Lenobe smo: ne da se nam ukvarjati z besedami
Čas branja 5 minKomunikacijske veščine in trening. Kaj vse bi moral poznati prav vsak, od srednjega managementa navzgor? Hm. Veliko znanja je potrebnega, če želimo premikati ekipo s točke A na točko B. Osnova vsega pa je razumevanje moči besed. V poslovnem svetu ves čas nekoga prepričujemo – svoje kupce, zaposlene, poslovne partnerje, lokalno okolje, v katerem organizacija deluje, lastnike, investitorje, konkurenco, vladne organizacije – torej vse deležnike, na katere vpliva delovanje naše organizacije.
Prepričljivost je veščina, ki jo sestavlja ogromno znanja o potrebah, ki jih imajo javnosti, o besedah, ki jih je pametno uporabiti, tonu, kontekstu, razumevanju moči govorice telesa in tistem faktorju »x«, ki ga niti ne znamo dobro definirati, a smo mu nadeli splošno znan naziv »karizma«. Kar se tiče slednjega, ni pametnega recepta, ki bi nam omogočil natančno določiti karakteristike: ščepec tega, mala žlička tistega, zajemalka onega in voila, »karizma« je tu. Vse preostalo pa ni nekaj, kar bi vodilni (smeli) prepuščati naključju. Znanje o izdelku? Znanje o trgu? Poznavanje kupcev? Treniranje komunikacijskih veščin? Vsak vodstveni delavec – in tukaj ne govorim samo o najvišje pozicioniranem na hierarhični lestvici, temveč o vseh, ki vodijo – si ne sme dovoliti, da se ne bi izobraževal. Pika. Če od svojih zaposlenih pričakujemo, da znajo/zmorejo/izpeljejo, potem smo mi tisti, ki dajemo zgled.
Poglejmo moje področje: komuniciranje. Vsakdo ustvari svoj komunikacijski stil skozi življenje in zato vsi ne čutijo pretirane potrebe po tem, da bi se posebej izobraževali na tem področju. Komunikacijski stil imaš – ali je prepričljiv ali ne, je druga zgodba. Nekateri imajo zelo deterministično gledanje na to, saj so prepričani, da je to podobno kot talent, s katerim se človek rodi ali pa ne. No, ne drži. Prepričljivo komuniciranje je povezano s treningom. Ameriški predsednik Barack Obama denimo deluje kot nekdo, ki se je rodil z genom za prepričljivost, a on je samo nekdo, ki je dovolj dolgo časa treniral svoje »mišice komuniciranja«, da deluje naravno, iskreno, avtentično, karizmatično, ko nastopa. Ste že slišali za trditev, da mojstrstvo dosežemo po 10.000 urah vaje? Tudi tukaj je tako.
Pri komunikacijskih veščinah se moramo osredotočati na štiri segmente: videz, glas, vsebino in psihično pripravljenost. Zanimivo je, da ljudje dokaj hitro ozavestijo segment videza in glasu, vsebina in psihična vzdržljivost pa prevečkrat naletita na gluha ušesa. Že slišim negodovanje, da pri vsebini pač ni tako, vi se vedno pripravljate, razmišljate o vsebini in temu dajete tudi največji poudarek. Verjamem. Vendar se prevečkrat ujamete v past »zveneti pametno« in ne razmišljate, kako vas ljudje na drugi strani »slišijo«. Ko pripravljate govore, prezentacije, pogajalska izhodišča, dopise, e-besedila, odgovore za medije, izhajate iz pozicije, kako bodo naslovniki videli vas, namesto da bi izhajali s pozicije, kako se bodo oni počutili. Ne razmišljate o posameznih besedah. To sicer zveni kot umetnost, a jo lahko obvlada vsak. Če se v to poglobi. Obstajajo namreč temeljni principi oziroma pravila, ki se skrivajo za dobro komunikacijo in so pomembni za vsakega vodilnega v organizaciji – gospodarstvo, javna uprava, politika, ni pomembno.
Prvo in drugo pravilo bosta najbolj zaboleli tiste, ki cenijo svoj besedni zaklad in veščine ustvarjanja dolgih stavkov: uporabljajte preproste besede in uporabljajte kratke stavke. Ste kdaj opazili, kako ljudje, ko želijo zveneti učeno, posežejo po tujkah, dolgih in redko slišanih besedah? Če morajo ljudje poseči po slovarju, da vas raztolmačijo, ste jih izgubili. Vaše besede in vsebina bodo pljusknile ob njih kot morje ob skalo, brez učinka. Svoj jezik morate prilagoditi ljudem, ki vas poslušajo. Strokovno izrazoslovje uporabljajte samo pri tistih, ki ga razumejo, drugje se morate prilagoditi. Kar pa se tiče kratkosti: bodite toliko kratki, kolikor pač gre. Obe pravili sta osnova govorov, ki jih podaja denimo Donald Trump, kandidat za ameriškega predsednika. Analiza njegove retorike je pokazala, da je besedni zaklad in kompleksnost vsebine na nivoju osnovnošolcev. A on je več kot dokazano prepričal nepregledno množico Američanov. Je prepričljiv? Več kot očitno.
Tretje pravilo je povezano s kredibilnostjo, ki je pomembnejša od filozofije. Ljudje vam morajo namreč verjeti, da jih boste prepričali. Pri tem pa so ključne besede (in seveda dejanja), ki odražajo iskrenost in ne nasprotujejo splošno uveljavljenim prepričanjem, okoliščinam, percepcijam, ker potem ne učinkujejo. Ljudje imajo načeloma dobre radarje, zavohajo vas, ko besede govorijo nekaj, dejanja pa kažejo drugačno sliko. Kredibilnost ustvarimo na preprost način: govorite, kar mislite, in mislite, kar govorite.
Ponavljanje je četrto pravilo za učinkovito komuniciranje. Ponavljanje. Ponavljanje. Ponavljanje. Kot Duracellov zajček. Spomnite? Sporočila se ne smejo spreminjati, sporočila se morajo ponavljati, da si jih ljudje zapomnijo. Ob naslednji priložnosti spremljajte politična soočenja in videli boste, da dobro pripravljeni politiki ne bodo spreminjali sporočil. To zahteva neverjetno disciplino, vendar se na koncu splača. Samo vam se bo sporočilo že gabilo zaradi tega, vendar ga bodo vaši naslovniki slišali prvič ali največkrat drugič. Oglaševalci to lekcijo razumejo zelo dobro. Slogan, ki na zapomnljiv način uteleša koncept storitve/produkta, ponavljajo toliko časa, da se nam zasidra v spomin. Naredimo test? » , moja dežela«, »Lačen si «, »Totalno zmešan «, »Just do «. Koliko časa ste razmišljali? Ne verjamem, da dolgo. Samo odločiti se morate, katera so vaša sporočila, potem pa jih uporabljajte.
Naj se zaustavim na tej točki. Zanima me: ste kdaj toliko razmišljali o vsebini? Ste v resnici kdaj toliko razmišljali o besedah, ki bodo delale za vas? Po mojih izkušnjah niti ne. In zgoraj sem se dotaknila samo besed – vsebine. Potem pa moramo razmisliti še o izvedbi (kako nam bodo pri tem pomagali glas, govorica telesa, videz …) in jo dobro trenirati. Tukaj sledi naslednja napaka, ki jo počnejo mnogi: predvidevajo, da bodo že nekako izpeljali tisti sestanek/prezentacijo/intervju, potem pa so šokirani, da jim ni šlo tako dobro, kot so si želeli. Prihodnjič napako ponovijo, sčasoma pa jim kilometrina pomaga do tega, da postanejo reprezentativni. Vsako pomembno disciplino treniramo in tudi to je veščina, ki zahteva veliko vloženega napora. Naj vas izzovem: se znate zdajle novemu šefu predstaviti v eni minuti? Znate v petih alinejah pojasniti svojim sodelavcem, zakaj je najnovejši projekt pomemben? Veste, kako boste nadzornemu svetu jasno pojasnili polletne rezultate? Ne? Vam dam nasvet? Vzemite v roke list papirja in svinčnik ter začnite. Občudujem ljudi, ki se temu ne posvečajo tako redno kot telovadbi. Komunikacijske veščine uporabljamo vsak dan, v vsaki komunikaciji, zato zahtevajo veliko več pozornosti.
Pri komunikacijskih veščinah se moramo osredotočati na štiri segmente: videz, glas, vsebino in psihično pripravljenost. Zanimivo je, da ljudje dokaj hitro ozavestijo segment videza in glasu, vsebina in psihična vzdržljivost pa prevečkrat naletita na gluha ušesa.
