Družba

Kako do krajših in učinkovitejših sestankov?

Čas branja 3 min

Kako doseči učinkovite sestanke po poletnih počitnicah, ko je pred vami veliko (novih) projektov? In kako ustvariti pozitivno, vključujoče delovno okolje, kjer se vsakdo počuti, da prispeva k uspehu organizacije?

Poletne počitnice so se zaključile. Znak, da se v organizacijah vrnemo k polnemu delovnemu tempu. To pomeni tudi vrnitev k sestankom in poslovnim srečanjem, ki so lahko ključni za uspešno delovanje organizacije. Vendar pa se pogosto zgodi, da so sestanki neučinkoviti in ne prinašajo želenih rezultatov. Čas, ki ga porabimo za sestanke, je dragocen, zato v tem članku raziskujemo, kako ga lahko bolje unovčite. Tudi pri vodenju hibridnih timov. 

Različne raziskave kažejo, da je kar ena tretjina sestankov neučinkovitih, letna ocena izgubljenega denarja zaradi neučinkovitih sestankov se giba okoli 37 milijard dolarjev. V eni izmed raziskav so menedžerji ocenili, da je kar 71 % njihovih sestankov neučinkovitih, medtem ko so v drugi raziskavi zaposleni poročali, da v povprečju preživijo 31 delovnih ur mesečno na neučinkovitih sestankih.

Določite cilje vsakega sestanka

Pred začetkom sestanka je pomembno, da jasno določite, kdo naj bo prisoten in kakšen je cilj sestanka. Pri pripravi na sestanek je ključno, da udeležencem posredujete gradiva in dnevni red vnaprej. To omogoča, da se vsak posameznik pripravi na sestanek in se izogne nepotrebnemu razmišljanju med samim sestankom. Priprava pred sestankom omogoča tudi hitrejši začetek pogovora in preprečuje nepotrebno izgubljanje časa. Kako se izogniti nepotrebnim diskusijam in doseči večjo učinkovitost preberite v tem članku. 

Spodbujanje aktivnega sodelovanja za spodbujanje sodelovanja

Uspeh organizacij temelji na sodelovanju. Vsak član ekipe prinaša za mizo edinstvene poglede, ki temeljijo na preteklih izkušnjah in pridobljenem znanju. Zato velja biti pozoren na ljudi, ki se poskušajo vključiti, vendar si težko izborijo priložnost, da bi spregovorili. 

Skupek različnih pogledov zaposlenih pripomore k doseganju rezultatov. Vendar pa je odgovornost vodij sestankov, da sprejemajo učinkovite odločitve glede načinov vključevanja udeležencev - ali želijo le hitro odgovoriti na vprašanje ali odpreti bolj podrobno razpravo. Dobro je, da sproti iščejo priložnosti za izboljšanje idej in gradnjo skupnosti. 

Ena od možnosti, ki jo lahko preizkusite, so tudi sestanki “ena na ena”. Kako jih izvesti, da bodo učinkoviti, psihologinja Ajda Makar opisuje v tem članku. 

Veste, kakšen je učinkovit virtualen sestanek?

Zagotavljanje video povezav, snemanje sestankov za odsotne udeležence, deljenje zaslona ali uporaba privlačne platforme za predstavitve, so zagotovo pomembni dejavniki sestankov v virtualnem okolju. Da ne bi izgubljali časa s tehnikalijami v času, ki je rezerviran za sestanke, je dobro vnaprej preveriti, ali vsa orodja delujejo v skladu z vašimi pričakovanji.

A sestanki so le del usklajevanja in vodenja hibridnih timov. Kaj vse še zajema učinkovito vodenje na daljavo, boste izvedeli v tem članku.

Naj ves čas govori le vodja?

Čeprav vodje vodijo sestanke, zagotovo ne bi smeli biti edini, ki govorijo ali delijo ideje. Današnji delovni proces zahteva vodje, ki znajo poslušati. Vodje, ki spodbujajo različne oblike sodelovanja, vodijo razprave in olajšajo plodne in produktivne pogovore. 

Učinkoviti vodje iščejo priložnosti za postavljanje vprašanj, kjer je to primerno ali mogoče, saj vedo, da odgovori na nekatera ključna vprašanja njihove organizacije ne prihajajo od zgoraj navzdol.

O vlogi avtentičnega vodenja v procesu kreativnosti na timski in individualni ravni boste veliko uporabnih informacij našli v tem članku. 

Pomen povratnih informacij in analize

Ko je sestanek zaključen, ga je priporočljivo analizirati in pridobiti povratne informacije. Vodje sestankov lahko uporabijo orodja, ki omogočajo pridobivanje povratnih informacij o tem, s čim so spodbudili največjo angažiranost in odzive sodelavcev. 

Pri hibridnih timih je podatke, kot so število klikov, količina odgovorov na klepet in vprašanja, je mogoče zbrati iz različnih orodij za sestanke. Pri tradicionalnih sestankih pa je informacije mogoče pridobiti tudi neposredno od zaposlenih preko anket in glasovanj.

Zakaj je povratna informacija ključna za usklajeno delovanje ekip in kako z njo lahko motivirate zaposlene, preberite v tem članku. 

Oznake:

Več v kategoriji Družba

Več člankov iz te kategorije