Intervju

Intervju s Tamaro Kokol Hudoklin, HR managerko v podjetju CREAPLUS: Ko UI razloži, zakaj nimate več dopusta 

Čas branja 6 min

Tamara Kokol Hudoklin je vodja HR pri podjetju CREAPLUS, kjer so pred pol leta implementirali AILA – internega UI asistenta, ki je spremenil način, kako zaposleni dostopajo do HR informacij. Namesto brskanja po intranetu, iskanja dokumentov in poizvedb pri kolegih, zdaj dobijo odgovore v naravnem jeziku, v nekaj sekundah. 

Pogovarjali smo se o tem, kako je nastal projekt, kaj so bile največje težave in kaj bi svetovala drugim organizacijam, ki razmišljajo o podobni poti.

Tamara Kokol Hudoklin, Creaplus

Kako ste prišli do ideje o internem UI asistentu? Kaj je bil tisti moment, ko ste rekli: "To moramo spremeniti"?

Ideja za AILO ni nastala kot odziv na en sam notranji izziv, temveč kot strateški odgovor na širše dogajanje na trgu. Vzpon generativne umetne inteligence je odprl povsem nove priložnosti za optimizacijo poslovnih procesov, obenem pa izpostavil številna tveganja – zlasti pri varnosti podatkov in zanesljivosti informacijskih virov.

Kot podjetje, ki se že vrsto let ukvarja z umetno inteligenco, kibernetsko varnostjo in kriptografijo, smo želeli razviti rešitev, ki bi združila prednosti generativnega UI z najvišjimi standardi varnosti in skladnosti. Tako je nastala AILA – platforma, zasnovana kot varno in prilagodljivo okolje za uporabo GenUI v organizacijah.

Preden smo jo ponudili trgu, smo se odločili, da jo uvedemo tudi interno – najprej v podporo HR procesom in dostopu do internih dokumentov. Interna uvedba nam je omogočila, da smo rešitev preizkusili v realnem okolju, prilagodili uporabniško izkušnjo in hkrati potrdili njeno zanesljivost, varnost ter dejanski vpliv na učinkovitost poslovanja.

Kako pa ste prepričali vodstvo, da je to smiselna investicija?

V resnici ni šlo za klasično »prepričevanje vodstva«, temveč za skupno strateško odločitev. Vodstvo je zelo zgodaj prepoznalo, da bo generativna umetna inteligenca postala ena ključnih tehnologij naslednjega obdobja – ne le v IT, temveč v vseh poslovnih funkcijah.

Ker CREAPLUS deluje na presečišču umetne inteligence, kibernetske varnosti in reguliranih industrij, je bilo jasno, da moramo tehnologijo najprej razumeti v lastnem okolju. Z uvajanjem AILA smo želeli pridobiti neposredne izkušnje: kako zaposleni uporabljajo GenUI, kje prinaša največjo dodano vrednost, in kako zagotoviti popolno varnost ter skladnost z internimi politikami in zakonodajo.

Ta pristop – »uporabljamo, kar razvijamo« – nam je omogočil, da smo rešitev razvijali na podlagi realnih potreb in povratnih informacij zaposlenih. Investicija tako ni bila le tehnološka, temveč razvojno-strateška: želeli smo ustvariti rešitev, ki jo bomo lahko samozavestno ponudili tudi drugim organizacijam z visoko stopnjo regulative in zahtev po varnosti podatkov.

Kakšni so bili izzivi? 

Največji izziv je bil vzpostaviti ustrezno ravnovesje med dostopnostjo informacij in varnostjo podatkov. Generativni UI sistemi temeljijo na obdelavi velikih količin besedilnih podatkov, zato je bilo ključno zagotoviti, da AILA ne prekorači dovoljenega okvira in da spoštuje organizacijsko strukturo podjetja.

V praksi to pomeni, da sistem razume kdo postavlja vprašanje in katere informacije ima pravico videti. Uporabnik lahko tako vpraša na primer »kolikokrat na teden lahko delam od doma?«, ne da bi imel dostop do podatkov drugih zaposlenih. Ta del smo razvijali v tesnem sodelovanju z IT in varnostno ekipo ter ga testirali v več fazah.

Drugi izziv je bil povezan z kakovostjo podatkovnih virov. Dokumenti, pravilniki in interni postopki so pogosto zapisani v različnih formatih in strukturah. Da bi AILA lahko razumela kontekst in pravilno interpretirala vprašanja, smo morali najprej zagotoviti konsistentnost in urejenost podatkovnih virov – torej ustvariti trdne temelje za zanesljive odgovore.

Zadnji izziv pa je bil človeški dejavnik. Zaposleni morajo zaupati sistemu, da bodo njegovi odgovori točni, varni in skladni z notranjimi pravili. Uvedba AILA ni bila le IT projekt, temveč tudi proces spremembe načina dela.

Kako so zaposleni sprejeli novost?

Reakcije so bile sprva različne, kar je povsem pričakovano pri vsaki uvedbi nove tehnologije. Mlajši zaposleni so AILO hitro sprejeli kot naravno razširitev svojega digitalnega okolja, medtem ko so bili starejši kolegi sprva nekoliko bolj previdni.

Ključno je bilo, da smo sistem uvedli postopno – najprej za osnovna HR vprašanja, kot so dopusti, bolniške in potni nalogi. Ko so zaposleni videli, da so odgovori točni, hitri in skladni z internimi pravili, se je zaupanje hitro povečalo.

Danes AILO uporablja večina zaposlenih, predvsem zato, ker prihrani čas in omogoča samostojno iskanje informacij brez posrednikov. Hkrati pa HR ekipa zdaj več energije usmerja v razvoj zaposlenih in strateške kadrovske pobude, namesto v rutinsko administracijo.

Kakšni so konkretni rezultati po šestih mesecih?

Največji rezultat je občutno zmanjšanje administrativnega bremena na strani HR oddelka in hitrejši dostop zaposlenih do relevantnih informacij. Povprečni odzivni čas pri iskanju odgovorov se je skrajšal z nekaj minut na nekaj sekund, pri čemer se je ohranila popolna skladnost z internimi politikami in varnostnimi zahtevami.

AILA je izboljšala tudi kakovost internih komunikacij – odgovori so konsistentni, vedno temeljijo na najnovejši različici dokumentov in s tem odpravljajo tveganje napačnih ali zastarelih informacij.

Kaj bi svetovali organizacijam, ki razmišljajo o podobnem projektu?

Najprej: začnite pri varnosti in skladnosti. Generativna umetna inteligenca je lahko izjemno koristna, vendar samo, če imate popoln nadzor nad podatki in dostopom. To pomeni, da mora biti rešitev implementirana v varnem okolju, skladnem z internimi politikami in zakonodajo, kot sta GDPR in ISO 27001.

Drugič: uvedbo načrtujte postopno. Začnite z manjšim, jasno opredeljenim področjem uporabe, kjer je mogoče hitro pokazati rezultate in zgraditi zaupanje uporabnikov. Pri nas so bili to HR postopki, ki vključujejo veliko ponavljajočih se vprašanj in dokumentov.

In tretjič: vključite ljudi. Tehnologija sama po sebi ni dovolj – ključna je komunikacija, usposabljanje in razumevanje, kako orodje podpira vsakodnevno delo. 

Kakšna je vizija za prihodnost? Kam naprej z AILA?

Naš cilj je, da AILA preraste iz odzivnega asistenta v proaktivnega sodelavca. Trenutno odgovarja na vprašanja in pomaga pri iskanju informacij, v prihodnje pa želimo, da uporabnike tudi pravočasno opozarja, predlaga ukrepe in podpira odločanje.

Z razvojem proaktivnih funkcionalnosti bo AILA lahko opozorila na pomembne roke, priporočila relevantna izobraževanja ali predlagala izboljšave procesov na podlagi analize uporabe. To pomeni premik iz faze »odgovarjanja na vprašanja« v fazo inteligentne podpore poslovanju.

Hkrati AILO razvijamo kot tržno rešitev, namenjeno organizacijam, ki potrebujejo varno, zanesljivo in prilagodljivo GenUI platformo. Naš interni primer nam omogoča, da nove funkcionalnosti sproti testiramo v realnem okolju, kar bistveno pospešuje razvoj in zagotavlja visoko kakovost končnega produkta.

Če bi morali v eni povedi opisati, kaj je AILA spremenila v vaši organizaciji?

AILA je spremenila način, kako zaposleni dostopajo do znanja in informacij v podjetju. Prej je bilo znanje razpršeno med dokumenti, sistemi in posamezniki – zdaj je postalo dostopno vsem, ki ga potrebujejo, v trenutku, ko ga potrebujejo. To je resničen premik k bolj odprti in digitalno zreli organizacijski kulturi.

Kaj si želite, da bi bralci odnesli iz te zgodbe?

Da je umetna inteligenca učinkovita le, če podpira ljudi, ne pa jih nadomešča. Pri AILA ni šlo za tehnologijo zaradi tehnologije, ampak za to, kako z njo poenostaviti delo in omogočiti, da zaposleni več časa posvetijo vsebinam z višjo dodano vrednostjo.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije