Prakse

Digitalizacija enega najzahtevnejših HR procesov

Čas branja 6 min

Letni razvojno-ocenjevalni pogovori sodijo med najpomembnejše, a hkrati tudi najbolj administrativno obremenjujoče HR procese. Organizacije se pogosto soočajo z vprašanjem, kako ohraniti kakovosten, iskren pogovor med vodjo in zaposlenim, obenem pa zmanjšati čas in napor, ki ga zahteva priprava, izvedba in spremljanje procesa. V podjetju MESI smo se tega izziva lotili z digitalizacijo. 

Izvedeli boste:
Kako lahko digitalizacija poenostavi enega najbolj administrativno zahtevnih HR procesov – razvojne pogovore med vodji in zaposlenimi.
Katere konkretne koristi so v podjetju MESI zaznali po uvedbi digitalno podprtih razvojno-ocenjevalnih pogovorov.
Zakaj pri letnih razgovorih tudi najboljše digitalno orodje ne more nadomestiti jasnega procesa, odgovornosti vodij in aktivne vloge zaposlenih.

Letni razvojno-ocenjevalni pogovori so namenjeni odkritemu pogovoru med vodjo in zaposlenim. Njihova vsebina je odvisna od internih procesov in potreb podjetja, v praksi pa se največkrat izkaže kot smiselna kombinacija treh ključnih sklopov.

  1. Refleksija preteklega obdobja: Pogovor se začne z pregledom preteklega obdobja – kaj je bilo dobro, kaj smo dosegli, kaj smo se naučili in kaj bi lahko naredili drugače.
  2. Povratna informacija: Sledi izmenjava konstruktivne povratne informacije. Vodja in zaposleni si izmenjata poglede, pričakovanja in priznanja, kar prispeva k boljšim odnosom ter večji učinkovitosti sodelovanja.
  3. Razvoj in prihodnji koraki: Ključni del pogovora je usmerjen v prihodnost. Vodja in zaposleni se dogovorita o konkretnih aktivnostih za osebni in karierni razvoj, pri čemer so ti cilji povezani tudi s strateškimi usmeritvami podjetja.

Ker pa je pogovor tudi ocenjevalne narave, je pomembno, da tako vodja kot tudi zaposleni podata oceno o svojem preteklem delu. Tako preko teh sklopov dobimo celosten pregled o preteklem letu, o dosežkih in navsezadnje tudi možnostih za izboljšavo. Načini za izvedbo se seveda od podjetja do podjetja razlikujejo, vendar osnovna struktura ostaja podobna – jasen okvir, ki omogoča kakovosten in usmerjen pogovor.

Kako pri letnih razgovorih podpreti vodje

Čeprav je v ospredju pogovor, ima proces tudi administrativni del – zapise, spremljanje in pregled nad izvedbo. Prav tu se najpogosteje pokaže prostor za izboljšave. V organizacijah brez digitalne podpore proces pogosto poteka prek različnih obrazcev, ki jih izpolnjujemo, shranjujemo in arhiviramo ročno. Tak način dela sicer omogoča izvedbo, vendar je nepregleden in časovno potraten. Na podlagi izkušenj lahko potrdimo, da digitalizacija takšnih procesov prihrani čas pri pripravi, olajša delo vodjem in zaposlenim. 

Prvi korak: odločitev, kaj boš digitaliziral

Lani smo se odločili, da naše kadrovske procese podpremo z digitalno kadrovsko aplikacijo. Še preden smo se lotili implementacije, smo se odločili, katere procese bomo digitalizirali, in tako smo se odločili, da bo eden izmed procesov tudi letni razvojno-ocenjevalni pogovor. MESI je bil tudi ena izmed prvih organizacij, ki je pričela uporabljati nadgrajeno verzijo modula izbranega ponudnika, kjer so cilji in pogovori ločeni, kar je za nas pomenilo, da ne potrebujemo nobene prilagoditve osnovne verzije, saj se proces v aplikaciji popolnoma ujema z našim obstoječim procesom. Dodatno nam je ponudnik omogočil, da tudi proces pridobivanja povratne informacije vodimo v okviru letnih razvojno-ocenjevalnih pogovorov, kar še dodatno izboljša uporabniško izkušnjo. 

Digitalizacija je uspešna le, če uporabniku prihrani čas – sicer je le dodatna obremenitev.

Implementacija je bila razmeroma enostavna, vendar vsaka digitalizacija zahteva čas za interno testiranje in preverjanje delovanja. Po tem koraku smo v MESI razvojno-ocenjevalne pogovore v digitalni obliki uvedli v prvem kvartalu 2026.

Prednosti, ki smo jih zaznali z digitalizacijo letnih razgovorov

V praksi se je hitro pokazalo, da nam je sistem bistveno zmanjšal administrativno delo, predvsem na področju obveščanja. Že osnovna verzija omogoča samodejno pošiljanje sporočil in opomnikov vodjem ter zaposlenim, pri čemer lahko vsebine prilagajamo sami, brez dodatnih stroškov. 

Pomembna prednost je tudi pregled nad izvedbo. V vsakem trenutku lahko vidimo, kdo še ni pričel z izpolnjevanjem in tudi tukaj lahko postopek pohitrimo, saj lahko individualno spomnimo posameznike in jih spodbudimo k izpolnjevanju, ali pa opomnik znotraj aplikacije pošljemo kar vsem naenkrat. 

Še ena prednost digitalizacije je, da lahko stalno spremljamo statistiko. Če želimo, pa lahko pripravimo tudi poročilo, s katerim spremljamo letne razvojno-ocenjevalne pogovore in jih delimo z vodji. Tako imajo vse odgovore na enem mestu v poročilu. 

Ko ima vodja vse informacije na enem mestu, se lahko končno posveti človeku.

In kar je najpomembneje, ni samo HR tisti, ki vidi pozitivne lastnosti, temveč jih opazijo tudi zaposleni in vodje. Tako od zaposlenih kot tudi vodij prejemamo pozitivne odzive, da jim je delo znotraj sistema prihranilo ogromno časa. Dobro je tudi to, da pogovori ostanejo v sistemu in si jih lahko ogledamo za nazaj. Tako v prihodnjem letu vodje ne bodo brskali po mapah zaposlenih, temveč bodo ob novem ciklu lahko pogledali pretekli pogovor in se mu prilagodili ter pripravili refleksijo na podlagi dogovorjenih razvojnih aktivnosti in ostalih zadev, ki sta jih vodja in zaposleni dogovorila.  

Pri digitalizaciji kadrovskih procesov (in tudi drugih procesov) je vedno pomembno, da pogledamo širše in vidimo, kje lahko podpremo vodstvo in zaposlene, da jim olajšamo vsakdan. Nihče ni navdušen nad digitalizacijo, ki ne prinaša realne vrednosti v prihranku časa ali poenostavitve procesov. Ker nam je uporabniška izkušnja pri implementaciji izboljšav ključna, bomo po koncu letnih razgovorov pridobili povratne informacije vseh uporabnikov in jih pretopili v procesne izboljšave. Cilj kadrovske službe je, da bdi nad razvojnim procesom, ga nenehno izboljšuje ter usmerja v to, da služi tako razvoju zaposlenih, kot tudi strateškim odločitvam vodstva, ko odločajo o strateškem napredku organizacije.  

Najpomembneje je, da pogovore izvajamo

Ne glede na to, na kakšen način izvajamo letne pogovore, je pomembno, da jih. Nobena digitalizacija in na papir zapisan proces ne bosta prevzela odgovornosti za to, da se to dejansko izvaja na ravni celotnega podjetja. Ta odgovornost tudi ne leži zgolj in izključno samo v kadrovski službi. Nasprotno, gre za deljeno odgovornost vseh deležnikov v podjetju, predvsem pa vodstva. Zato vas v prvi vrsti spodbujam, da, v kolikor tega še ne izvajate, s tem pričnete in svoje vodje ter zaposlene seznanite o vseh prednostih, ki jih letni pogovor prinese. Vodstvu pa vrednost prikažite skozi številke. 

Razvojno-ocenjevalni pogovor ni obrazec, ampak prostor za iskren pogovor o prihodnosti.

Merite zavzetost, eNPS in prikažite korelacijo rezultatov z nujnostjo izvedbe razvojno-ocenjevalnih pogovorov. Ne obljubljam, da bo zavzetost večja ali eNPS višji, obljubim pa, da boste dobili globok vpogled v organizacijo, delo, kulturo in v stvari, ki jih je potrebno prenehati početu, pa tudi tiste, ki jih je potrebno negovati. In to je največje darilo, ki ga dobite od zaposlenih. 

Vse od zgornjega pa se prične z dobro postavljenim procesom. Dobri, trdni temelji vodijo k uspešni implementaciji še tako zapletenega procesa. Zato vas spodbujam, da pri implementaciji digitalnih orodij vključite vse pomembne deležnike z namenom prepoznavanja vseh nevarnosti, ki jih vidijo na sami poti izvajanja pogovorov. Tako bo implementacija novega procesa ali pa samo digitalne verzije procesa precej lažja in manj zahtevna za končne uporabnike – vodje in zaposlene. 

In ne pozabite – vsak postopek lahko izboljšamo. Za izboljšavo pa dostikrat ne potrebujemo veliko sredstev, »le« motivirane posameznike in kulturo, ki je pripravljena na tovrstne spremembe. 

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Prakse

Več člankov iz te kategorije