UČINKOVITO VODENJE ZDRAVSTVENE ORGANIZACIJE V ČASU KORONAVIRUSA

Članek je objavljen v številki junij/julij 2020

FRANCI ČEČ, direktor ZD RADEČE

Facebook
Twitter
LinkedIn

Kriza zaradi novega koronavirusa je prisilila zdravstvene organizacije v reorganizacijo, saj bi se sicer celo pojavilo tveganje za njihovo zaprtje.

Službo nujne medicinske pomoči je bilo treba ločiti od na novo vzpostavljene covid ambulante, uvesti hišne obiske pri pacientih, ki so to potrebovali, da se ne bi po nepotrebnem izpostavljali potencialni okužbi v zdravstvenem domu. Za izvedbo teh in drugih sprememb so morala vodstva pokazati tudi spretnosti kadrovskega manevriranja, da je uspelo na ključna mesta postaviti prave ljudi ter čim bolj učinkovito izkoristiti obstoječe kadrovske potenciale.

Zaupanje dodatno krepi znanje in izkušnje menedžerjev.

Krizno vodenje

Vse aktivnosti v času epidemije vodi krizna skupina, ki jo je postavil vršni menedžment, ki je s takojšnjim odzivom na okoliščine nemudoma prešel na izredno vodenje organizacije, vključno z nadgraditvijo osnovnih načrtov za delovanje v izrednih razmerah. Krizni tim je moral opredeliti vse možne nevarnosti in tveganja ter predati praktična navodila in smernice za spoprijemanje z novo realnostjo. Njegova skrb je tudi koordinacija z vsemi deležniki, tako internimi kot eksternimi (občina, civilna zaščita, ministrstva). Karakteristike kriznega vodenja so jasna hierarhija vodenja, nedvoumna pooblastila za sprejemanje odločitev, transparentna odgovornost za poročanje, natančni urniki in načini komuniciranja skupine za krizni menedžment. Ta skupina mora celovito sporočati dejstva ter pri dodeljevanju nalog, informiranju o aktualni situaciji in načrtovanih aktivnostih enakopravno obravnavati vse deležnike.

Negotove in stresne razmere

Realizacija omenjenega prestrukturiranja ni bila preprosta. Dejstvo je, da vsako krizo, še posebej tako kompleksno, kot smo ji priča zdaj, zaznamujejo negotove in stresne razmere. Zaposlene je strah za lastno zdravje ter zdravje in življenje bližnjih, pacientov, sodelavcev, v njih se oglaša občutek odgovornosti za njihovo zaščito. Ogrožene so temeljne vrednote, poleg tega se je bilo treba hitro in učinkovito odzvati na nastalo situacijo, saj je bil čas ukrepanja omejen.

Ključno je zaupanje zaposlenih

Eden bistvenih elementov vzpostavljanja organizacije, ki bo kos izzivom kriznega menedžmenta, je zaupanje zaposlenih v krizni tim. V njem morajo biti profesionalci, ki so dokazano strokovno podkovani in imajo hkrati kakovostne osebnostne karakteristike. Zaupanje se namreč materializira, upravičuje, nadgrajuje in utrjuje s strokovno učinkovitim in etično nadpovprečnim delovanjem akterjev, ki sestavljajo krizno skupino. Zaupanje dodatno krepi znanje in izkušnje menedžerjev.

To je pomembno tudi zaradi vidika obvladovanja negotovosti, ki je posledica nepravilnosti, ki privrejo na površje v kriznih situacijah. Nekatere zadeve se v bolj sproščenih časih rade spregledajo, medtem ko se njihova nerešenost v kriznih obdobjih vrne kot bumerang. Če bi te nepravilnosti odpravili že prej, v krizi, ko je stres še večji, ne bi bilo treba namenjati časa in energije še spopadanju z njimi. Vsekakor pa z odpravo nekatere od nepravilnosti dodatno povečamo zaupanje v sistem. Hkrati je to spodbuda za bolj aktivno posvečanje pomanjkljivostim, ko krizni pritisk popusti.

Nepogrešljivo je odprto komuniciranje, upoštevanje vseh deležnikov, podajanje jasnih, vsem razumljivih sporočil.

Komunikacija je ključ

Ustrezna interna in eksterna komunikacija je ključ do učinkovite koordinacije in realizacije v sklopu strateškega in kriznega menedžmenta. Ključni dolgoročni komunikacijski cilj je ohranjanje zaupanja v organizacijo. Dosežemo ga z udejanjanjem kratkoročnih komunikacijskih ciljev, kot so redno sporočanje zadnjih informacij, ozaveščanje kadrov, obvladovanje komunikacijskih razsežnosti krize, ohranjanje zaupanja v vodstvo in stroko. Vzpostavitev aktivne komunikacijske platforme je izhodišče za operativno vsakodnevno izvajanje komunikacijskih aktivnosti, ki ga mora spremljati redni monitoring, da se odkrijejo in odpravijo morebitni odkloni.

Dobro prakso kriznega komuniciranja odlikujejo spodbujanje psihološke varnosti zaposlenih, izkazovanje empatije in vzbujanje zaupanja v uspešen izhod iz krize. Pomemben je hiter prvi odziv organizacije kljub pomanjkanju informacij, saj se lahko ukrepi popravljajo v nadaljevanju. Nepogrešljivo je odprto komuniciranje, upoštevanje vseh deležnikov, podajanje jasnih, vsem razumljivih sporočil. Poleg tega je treba natančno opredeliti vloge posameznih članov kriznega tima. Po krizi bo treba na podlagi pridobljenih izkušenj nadgraditi krizni komunikacijski načrt in komunikacijsko infrastrukturo ter oblikovati končno poročilo z analizo krizne situacije in njenega reševanja.

Vzpostavitev aktivne komunikacijske platforme je izhodišče za operativno vsakodnevno izvajanje komunikacijskih aktivnosti.

Olajšanje za paciente, nikakor pa ne za krizni tim

Trenutno smo v fazi rahljanja ukrepov, namenjenih zajezitvi epidemije. Ponovno odprtje vseh ambulant je pomenilo olajšanje za paciente, nikakor pa ne za krizni tim, ki je moral poskrbeti za implementacijo protokolov delovanja in vedenja medicinskega osebja in zaposlenih ter naročenih pacientov, ki se jih morajo omenjeni akterji natančno držati. To je edini način za zagotovitev najvišje stopnje varnosti pred infekcijo v zdravstveni ustanovi. Občutljiva tema je varovanje zaupnih podatkov pacientov, zlasti tistih, ki imajo kot naročeni pravico dostopa do ambulant. Ukrepe na tem področju je treba izvajati v skladu z zakonodajo in najvišjimi etičnimi standardi.

V času koronakrize se je znova potrdilo, da so pri spopadanju z zahtevnimi situacijami uspešna okolja, kjer se ljudje združijo z namenom realizacije skupnih pozitivnih ciljev, zato smo lahko hvaležni vsem deležnikom za razumevanje in podporo v času kriznih razmer. Po koncu kritičnega obdobja bomo v zdravstvenih organizacijah zagotovo na višji organizacijski in komunikacijski ravni kot pred njegovim nastopom. Spoznali smo namreč, da kriza pomaga graditi kompetentnost in značaj vodij in podrejenih v organizaciji.