HRM

V leto 2024 z uvedbo kadrovsko informacijskega sistema

Čas branja 12 min

Digitalizacija prinaša hitre spremembe tudi na področju HRM. Pa vendar številna podjetja kadrovske službe še niso digitalizirala. V nadaljevanju opisujemo prednosti digitalizacije kadrovske službe, kako se lotiti uvedbe kadrovsko informacijskega sistema in navajamo izkušnje dveh podjetij.

Trenutno smo v »digitalni dobi«, v kateri je digitalna transformacija postala globalni trend med organizacijami.1 V zadnjih dveh desetletjih so globalizacija, hitri tehnološki napredek in napredovanje ekonomij, ki temeljijo na znanju, spremenili način delovanja modernih organizacij. Prav tako je narasla pomembnost sposobnosti uporabe informacijskih tehnologij.2

Stari načini upravljanja z zaposlenimi so neučinkoviti

Digitalna transformacija ima močan vpliv tudi na HRM procese in vloge. Medtem ko se razvijajo digitalne tehnologije, se spreminja tudi način, kako HR upravlja informacije in podatke.1 Poleg ostalega, informacijske tehnologije vplivajo tudi na zaposlene in njihova delovna mesta, oblikovanje delovnih mest, HR načrtovanje in delovne pogoje v organizacijah. Posledično so stari načini upravljanja z zaposlenimi neučinkoviti.2

HR se razvija v področje, ki bolj temelji na tehnologiji, saj morajo organizacije3:

Janja Smolnikar, vodja poslovnega razvoja v podjetju Stelkom prednosti digitalizacije HRM prepoznava predvsem v centralizaciji podatkov in usklajenosti procesov: »Za naše podjetje lahko rečem, da smo prepoznali prednost v tem, da imamo vse na enem mestu. Torej, vsi dokumenti, plačilne liste, razvoj zaposlenih, onboarding proces, vse je zbrano na ID-ju zaposlenega, na enem mestu. Prednost je tudi, da so procesi digitalizirani, da nima vsak nov kadrovik ali vodja svojega pristopa, ampak da so te osnovne stvari procesno podprte in ni možnosti nastanka napak.«

Koraki uvedbe HRIS se začnejo z analizo potreb, torej določitvijo, kaj je tisto, kar organizacija potrebuje v HRIS. Nato pride na vrsto izbira HRIS sistema, ki se ujema z njihovimi potrebami.

Gregor Podgoršek, senior IT svetovalec iz skupine Unija prav tako prepoznava prednost digitalizacije HRM v centralizaciji podatkov, hkrati pa poudarja tudi možnosti povezave več sistemov: »Prednost vidim tudi v naslednjih fazah, ko podjetje razmišlja o povezovanju z drugimi sistemi; npr. Payroll - obračun plač. V podjetju namreč izvajamo tudi obračun plač za outsourcing, in kjer na drugi strani srečamo urejen kadrovski sistem, je izmenjava podatkov izjemno enostavna. V nasprotnem primeru se srečamo z mnogimi tabelami, različnimi seznami, izpisi iz raznoraznih sistemov, ki jih potem prilagajamo. Ko imamo na drugi strani urejen kadrovski sistem, je proces res enostaven - dogovorimo se za neko obliko, dobimo podatke in jih po potrebi pošiljamo tudi nazaj. Danes tudi plačilnih list skoraj ni več. Večinoma potujejo elektronsko, bodisi v elektronski poštni nabiralnik ali celo v HR portale.«

Vloga HRM je prešla s tradicionalne na strateško. HR menedžerji postajajo strateški poslovni partnerji. Ravno zaradi tega je prišlo do potrebe po kombiniranju IT in HR področja, kjer je kot rezultat postala HRIS (Human Resources Information System - kadrovski informacijski sistem) tehnologija tista, ki lahko pripelje HR v moderno dobo. HRIS je eno izmed najboljših orodij sodobnih organizacij in zelo popularno v razvitih državah že od začetka 21. stoletja.2

Kaj lahko uvedba HRIS prinese organizaciji?

Uporaba HRIS ima več prednosti. Najpomembnejša prednost je varčevanje s časom, saj lahko uporaba HRIS pohitri administrativne postopke in zmanjša količino časa, ki ga porabimo za izvedbo HRM nalog. Uporaba HRIS pomeni tudi zmanjšanje stroškov, saj HRM oddelek ne potrebuje večjega števila zaposlenih, ki bi izvajali administrativne naloge.4 

V podjetju Stelkom so se za uvedbo HRIS odločili z željo po centralizaciji in digitalizaciji vseh kadrovskih podatkov. Kot pravi Janja Smolnikar: »Ker smo - tako kot veliko manjših podjetij v Sloveniji - oboževali Excel. Vse je bilo v Excelu. Zaradi neusklajenosti podatkov med različnimi Excel tabelami, ki so bile na različnih računalnikih, smo sprejeli odločitev, da je to treba centralizirati. Povezati različne sisteme v en sistem, digitalizirati, da nam prihrani čas, ki ga porabimo za redno administracijo. Da se lahko posvetimo strateškemu delu s kadri. Predvsem pa smo želeli biti v skladu z zakonodajo, imeti ažurne in relevantne podatke ter olajšati delo vsem, tako vodjem kot kadrovski službi.« 

Raziskave kažejo, da so organizacije, ki kombinirajo učinkovite HR menedžerske procese z učinkovito HR tehnologijo, produktivnejše in profitabilnejše kot tiste, ki teh dveh zadev ne kombinirajo.

Gregor Podgoršek pravi, da so se v skupini Unija odločili za uvedbo HRIS zaradi rasti podjetij: »V zadnjih letih intenzivno rastemo, imamo podjetja v šestih državah bivše Jugoslavije, kar pomeni, da na leto zaposlimo med 40 in 50 novih sodelavcev. Tudi mi smo večino stvari počeli v Excel tabelah, malo tudi na papirju. Nato smo se odločili, da želimo vse to prestaviti v bolj kompaktno okolje. Začeli smo s procesom zaposlovanja. Občasno se nam zgodi, da dobimo za eno delovno mesto tudi 300 prijav. Tukaj je ročna obdelava velik izziv. To je bil eden od glavnih motivov, zakaj smo se uvedbe HRIS dejansko lotili.« 

HRIS zagotavlja tudi spremljanje uspešnosti zaposlenih v realnem času, saj so podatki o uspešnosti zaposlenih na voljo takoj, v istem trenutku. Prav tako HRIS zagotavlja hiter in preprost dostop do podatkov zaposlenih.4

Skoraj vsi HR procesi so lahko opravljeni s pomočjo uporabe HRIS na dnevni ravni. To prinaša veliko koristi za organizacijo5: 

Kako se lotiti uvedbe HRIS?

Uvedba HRIS vsebuje baze podatkov, računalniške aplikacije, strojno in programsko opremo, ki se uporabljajo za hranjenje, upravljanje in snemanje podatkov za različne funkcije HR. HRIS je sistem, razvit z integrirano tehnologijo, za zbiranje, hranjenje in analiziranje informacij, vezanih na ljudi v organizaciji.6

Koraki uvedbe HRIS se začnejo z analizo potreb, torej določitvijo, kaj je tisto, kar organizacija potrebuje v HRIS. Nato pride na vrsto izbira HRIS sistema, ki se ujema z njihovimi potrebami in nato razvoj sistema, ki ustreza potrebam in značilnostim organizacije kot celote.4

Janja Smolnikar opisuje začetek uvedbe Intrix HRM kadrovskega sistema: »Lotili smo se zelo projektno, drugače skoraj ne gre. Najprej smo pregledali svoje baze podatkov, znotraj podjetja prioritizirali, kaj je za različne vodje najpomembnejše in se nato dobili z Intero. Z njimi smo na rednih tedenskih sestankih prečistili bazo, opredelili naše interne kadrovske procese, ki smo jih želeli uskladiti s splošnimi, in nato smo skupaj optimizirali celotno uvedbo. Imeli smo redne tedenske sestanke, brainstorminge, da smo na koncu prišli do rešitve, ki smo jo skupaj z njimi tudi razvili.«

Janja Smolnikar in Gregor Podgoršek na dogodku HRup o uvedbi kadrovskega sistema Intrix HRM. Foto: Robert Fišer

Gregor Podgoršek izkušnjo s prvimi koraki uvedbe kadrovskega sistema Intrix HRM opisuje tako: »V Uniji smo se tega lotili zelo popredalčkano. Spomladi smo začeli načrtovati vsebino, kaj sploh želimo doseči, popisali smo procese, jih zložili v tablice in potem poiskali najbolj primerno rešitev. V danem trenutku je bil to Intrix HRM. Junija smo imeli prve sestanke, na katerih smo se relativno hitro dogovorili za način dela. Najprej smo en mesec pilili vsebino, da so tudi na Interi razumeli, kakšna so naša pričakovanja. Procese smo tudi narisali. Kmalu so nam dostavili testno okolje, kjer smo začeli s testiranjem. Vpeljave smo se lotili fazno, tako da smo trenutno v procesu zaključevanja prve faze, vezane na proces zaposlovanja.«

Ko je HRIS sistem razvit, mora organizacija s pomočjo testiranj ugotoviti, ali sistem deluje pravilno glede na njihove potrebe. Potem mora HRM poskrbeti za usposabljanje zaposlenih, da bodo lahko učinkovito uporabljali HRIS. Zadnji korak je vzdrževanje sistema, ki zajema periodično vzdrževanje sistema in izvedbo morebitnih popravkov, da bi HRIS še vedno deloval pravilno in podpiral HRM pri učinkovitem upravljanju kadra.4

Najboljše prakse, kako optimizirati vaše rezultate, ko uvajate HRIS3:

Komu v podjetju omogočiti dostop do HRIS?

Čeprav ima uvedba HRIS veliko koristi, pa se lahko med uvedbo srečamo s številnimi ovirami in izzivi. Ena od glavnih ovir je pomanjkanje podpore menedžmenta. Dodatno lahko predstavlja oviro tudi odpor zaposlenih. Ta običajno izvira iz odpora, ki ga lahko določeni posamezniki občutijo do sprememb. Pomembno področje, ki mora biti obravnavano pri sami uvedbi HRIS, pa je tudi varnost podatkov, saj se v HRIS običajno hranijo osebni in občutljivi podatki zaposlenih.4

Da bi prešli te izzive, lahko HRM zagotovi ustrezno podporo menedžmenta, poskrbi za kakovostno usposabljanje in komunikacijo z zaposlenimi ter posveti pozornost tudi varnosti podatkov. HRM mora prav tako skomunicirati prednosti HRIS z vsemi zaposlenimi, da bi tudi oni lahko razumeli in sprejeli spremembe.4

Ena od glavnih ovir je pomanjkanje podpore menedžmenta. Dodatno lahko predstavlja oviro tudi odpor zaposlenih.

Ena najpomembnejših sprememb v HRM je demokratizacija HR podatkov - možnost dostopanja do podatkov za ljudi zunaj in znotraj organizacije. Z različnimi tipi uporabnikov pridejo tudi različne potrebe. Višje vodstvo potrebuje npr. zgolj skupne podatke, na temelju katerih potem sprejema strateške odločitve. Zaradi različnih vrst uporabnikov mora HRIS podpirati različne dostope.3

HR portal zagotavlja vsakemu zaposlenemu, da dostopa do virov in podatkov, ki so relevantni za njegovo situacijo in delovno mesto. Vsak zaposleni si lahko prilagodi vmesnik, da vidi najpomembnejše informacije. Večina HR portalov temelji na spletni strani, tako da lahko zaposleni dostopajo do HR storitev kjer koli in kadar koli, z uporabo različnih naprav (prenosniki, pametni telefoni …)3

Kakšna je dodana vrednost za zaposlene?

Na to, do kolikšne mere bo uporabljen HRIS, vpliva veliko dejavnikov. Najprej: zaposleni morajo biti prepričani v vrednost, ki jo ta sistem prinaša njihovemu delu. To pogosto pomeni zagotavljanje točnih, pravočasnih informacij, ki vplivajo na udobje in varčevanje s časom pri zaposlenih. Torej, če je HRIS prepoznan kot orodje, ki poenostavlja delo, bodo uporabniki z veseljem sprejeli spremembo.3

Janja Smolnikar na tem področju poudarja dodano vrednost za zaposlene: »Največja dodana vrednost informacijskega sistema za zaposlenega je v elektronski personalni mapi - vsi podatki na enem mestu. Torej plača, zaposlitveni proces, zgodovina, vzdrževani družinski člani, realizacija, cilji, razvoj kompetenc, izobraževanja, oddajanje želja po izobraževanju, želja nadrejenega, želja zaposlenega … Vse to se lahko vnese v sistem in zaposleni ima z enim klikom dostop do vseh svojih kadrovskih podatkov. Preteklih, aktualnih in tudi plana za naprej.« 

Številnim organizacijam ne predstavlja največjega izziva to, ali bodo zaposleni uporabljali HRIS, temveč, kako spodbuditi zaposlene, da bodo sistem uporabljali v popolnosti in postali zanesljivi skrbniki podatkov, ki jih podjetje potrebuje. Pri tem sta ključnega pomena podpora organizacije in kakovost spletnih virov pomoči za uporabo HRIS.3

Eden od glavnih namenov HRIS je priprava poročil in podpora procesu sprejemanja odločitev. Zakonske zahteve po različnih poročilih se večajo, pripravlja se vedno več podatkov in analiz s področja HRM. Zaradi tega postaja HRIS vedno bolj pomemben. Pomembna sta hramba in pridobivanje podatkov. 

Kadar je ustrezno, uporabite netehnološko rešitev. Tehnologija ni nadomestek razumne HR strategije in močnih zaposlenih.

V preteklosti je bilo nemogoče pripravljati kakovostne analize, saj je primanjkovalo ustreznih podatkov. Ustrezno hranjenje in pridobivanje podatkov tako pripomoreta k načrtovanju delovne sile, predvidevanju fluktuacije, nadziranju HR procesov ipd. HR dashboard (delovna tabla) najpogosteje predstavlja podatke, ki so najbolj vezani na uspešnost HR, v realnem času. Običajno gre za vizualni prikaz podatkov. 

Delovne table omogočajo vodjem, da natančno pregledajo informacije, s čimer nato prepoznajo in se osredotočijo na potencialna problematična področja. Vsekakor se bo tehnologija, ki podpira HR analitiko, še razvijala. Na to morajo biti podjetja pozorna, da bodo znala povečati učinkovitost HR.3

HRIS je močno spremenil način izvedbe HR storitev in upravljanje teh s strani organizacij. Če se ta uporablja učinkovito, lahko HRIS povzroči, da postanejo zaposleni v HR oddelku učinkovitejši, bolje informirani in sposobni boljše komunikacije, glede svojega doprinosa k poslovanju. 

Raziskave kažejo, da so organizacije, ki kombinirajo učinkovite HR menedžerske procese z učinkovito HR tehnologijo, produktivnejše in profitabilnejše kot tiste, ki teh dveh zadev ne kombinirajo. Izziv za HR vodje pa je v tem, da jim uspe upravljati tehnologijo na način, da maksimizirajo koristi in minimizirajo morebitne padce na poti digitalizacije.3

Literatura in viri

1. Zhang, J. & Chen, Z.(2023). Exploring Human Resource Management Digital Transformation in the Digital Age. Journal of the Knowledge Economy, https://doi.org/10.1007/s13132-023-01214-y.

2. Quaosar, G.M.A.A. & Rahman, Md.S. (2021). Human Resource Information Systems (HRIS) of Developing Countries in 21st Century: Review and Prospects. Journal of Human Resource and Sustaintability Studies, 9, 470–483.

3. Johnson, R.D. & Gueutal, H. G. (2011). Transforming HR through technology: The use of E-HR and HRIS in Organizations. Virginia: SHRM Foundation.

4. Panjaitan, E.H.H. (2023). Implementing Human Resource Information System (HRIS) for EffIcient Human Resource Management. International Journal of Science and Society, 5/2, 128–139.

5. Chakraborty, A. R. & Mansor, N. N.A. (2013). Adoption of Human Resource Information System: A theoretical Analysis. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 75, 473–478.

6. Suharti, L. & Sulistyo, P. R. (2018): The implementation of Human Resources Information System and It’s Benefit for Organizations. Diponegoro International Journal of Business, 1, 1–7.

Prispevek je promocijsko besedilo.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji HRM

Več člankov iz te kategorije