Zaupanje je ključnega pomena za uspešno upravljanje s človeškimi viri (HRM). Zaupanje med vodstvom, zaposlenimi in kadrovniki (HR) je ključno za učinkovitost kadrovskih politik, ohranjanje morale zaposlenih, reševanje konfliktov in dolgoročni uspeh podjetja. Če tega zaupanja ni, lahko to negativno vpliva na delovno okolje, angažiranost zaposlenih in njihovo produktivnost.

Ko je prisotno zaupanje v HRM s strani vodstva in zaposlenih, se poveča verjetnost za dosego strateških ciljev podjetja. HR, ki gradi zaupanje z učinkovito komunikacijo, pravičnimi praksami in dobro strategijo, lahko postane zanesljiv partner vodstvu in podpora zaposlenim.

Daniela Bervar Kotolenko, Edutrain.me
Agilna coachinja, trenerka vodstvenih veščin, govorka, finalistka Best of SLO 2024 Business Keynote Speaker in ustanoviteljica podjetij

Pogovarjali smo se z Danielo Bervar Kotolenko, agilno coachinjo, trenerko vodstvenih veščin, govorko, finalistko Best of SLO 2024 Business Keynote Speaker in ustanoviteljico podjetij, kot sta BIC in Edutrain.me. Raziskali smo izzive, s katerimi se HR srečuje pri gradnji zaupanja med zaposlenimi in vodstvom, ter preverili kako naj se to zaupanje vzdržuje in gradi z namenom doseganja strateških ciljev podjetja in nenehnega izboljševanja delovnega okolja za zaposlene.

Zaupanje vodstva v HR

Kako lahko HR zagotovi, da je usklajen s strateškimi cilji podjetja?

HR mora biti srce strateškega razmišljanja v podjetju. To pomeni, da mora aktivno sodelovati na vseh strateških delavnicah in biti prisoten pri ključnih odločitvah. Presenetljivo je, da to v nekaterih organizacijah še vedno ni praksa! Pomembno je razumeti, da brez ljudi ni organizacije – zato mora HR prevzeti vlogo povezovalca med zaposlenimi in cilji podjetja. Le tako lahko zagotovi, da se strateški cilji prevedejo v konkretna dejanja, ki vključujejo in motivirajo vse ravni organizacije. 

Kakšne konkretne ukrepe naj HR sprejema, da bi izboljšal poslovno uspešnost podjetja?

Prvi korak je, da HR pogleda vase – v DNK organizacije. Ključno je, da ne kopira uspešnih praks drugih podjetij, ampak se osredotoči na to, kar je unikatno v njegovi organizaciji. Spoštovanje vrednot, iskreno cenjenje zaposlenih in gradnja okolja, kjer vsak najde svoj smisel, so nepogrešljivi elementi. Delo mora biti zasnovano tako, da je zanimivo in ravno pravšnji izziv za posameznika. Prav tako je ključno, da HR podpira vodje pri njihovem razvoju in jih opremi z orodji za učinkovito vodenje. Uspeh podjetja je vedno rezultat sodelovanja in kulture, ki zaposlene spodbuja k rasti in razvoju.

Kako pogosto naj se vodstvo posvetuje s HR oddelkom pri ključnih odločitvah?

Povezanost vodstva in HR mora biti stalna – nič manj kot to! HR in vodstvo morata delovati v tandemu, skorajda kot plesna partnerja, ki se usklajeno premikata proti skupnemu cilju. Brez te tesne povezanosti bi se lahko zgodilo, da ključni odločevalci spregledajo pomembne vidike, ki vplivajo na ljudi v organizaciji.

Kako naj HR poroča vodstvu o uspešnosti kadrovskih programov in rezultatih?

Uspešnost HRM programov se ne meri samo v številkah, temveč predvsem v tem, kako srečni in motivirani so zaposleni. Superlativi in poročanja o dosežkih so lahko zavajajoči, zato mora HR najti pristen način, kako predstaviti realno sliko – skozi zgodbe zaposlenih, konkretne primere izboljšav in opazne spremembe v kulturi podjetja. Zadovoljni zaposleni so najboljši poročevalci uspeha, saj njihovo zadovoljstvo neposredno vpliva tudi na zadovoljstvo strank.

Kakšen naj bo proces odločanja v primeru sprememb v kadrovskih politikah (npr. nagrajevanje, zaposlovanje, reorganizacija)? 

HR ne sme biti samo opazovalec s strani, ampak mora biti polnopravni soigralec v ključnih odločitvah. Spremembe kadrovskih politik morajo biti premišljene, kar pomeni vključevanje HR od samega začetka – od oblikovanja ideje do njene implementacije. Vodstvo mora razumeti, da HR ni zgolj podpora, ampak strateški partner, ki prinaša vpogled v potrebe in želje zaposlenih. Le tako se lahko spremembe izvedejo učinkovito in gladko.

Zaupanje zaposlenih v HR

Kako naj HR zagotavlja, da so procesi zaposlovanja, napredovanja in plačevanja pravični in pregledni?

Pravičnost in preglednost sta temelj zaupanja. To ne pomeni samo lepih besed, ampak konkretna dejanja. Procesi morajo biti kristalno jasni, kriteriji transparentni, komunikacija pa stalna in iskrena. Zaposleni morajo vedeti, da je sistem zasnovan tako, da jim omogoča enake možnosti in da njihova prizadevanja niso prezrta. Če HR vzpostavi kulturo zaupanja, bodo zaposleni prepoznali pravičnost v vsakem koraku procesa.

Ali naj se povratne informacije zaposlenih upoštevajo pri sprejemanju odločitev?

Absolutno! Povratne informacije so zlato – neposreden vpogled v to, kako se zaposleni počutijo in kje vidijo prostor za izboljšave. Če jih HR ignorira, zamudi priložnost za rast. Ključ je v tem, da HR ne le posluša, ampak tudi ukrepa na podlagi teh informacij. To ne pomeni, da mora HR ugoditi vsaki pripombi, ampak da pokaže, da so mnenja zaposlenih pomembna in vplivajo na odločitve.

Kako naj HR skrbi za dobrobit zaposlenih (mentalno zdravje, ravnotežje med delom in zasebnim življenjem, poklicni razvoj)?

Dobrobit zaposlenih mora biti prioriteta. To pomeni, da HR ne sme zgolj organizirati delavnic za mentalno zdravje, ampak mora ustvariti kulturo, kjer je skrb za zaposlene vtkana v vsakodnevno delovanje podjetja. Programi za osebni in poklicni razvoj, fleksibilne delovne ure, spodbujanje zdravega življenjskega sloga – vse to so koraki v pravo smer. A ključna je avtentičnost. Če vodstvo tega ne živi, tudi zaposleni ne bodo verjeli v iskrenost teh pobud. Skrivnost je v oblikovanju novih navad in konteksta poslovnega okolja, dosledno izvajanje izboljšav – le tako bodo spremembe postale stalnica.

Kakšni naj bodo postopki za obravnavanje pritožb ali konfliktov znotraj organizacije? Kako naj se zagotovi, da so vsi zaposleni obravnavani enako, brez strahu pred povračilnimi ukrepi?

Psihološka varnost mora postati temelj vsake organizacije. HR mora graditi prostor, kjer se zaposleni počutijo varne, da lahko izrazijo svoje mnenje ali prijavijo težave. Postopki morajo biti jasni in pravični – anonimne povratne informacije so odličen prvi korak, a dolgoročno mora kultura podjetja omogočiti odprto izražanje brez strahu.

Kako lahko HR zagotavlja, da zaposleni čutijo, da so njihovi osebni podatki in skrbi obravnavani zaupno?

Zaupanje se gradi počasi, a uničuje hitro. HR mora biti vzor zaupanja in integritete. Če zaposleni vidijo, da se njihovi podatki obravnavajo odgovorno, bodo bolj pripravljeni deliti svoje skrbi. Manj skrivanja, več zaupanja!

Kakšne naj bodo aktivnosti HR-ja, da se prepreči visoka stopnja fluktuacije in da zaposleni ne odhajajo iz organizacije?

Zaupanje, spoštovanje, iskrena komunikacija, doslednost in zanimivo delo so le osnova. HR mora ustvariti okolje, kjer se zaposleni počutijo cenjene in kjer vidijo svojo prihodnost. To vključuje tudi proaktivno reševanje težav in prilagajanje politik, ki odražajo resnične potrebe zaposlenih. Najtežje se zdi ohranjanje zanimivega dela in dobrih odnosov, torej, da zaposleni radi delajo, ker jim delo predstavlja pozitivni izziv in, da v delu uživajo. Tukaj lahko HR vodje izdatno podpre z izobraževanji. Ping pong miza, kotički za sprostitev, brezplačna kava –- vse to je okej, ampak, da bi ostali dlje, morejo “štimati” odnosi v ekipi in delo mora biti izpopolnjujoče. V to dvoje se izplača dodatno investirati.

Komunikacija in sodelovanje med HR in drugimi oddelki

Kako pomembno je dobro sodelovanje med HR in drugimi oddelki v podjetju (npr. marketing, prodaja, finance)?

Sodelovanje mora biti v DNK-ju podjetja! HR ima pomembno, a ne ključne vloge pri ustvarjanju mostov med oddelki – skozi delavnice, programe sodelovanja in promocijo medsebojnega spoštovanja lahko pripomore k boljši harmoniji. Ključno vlogo odigra vodstvo, ki je empatično, dosledno, a tudi odprto za nove ideje, rast in razvoj. Ko so oddelki usklajeni, podjetje diha kot eno telo, kar vodi k boljši učinkovitosti in boljšim rezultatom.

Kako lahko HR zagotovi, da so vse spremembe (npr. v politiki zaposlovanja, plačah ali obveznostih zaposlenih) jasno in učinkovito komunicirane?

Tesno sodelovanje z vodji in uporaba večkanalne komunikacije sta ključna. Sporočila morajo biti jasna, pravočasna in prilagojena različnim skupinam zaposlenih, da jih vsi razumejo in sprejmejo.

So dandanes zaposleni dovolj odprti, da izrazijo svoje skrbi HR-ju?

Odprtost zaposlenih je neposredno povezana s kulturo podjetja. V podjetjih z visoko psihološko varnostjo bodo zaposleni brez zadržkov delili svoje skrbi. Ključno je, da HR kritike ne jemlje osebno, ampak kot priložnost za izboljšave in gradnjo boljšega okolja za vse.

Dolgoročni vpliv HRM na organizacijsko kulturo in razvoj

Kako lahko HR vpliva na oblikovanje in vzdrževanje organizacijske kulture?

Iskrenost, avtentičnost in razumevanje ljudi so ključni. HR mora biti povezovalec, ki s svojo empatijo in znanjem pomaga podjetju oblikovati kulturo, ki temelji na resničnih vrednotah, ne le na lepih besedah. Kar se obljubi, naj se tudi uresniči.

Kako naj HR pomaga zaposlenim pri razvijanju kariernih poti? 

HR mora biti katalizator razvoja, a ne more delovati sam. Vodje so tisti, ki morajo aktivno spodbujati svoje ekipe k rasti, HR pa naj nudi podporo z usmeritvami, izobraževanji in viri. Sodelovanje je ključno! 

Kako HR spremlja in prilagaja svoje politike in prakse na osnovi sprememb v industriji in glede na potrebe zaposlenih?

S preizkušanjem novih idej in konceptov – prototipi, testiranja, prilagoditve. Pomaga “design thinking” razmišljanje, pri katerem se naredi prototip in če se le-ta obnese, ga nato skaliramo po organizaciji. Transformacije se ne delajo čez noč, potrebno si je zadati dobro HR strategijo. Jo dobro skomunicirati. Zastaviti si cilje. Razvijati prototipne projekte in jih testirati. Raziskovati in imeti iskreno rad ljudi! Prilagodljivost in inovativnost omogočata, da HR vedno ostane korak pred spremembami in pomaga organizaciji, da se razvija v skladu z novimi izzivi.

Prihodnost HRM

Kakšne cilje naj si zastavi HR oddelek, da se bo okrepilo zaupanje zaposlenih in vodstva v HR procese?

Cilji naj bodo ambiciozni, a dosegljivi. Čustvena inteligenca, agilno delovanje in uporaba tehnologije, kot so kadrovsko informacijski sistemi in AI, bodo ključni za prihodnost HR. Gradnja zaupanja pa zahteva stalno pozornost, iskrenost in predvsem strast do dela z ljudmi.

Kako naj HR obvladuje prihajajoče spremembe v svetu dela, kot so digitalizacija, fleksibilno delo ali spremembe v zakonodaji, in kako lahko te spremembe vplivajo na zaupanje zaposlenih?

Tako, da na vse to zmeraj postavi vprašanje – kaj ta sprememba pomeni za nas, za naše zaposlene, za organizacijo? Namesto da bi spremembe povzročale paniko, jih mora HR sprejeti kot priložnost za rast. Z zastavljanjem pravih vprašanj in inovativnim pristopom lahko HR ne le ohrani, ampak tudi okrepi zaupanje zaposlenih in pomaga organizaciji, da se prilagodi novim razmeram.