omenili tudi vsa srečanja v preteklem tednu. Vse omenjene informacije so bile zapisane v zapisnik, v katerem so bile posebno označene nerealizirane zadolžitve, ki smo jih na naslednjem kolegiju najprej pregledali. Neizvedene so ostale v naslednjih zapisnikih do njihove izvedbe. Na kolegijih smo obravnavali že dorečene zadeve. Odprte zadeve so vodje v okviru oddelkov, medoddelčno ali skupaj z županom, predhodno uskladili. Vodje oddelkov so imeli tudi svoje tedenske oddelčne sestanke, zapisnike katerih smo dobili tudi župan, podžupana in direktorica občinske uprave.

Zunanje komuniciranje oziroma povezovanje poteka v javnem sektorju drugače, kot v zasebnem.

V okviru občinske uprave je bila vzpostavljena jasna samo tristopenjska hierarhija: župan - vodje oddelkov - uradniki. Župan je za vse večje projekte z uradniki, z vednostjo vodje komuniciral neposredno. Glavni povezovalni kanal oziroma vez je bil intranet. Z interno elektronsko pošto je omogočeno hitro in natančno komuniciranje. Sporočila so jasna, strnjena in predvsem ostanejo na mediju. Ni poznejših ugotavljanj, ali je kdo kaj sporočil in kaj je sporočil. Zapis ostane ohranjen in ga je zelo preprosto pošiljati tudi drugim udeležencem. Sporočila sem vedno pošiljal neposredno sodelavcu in v vednost njegovemu vodji in vsem ostalim, ki jih je posamezna informacija tudi zadevala. Najpomembnejše sodelovanje pa je bilo neposredno na srečanju s posameznim uradnikom ali pa z uradnikom in njegovim vodjem. Praviloma smo si odločitve na teh, povečini kratkih sestankih, zabeležili in jih vnesli v zapisnik na tedenskih kolegijih vodstva. Tak način povezovanja je bil zelo hiter, omogočil je enako informiranost vseh sodelujočih in je zagotavljal nivojski pretok informacij. Omogočil nam je tudi dobro izvedbo načrtovanih projektov in relativno hiter ter kakovosten servis občanom (ki pa še ni idealen in ga bo treba še izboljšati).

Praviloma smo si odločitve na teh, povečini kratkih sestankih, zabeležili in jih vnesli v zapisnik na tedenskih kolegijih vodstva. Tak način povezovanja je bil zelo hiter, omogočil je enako informiranost vseh sodelujočih in je zagotavljal nivojski pretok informacij.

Zunanje komuniciranje oziroma povezovanje poteka v javnem sektorju drugače, kot v zasebnem. V veliki meri je tudi zakonsko določeno, saj je treba slediti pravici do informacij po načelu enakosti, enakopravnosti in nediskriminatornosti vseh občank in občanov. To pomeni, da je treba poiskati take kanale oziroma načine, da bodo enake informacije dosegljive vsem, in to hkrati ter da bodo imeli vsi enake možnosti njihove uporabe. Predvsem, da bodo uporabniki zanje vedeli. Večina povezav poteka enosmerno, od občine k občanom. Za to je v Škofji Loki v uporabi predvsem občinska spletna stran s podstranmi, brezplačni občinski glasili Loški glas in Loške novice, ki jih prejemajo vsa gospodinjstva ter radio Sora.  

Pomembno pa je tudi obojestransko povezovanje, da tudi občinska uprava dobi odziv občank in občanov, njihove želje, potrebe in druge informacije. Te povezave potekajo z občani neposredno najpogosteje po njihovih sporočilih po elektronski pošti, zelo redko tudi po klasični pošti in na neposrednih srečanjih s posameznimi uradniki ali županom. Velikokrat so občani prišli tudi po nasvete, za katere občina sicer ni pristojna, lahko pa smo jih informirali in jim dali občutek, da so enakopravni del skupnosti. V manjših občinah je pomemben tudi naključni klepet z občani na ulici. Na takih srečanjih pa nikdar nismo obravnavali posameznih zadev in sem jih vedno povabil na razgovor na občino, kjer so dosegljivi tudi strokovni sodelavci. Za pomembne občinske dokumente smo že leta 2011 uvedli predhodno seznanitev javnosti še pred prvo obravnavo dokumenta na občinskem svetu. Odziv sicer ni bil velik, občani pa so imeli možnost izraziti svoje mnenje še pred samo obravnavo dokumenta. Na tak način smo predhodno seznanjali občane tudi z vsemi prostorskimi dokumenti. Za posredno povezovanje z občani pa so najpomembnejše ožje lokalne skupnosti, Krajevne skupnosti. Pri tem imajo pomembno vlogo predsedniki svetov krajevnih skupnosti, s katerimi sem bil kot župan v nenehnem stiku. Kljub zakonodaji, ki je vlogo krajevnih skupnosti minimalizirala, smo v svoji občini uvedli za posamezno krajevno skupnost poseben naložbeni sklad. Višina sklada je bila razdeljena na tri dele: fiksni del v višini 40 odstotkov so dobile vse krajevne skupnosti enak, 30 odstotkov smo delili glede na število prebivalcev, 30 odstotkov pa glede na dolžino makadamskih cest. To ni participatorni proračun, je pa najbrž še bolj učinkovit način financiranja lokalnih naložb, ki jih predlagajo občinskim svetnikom v sprejem izvoljeni predstavniki lokalnih skupnosti. V zadnjih osmih letih so bili na občinskem svetu v okviru razpoložljivih sredstev sprejeti vsi predlogi svetov krajevnih skupnosti. Prepričan sem, da so bila javna sredstva za lokalne krajevne naložbe porabljena veliko bolj racionalno, kot da bi o njihovi razporeditvi odločala občinska uprava.

Življenjski tempo je vse hitrejši. V veliki meri ga je pospešil tehnološki razvoj in zlasti razvoj komunikacij. Hitrejši pretok informacij je omogočil najprej tisk, sledil je radio, telefon je omogočil obojestransko povezavo, razvoj elektronskih medijev pa globalno mreženje. Hitrejše pridobivanje informacij omogoča in zahteva tudi hitrejše odzive. Kljub vsej tehnologiji pa je še vedno najpomembnejši neposredni človeški stik. Srečanje, sestanek, klepet, ob katerem začutimo tudi toplino sočloveka. Prav taka srečanja pa so nujna, da od komuniciranja – povezovanja, pride tudi do sodelovanja. Od sodelovanja pa je odvisna naša uspešnost in kakovost življenja.