Digitalizacija HR-ja: ZAKAJ in KAKO jo izvesti pravilno
Čas branja 5 minDigitalizacija HR procesov < Digitalna poslovna preobrazba HR oddelkov < HR digitalnost.
Verjetno vam je prvi izraz najbolj in zadnji najmanj domač? Vas zanima v čem se ti pojmi razlikujejo in zakaj je to pomembno za HR? Naj vam zaupam, zadnja besedna zveza predstavlja eno najbolj pomembnih nalog HR vodij v uspešnosti poslovanja organizacij.
Izvedeli boste:
Kako lahko digitalizacija HR procesov izboljša sodelovanje med vodji in zaposlenimi ter poveča produktivnost celotne organizacije?
Kateri koraki so ključni za uspešno izvedbo digitalne poslovne preobrazbe HR oddelka in zakaj je pomembna celovita vizija?
Kako lahko pravilna digitalizacija HR procesov prispeva k razvoju digitalnega poslovnega ekosistema, ki spodbuja kreativnost in zadovoljstvo zaposlenih?
HR digitalizacija postaja tudi v slovenskem HR prostoru vse bolj vroča tema. Organizacije se je lotevajo z različnih izhodišč. Najbolj pogosto je to le eno od področij oziroma eden od projektov digitalizacije vseh procesov. Včasih je celo del prave celostne digitalne poslovne preobrazbe organizacije. A le malo je organizacij, ki že danes vedo in upoštevajo, da bo v njihovi prihodnosti eden ključnih elementov uspešnosti sistematično vzpostavljanje sinergičnih povezav ljudi in digitalnih tehnologij.
Razvoj vsake sinergije zahteva:
- Vizijo, skupno vsem sodelujočim,
- željo po sodelovanju,
- ustrezno usposobljenost,
- čas in
- dober začetek.
Pravilno izveden prvi korak bo dal sodelujočim ustrezno motivacijo in vzpostavil temelje za uspešno nadaljevanje skupne poti in razvoj skupnih moči. V HR digitalizaciji predstavlja prvi korak digitalizacija HR procesov. Pri tem je za organizacijo, njene vodje in predvsem za HR vodje izrednega pomena razumevanje, da:
- digitalizacija HR procesov ni interni projekt HR oddelka,
- ne obsega samo tradicionalnih (internih) HR procesov,
- so njeni rezultati namenjeni vsem vodjem in zaposlenim in da
- digitalizacija HR procesov predstavlja šele prvi korak in ne končnega cilja poti.
Končni cilj – HR digitalnost
Digitalnost je pojem, ki se veliko bolj kot na digitalne tehnologije, nanaša na kulturo in odnose v digitalnem svetu - v digitalni ekonomiji in digitalni družbi. Digitalnost pomeni povezan ekosistem, ki svoje odnose oblikuje s pomočjo digitalnih naprav, digitalnih zapisov in digitalnih družabnih omrežij.
Pravilno razumljena in izvedena digitalizacija HR procesov predstavlja prvi korak celostnega razvoja HR digitalnosti kot skupne vizije vseh vodij v organizaciji.
Organizacija je poslovni ekosistem, ki je vedno bolj digitalno notranje in zunanje povezan. Prav gotovo ima vsak od nas svoje mnenje o pozitivnih in negativnih vplivih digitalnih tehnologij, a zelo verjetno se lahko poenotimo v tem, da svet ne bo šel več nazaj, da bo kvečjemu vedno bolj digitalen. A to ne bi smelo nujno pomeniti, da bo tudi vedno manj človeški.
To je odvisno predvsem od nas samih in od našega razumevanja vloge digitalnih tehnologij. Te bi morale biti le orodje za to, kar so bili nekoč v analognem svetu npr. svinčnik, stroji, telegraf, telegram, knjige, društva. Digitalne tehnologije bi morale biti le sredstvo za lažje delo, učenje, prenos znanja, boljše medsebojno razumevanje in sodelovanje, za več ustvarjene vrednosti.
In kaj bi moralo biti bistvo? Bistvo so še vedno ljudje, njihove potrebe in želje, njihova ustvarjalnost in kreativnost, skrb za sočloveka in boljšo družbo ter ohranjanje narave. Glavni namen digitalnih tehnologij in digitalnih pripomočkov bi moral biti ustvariti pogoje za več tega.
In kaj je HR digitalnost? Gre za razvoj organizacije kot digitalnega poslovnega ekosistema, ki temelji na ugotavljanju in zagotavljanju zadovoljevanja potreb vseh vključenih deležnikov - še posebej zaposlenih - s pomočjo uporabe naprednih digitalnih tehnologij. V bistvu skoraj nič novega; novi so le:
- uporaba digitalnih pripomočkov in rešitev,
- razumevanje globlje povezanosti in vpliva zaposlenih na kupce in
- preskok iz tradicionalnih, ozko razumljenih HR procesov (npr. zaposlovanje, beleženje delovnega časa, obračun plač, predpisi delovnega prava, podpora razvoju zaposlenih) na tesnejše sodelovanje z ostalimi vodji pri ustvarjanju boljših pogojev dela in višje produktivnosti zaposlenih v vseh oddelkih organizacije in celo zunaj nje.
Pri tem gre, na primer, za:
- analizo učinkovitosti in uspešnosti dela zaposlenega z dodatnimi podatki njegovega zdravja in pogojev na delovnem mestu,
- analizo preteklih rezultatov,
- razvoj delovnih mest prihodnosti s poudarkom na zmanjševanju rutinskih del in povečevanju časa, namenjenega za ustvarjalno delo,
- izboljšanje izkušnje zaposlenega,
- soustvarjanje znamke podjetja,
- sodelovanje HR vodij podjetij povezanih v poslovnem ekosistemu.
Vmesna stopnja - digitalna poslovna preobrazba HR oddelka
Digitalna poslovna preobrazba organizacije je celovita sprememba dojemanja, naravnanosti, osmišljanja, delovanja in kulture organizacije v povezavi z uporabo digitalnih tehnologij s ciljem prilagajanja organizacije zakonitostim digitalne ekonomije. Digitalna poslovna preobrazba HR oddelka je najprej vse to v okviru samega HR oddelka in nato proaktivna pomoč HR vodij ostalim vodjem na ravni celotne organizacije.
Vodje morajo storiti več pri vzpostavljanju sodelovanja s HR vodji izven tradicionalnih HR tem.
HR vodje pri tem potrebujejo nove kompetence, ki niso samo specifične na področju zmožnosti in uporabe digitalnih tehnologij, temveč še pred tem tudi poslovne in analitične. Potreben je tudi razvoj razumevanja vodij ostalih poslovnih oddelkov o pomenu HR digitalnosti in s tem dvig njihove proaktivnosti za tesnejše poslovno sodelovanje s HR vodji, tudi izven tradicionalnih rutinskih HR nalog.
Prvi korak digitalizacije HR-ja – digitalizacija HR procesov
Pri digitalizaciji HR procesov je ključno, da vodstvo organizacije ter HR vodje izhajajo iz končnega cilja HR digitalnosti in HR vloge v celoviti digitalni preobrazbi organizacije. Izhodišče torej ne sme biti posamezen HR proces ali celo HR rešitev IT ponudnika. To bi bilo podobno, kot če bi kupovali ločene dele sestavljanke brez jasne končne slike in njenega pomena za tiste, ki jim jo želimo pokazati in vplivati nanje.
Digitalizacija HR procesov ni interni projekt HR oddelka in ne obsega samo tradicionalnih HR procesov.
V prispodobi sestavljanke je najbrž (po)vsem jasno, da tako ne gre, a žal v praksi digitalizacije HR procesov in digitalne poslovne preobrazbe HR oddelka pogosto ni tako. Organizacije še vedno prevečkrat kupujejo posamezne koščke na priložnostnih razprodajah brez končne vizije HR digitalnosti.
Da bi HR vodjem pomagali pri ustrezni pripravi in izvedbi digitalizacije HR procesov, smo v spodnji tabeli povzeli ključne kazalnike uspešnosti, kjer je levo od vsakega predstavljen tradicionalni pristop, ki običajno vodi to težav, in na desni strani pristop, ki prinaša nadpovprečne rezultate.
Če ste prepoznali pripravo ali izvedbo svojih HR iniciativ predvsem na način, opisan z elementi na levi strani, je priporočljivo, da začnete ali dodate priporočila z desne strani tabele. Samo to zagotavlja ustrezne rezultate prvega koraka in potreben pospešek na popotovanju uresničitve HR digitalnosti.
Literatura in viri
- Wikipedia (2024), Digitality
- Medium, Epe H. (2021), It’s your choice, or: valuable (social) organizations in a culture of digitality
- IIBA Kanada (2023)., A Model for Good Analysis - BACCM™.
- IIBA Slovenija, (2024), Digitalizacija v HR – pogumno, a ne ponavljajte napak predhodnikov
- Glocalthinking (2017), Digital transformation: what can be done from HR?
