Prakse

Interno komuniciranje: #lifeatMOL TV – zgodba, ki jo zaposleni dejansko spremljajo

Čas branja 8 min

S komuniciranjem se ukvarjam že več kot 15 let in še nikoli nam, komunikatorjem, ni bilo na voljo več orodij kot danes. Če sem povsem iskrena, sem se v začetku svoje poslovne poti bolj osredotočala na zunanje deležnike, torej eksterno komuniciranje, saj se mi je zdelo pomembno, da »svet izve«. A z leti sem prišla do spoznanja, da »svet izve, če domačini razumejo«. 

Izvedeli boste:
Zakaj pisna komunikacija pogosto ne doseže zaposlenih – in kako prepoznati trenutek, ko je potrebna sprememba pristopa.
Kako z enostavno video produkcijo ustvariti interno komunikacijsko orodje, ki povezuje, informira in angažira.
Kako sodelovanje med HR in komunikacijami vodi do boljše organizacijske kulture in učinkovitejšega prenosa informacij.

Tako se je moj fokus obrnil na interno komuniciranje, ki je več kot zgolj novička na internem portalu ali novičnik, ki ga pošljemo enkrat na teden. Interna komunikacija za doseganje ciljev podjetja ni »nice to have«, ampak je »must have«. Pri tem je pomemben način, kako je zastavljena. Povezuje, vključuje ali samo pripoveduje? Pri nas interno komunikacijo ustvarjamo vsi, z njo pa utrjujemo tudi organizacijsko kulturo, naše vrednote in ugled blagovne znamke na način, da zaposlene izobražujemo za ambasadorje. Kajti, če zaposleni ne ve, ne more povedati naprej, kajne? 

HR + PR: partnerstvo, ki premika kulturo

Priznam, če ne bi toliko ur presedela v Majini pisarni – Maja Kavaš je vodja naše kadrovske službe – in se z njo pogovarjala o klimi v podjetju, potrebah in pričakovanjih zaposlenih, kot jih vidi ona, bi težko prišli do kakršne koli učinkovite rešitve. O tem pišem zato, ker je dobro sodelovanje med korporativnim komuniciranjem in kadrovsko službo nujno. Ne samo za interno komuniciranje, ampak za vse ključne premike na področju organizacijske kulture, utrjevanja vrednot in nenazadnje tudi utrjevanja ugleda delodajalca. 

Interna komunikacija za doseganje ciljev podjetja ni »nice to have«, ampak je »must have«.

Komunikatorji imamo običajno izjemen občutek, kako komunicirati določeno temo. Kadrovska služba pa zna ponuditi tudi uvide, ki niso v našem primarnem fokusu, zato so redna srečanja med obema službama po mojem mnenju ključ do končnega uspeha. Vsaj v mojem primeru so bila zelo dragocena, saj je Maja zmeraj znala zelo argumentirano polemizirati in mi tako odpirati nov pogled na življenjski cikel zaposlenega v podjetju. Težava, ki jo imamo komunikatorji, je po mojem mnenju ta, da smo zelo dobro seznanjeni z vsem, kar se dogaja v podjetju. Zato ne smemo pozabiti informacij, ki jih delimo, vedno postavljati v ustrezen kontekst. Sama se postavim v vlogo več zaposlenih in si zastavim ključno vprašanje: »Zakaj je ta informacija pomembna zame?«

Ko obstoječi kanali ne zadostujejo več

Z Majo sva iskali nekaj, kar je informativno, atraktivno, ne predolgo. Nekaj, kar vključuje, izobražuje v jeziku, ki ga razumemo, ne glede na oddelek, v katerem smo zaposleni. Pa tudi nekaj, kar zabava. Ko je MOL razširil svoje poslovanje v Sloveniji in smo se približno »zložili in popredalčkali« po delovnih procesih, je na Majina in moja vrata trkal nov izziv – kulturno povezati dve ekipi, ki sta še pred kratkim poslovali kot konkurenčni – zdaj pa smo sodelavci. Povedano drugače, izziv je bil (in je še) poenotiti organizacijsko kulturo in vrednote na način, da jih bodo sodelavke in sodelavci razumeli. Da bodo vedeli, zakaj je pomembno poznati v podjetju zaželena ravnanja in kako lahko vsak prispeva k pozitivni organizacijski klimi. 

Če zaposleni ne ve, ne more povedati naprej, kajne?

Potreba po nadgradnji orodij interne komunikacije je nastala organsko, saj smo od zaposlenih prejemali vprašanja (na mail, prek Teamsov, osebno), na katera smo že odgovorili prek obstoječih orodij interne komunikacije – sestankov zaposlenih, tedenskega novičnika in internega portala ePanorama. Vendar jih očitno zaposleni niso dosledno, torej vsaj enkrat na teden, spremljali. 

»V vsebinah morajo nastopati naši ljudje«

Zato smo začeli razmišljati o alternativnih orodjih, ki bi jih sprejeli za svoja. V svetu reelsov, kratkih video vsebin, ki navdušujejo tudi baby boom generacijo, je to pomenilo, da smo morali začeti razmišljati o video produkciji, ki sicer velja za učinkovito, a hkrati tudi časovno in stroškovno zahtevno. Razmislili smo o vseh aktivnostih, ki potekajo v podjetju in kakšni komunikacijski materiali se ustvarjajo zaradi njih (npr. marketinške kampanje, nagradne igre za stranke, izobraževalni materiali za zaposlene …). 

Iskali smo sinergije, kako lahko v čim večji meri za oddajo izkoristimo že pripravljene materiale in jih s pomočjo sodobne tehnologije preobrazimo v privlačne za kamero (npr. animacije slik, letakov …). Med zaposlenimi smo testirali pripravljenost za sodelovanje pri pripravi videov. Slednje je z vidika priprave oddaje namreč ključno – v vsebinah morajo nastopati naši ljudje, saj je takšna oddaja lahko tudi orodje, prek katerega se zaposleni med seboj ne le spoznavajo, ampak hkrati tudi pilijo veščine javnega nastopanja. 

Od poslovanja do vremenske napovedi

In tako je nastala prva oddaja #lifeatMOL TV. Oddaja informativnega tipa, z voditeljico in prispevki – kot v dnevnih poročilih. Prispevki so razdeljeni na tri ključna vsebinska področja: poslovanje, organizacijska kultura in vremenska napoved. Prav slednja zaradi elementov humorja ter povezovanja meteorološke in naše strokovne terminologije pritegne veliko pozornosti. 

Ključno vprašanje: »Zakaj je ta informacija pomembna zame?«

Čar vsakomesečne oddaje je, da vanjo vključimo vse vidike našega poslovanja in uporabimo čim več materialov, ki nastajajo v drugih oddelkih, pretežno v marketingu. Tako so zaposleni celovito seznanjeni z vsemi projekti, ki so v teku, skozi vsebine pa krepimo tudi ugled naše blagovne znamke med zaposlenimi, saj vključujemo novice, kot so sponzorske aktivacije, napovedujemo marketinške kampanje, predstavljamo naše rešitve za kupce (npr. predstavitev aplikacije zvestobe MOL Move in ugodnosti, ki so na voljo strankam), zaposlene seznanjamo z našimi produkti (npr. o kakovosti goriva) in podobno.

Oddaja je v povprečju dolga med 8 in 10 minut in zajema pregled aktualnega dogajanja v podjetju ter napoved ključnih prihajajočih aktivnosti. Prispevke posnamemo sami – telefon in mini mikrofonček tehnološko zadostujeta našim potrebam. Napovednike voditeljice, v vlogi katere sem kar sama, posnamem v studiu zunanjega izvajalca, ki poskrbi za post produkcijo – ta najpogosteje vključuje grafiko in animacije. Snemamo tudi na naših bencinskih servisih in na tak način utrjujemo zavedanje o pomembnosti naših maloprodajnih mest za naše skupne uspehe. 

Odzivi na prvo oddajo so potrdili, da je bila naša odločitev pravilna in da so zaposleni novo orodje interne komunikacije vzeli zares za svoje. To dokazujejo tudi rezultati ogledov posamezne oddaje, ki tudi po letu in pol mesečnega predvajanja dosegajo v povprečju do 80 % zaposlenih. 

Zdaj vodje že sami dajejo pobude za vsebine

Vse pogostejše so tudi pobude vodij, da določene vsebine vključimo v #lifeatMOL TV, ker jih bo na tak način zagotovo slišala in videla večina zaposlenih. Ohranjamo pa zavezanost izhodiščem, ki smo jih postavili na začetku – biti kratki, informativni, zabavni in v ospredje postaviti zaposlene. Ne vodij, ampak tiste, ki operativno prispevajo k projektu in ga znajo z enostavnimi besedami, ki jih vsi razumemo, tudi zelo lepo opisati. Smo imeli izzive z zagotavljanjem sogovornikov? Smo. A povečini je bilo potrebne le malo spodbude, saj se ljudje še zmeraj radi gledajo – ne samo na fotografijah, tudi na video posnetkih. 

Interno komuniciranje upravljamo kot aktivnost, katere cilj je, da zaposleni boljše razumejo odločitve podjetja.

Tako naš #lifeatMOL TV presega zgolj informativno vrednost. Ker delamo na dveh koncih Slovenije – Murska Sobota in Koper, daje oddaja zaposlenim možnost, da obraze povežejo z imeni. In imena z delovnimi zadolžitvami. Dejstvo je namreč, da se poznamo toliko, kot nas povezujejo poslovni procesi, in določene povezujejo zelo redko. 

Oddaja daje glas tistim, ki izvajajo projekte. Tudi na tak način utrjujemo kulturo prepoznavanja dosežkov. V vsaki oddaji si prizadevamo za spolno uravnoteženost sogovornikov in tudi za vsebinsko uravnoteženost – iz vsakega oddelka nekaj vsebinskega in obvezno ena novica, povezana z bencinskimi servisi, v kateri govori zaposleni na bencinskem servisu. Najtežje je prav slednje, saj se v določenih oddelkih novosti ne zgodijo vsak mesec. Zato sodelavke in sodelavce iz tega oddelka vključimo v prispevke, ki se navezujejo na splošno dogajanje v podjetju oz. na organizacijsko kulturo. 

#loveatMOL TV je dvignil tudi branost pisne komunikacije

Zanimivo je, kako je #lifeatMOL TV sčasoma spremenil tudi trend spremljanja ostalih kanalov internega komuniciranja. Oddaja, ki je sicer naložena na YouTube kanalu, je s povezavo, ki pelje na naš interni portal, umeščena v novičnik. Zaposleni lahko torej oddajo gleda na našem intranetu ali na YouTubu. Priljubljenost oddaje tako dviguje tudi zanimanje za pisno komunikacijo, saj od predvajanja prve oddaje zaznavamo boljše rezultate spremljanja novic, ki so objavljene na internem portalu. 

Pomembno je, da gremo v korak s časom in prisluhnemo potrebam zaposlenih.

Osebno menim, da je razvejana mreža orodij za interno komuniciranje pomembna za učinkovito komunikacijo. V njej lahko vsak najde obliko in način informiranja, ki mu najbolje ustreza. Zato ne bi rekla, da je pisna komunikacija odpisana. V korporativnem svetu nikoli ne bo – spomnite se, kdaj ste nazadnje rekli »to potrebujem pisno«. A pomembno je, da gremo v korak s časom in prisluhnemo potrebam zaposlenih. 

Pri komunikatorjih se to zgodi povsem naravno, če interno komuniciranje upravljamo kot aktivnost, katere cilj je, da zaposleni boljše razumejo odločitve podjetja, v katerem so zaposleni, cilje in strateške usmeritve, ne pa kot obvezen novičnik, ki mora iziti enkrat na teden, ker se je tako odločilo vodstvo. 

Kolegice in kolegi, komunikatorji, povabite se na kavo v kadrovsko službo. In obratno. Prepričana sem, da se bodo rodile inovativne in učinkovite prakse, pisane na kožo vaši delovni sredini. 

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Prakse

Več člankov iz te kategorije